Birokrasi Pemerintahan sebagai Organisasi Pembelajaran

Ilustrasi organisasi. Foto: Shutter Stock

Birokrasi pemerintahan sangat sering sekali dikonotasikan secara negatif oleh masyarakat umum. Ini adalah kenyataan. Samantha Timko memperkuat kenyataan tersebut dengan mengungkapkan negative stereotype dari birokrasi di dalam kolomnya pada forum Engaging Local Government Leaders (ELGL) (31/08/2017).

Beliau mengungkapkan kurang lebih bahwa birokrasi sering diasosiasikan pada sesuatu yang lambat, bahkan sengaja diperlambat, berbelit-belit, tidak responsif, kaku, antiperubahan bahkan koruptif. Padahal dalam konteks pemerintahan, peran birokrasi sangat besar sebagai penggerak. Maksudnya adalah birokrasi akan menjalankan kebijakan pemerintah yang sudah ditetapkan.

Dalam era demokrasi saat ini, pemerintahan dibentuk berdasarkan mandat yang diberikan oleh rakyat atau masyarakat. Dengan demikian, birokrasi sangat berhubungan dengan harapan dan kebutuhan masyarakat yang terus mengalami perubahan. Apa lagi saat ini perkembangan teknologi telah mengubah harapan masyarakat terhadap layanan publik yang diberikan oleh birokrasi pemerintahan.

Perubahan yang terjadi pada masyarakat membuat pemerintah menentukan visi yang sejalan dengan pengharapan masyarakat sebagai rakyatnya. Sementara itu perjalanan perubahan dalam dimensi waktu tersebut memberikan pengetahuan kepada pemerintah.

Bagaimana pengalaman-pengalaman yang terjadi pada masa lampau menjadi bahan pembelajaran yang baik dalam mengatasi risiko, mengoptimalkan potensi dan mengakselerasi kemajuan. Birokrasi sebagai sebuah organisasi yang membentuk pemerintahan menjadi penggerak sebuah pembelajaran, yaitu belajar dari masa lampau, berproses dengan sebuah visi yang kuat.

Organisasi Pembelajaran

Organisasi pembelajar, gambar: Freepik

Tulisan ini akan mendiskusikan bagaimana birokrasi pemerintahan dapat belajar secara terus menerus. Ini adalah sebuah harapan besar, sebagaimana harapan birokrasi ini dapat (i) adaptif terhadap perubahan, (ii) belajar dari pengalaman-pengalamannya. Dua poin itu menjadi sumber pembelajaran atau pengetahuan untuk dapat dapat bergerak lincah mencapai visi dan misi di masa depan.

Dengan demikian, pertanyaan lanjutannya adalah bagaimana menyisipkan proses pembelajaran dalam proses bisnis birokrasi pemerintahan? Kita ketahui bahwa proses bisnis tersebut membentuk siklus manajemen pemerintahan selama satu, lima atau dua puluh tahunan.

Sehingga perlu ditinjau bagaimana mengintegrasikan pembelajaran dalam siklus tersebut. Tulisan ini akan memberikan gambaran bagaimana birokrasi pemerintahan membentuk dirinya menjadi organisasi pembelajaran (learning organization).

Organisasi pembelajaran ini sudah banyak dibahas di berbagai literatur. Pengertian ringkasnya adalah bagaimana setiap komponen dari sebuah organisasi secara terus menerus belajar dari pengalaman dan pengetahuan. Sumber pembelajarannya adalah proses yang terjadi dalam implementasi proses bisnisnya.

Dengan sumber tersebut, organisasi dapat mengoptimalkan dirinya dalam peningkatan kinerja dan pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran organisasi. Peter M. Senge dalam bukunya berjudul “The art and practice of the learning organization” telah memformulasikan organisasi pembelajaran dalam lima disiplin, yaitu: (i) "building a shared vision" mengacu pada pembentukan visi bersama di dalam organisasi, (ii) "systems thinking" menekankan pentingnya pemahaman sistem secara holistik, (iii) "mental models" membahas peran pola pikir individu dalam organisasi, (iv) "team learning" menyoroti kolaborasi dan pembelajaran tim, (v) "personal mastery" menekankan pengembangan pribadi sebagai kontribusi terhadap kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Tantangan sekarang adalah bagaimana lima disiplin tersebut diatas dapat dipraktekkan dalam pelaksanaan proses bisnis birokrasi pemerintah sepanjang waktu. Hal inilah yang menjadi motivasi penulisan ini. Penulis ingin mengkontribukan contoh yang lebih nyata supaya organisasi pembelajaran ini menjadi lebih mudah diimplementasikan.

Plan, Do, Check and Action (PDCA)

Siklus PDCA, Gambar: Wikimedia Common

Secara generik, siklus sebuah pemerintahan memiliki kesamaan dengan yang lazim ditemukan pada organisasi lain. Siklus tersebut adalah yaitu Plan, Do, Check and Action (PDCA) yang berulang dalam bingkai waktu, bisa satu, lima atau dua puluh. Bingkai waktu tersebut disebut juga perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang. Model siklus ini sangat mudah dipahami, dan sudah digunakan bahkan diturunkan dengan berbagai macam bentuk di banyak organisasi.

PDCA diformulasikan oleh W. Edwards Deming (1940-an). Konsep ini menjadi populer saat dipopulerkan di Jepang sekitar tahun 1950-an. Sampai sekarang, PDCA dipergunakan oleh ISO untuk menerapkan standar manajemen mutu di berbagai macam jenis organisasi (bisnis, pemerintahan dan lainnya).

Dalam tulisan ini PDCA dijadikan metodologi untuk menjelaskan penerapan organisasi pembelajaran dalam birokrasi pemerintahan. Penjelasan melalui metodologi ini diperlukan supaya pemimpin di birokrasi pemerintahan dapat mempraktekkan organisasi pembelajaran secara lebih mudah dalam rutinitas siklus manajemen organisasi.

PDCA membutuhkan keterlibatan sumber daya birokrasi yang besar, sehingga diperlukan struktur, dan pembagian tugas atau pemisahan kewenangan. Pembagian atau pemisahan ini, sering disebut dengan segregation of duties. Wujudnya dibentuk tim perencana, implementasi, monitoring/evaluasi dan audit. Tujuan pembentukan tim ini adalah untuk menegakkan objektivitas dan integritas yang sangat diperlukan dalam pemerintahan.

Melalui tahapan plan atau perencanaan, birokrasi (tim perencana) sebagai penggerak pemerintahan melakukan penyusunan visi, misi, tujuan, sasaran, program kegiatan, indikator kinerja, output, dampak sampai penganggaran. Sebagai organisasi pembelajaran yang visioner, birokrasi pemerintahan mempelajari aspirasi masyarakat dan visi pemimpinnya.

Birokrasi pemerintahan juga mempelajari umpan balik dari tahapan akhir siklus yaitu action. Untuk itu, birokrasi pemerintahan ini harus adaptif terhadap perubahan yang terjadi pada masyarakat dan kepemimpinan pemerintahan. Demikian juga birokrasi tersebut harus dapat bergerak lincah, berinovasi dan berkreasi dalam menghasilkan rancangan kegiatan yang efektif menjawab aspirasi masyarakat dan visi pemimpinnya.

Melalui tahapan do, birokrasi pemerintahan (tim pelaksana) menerapkan (mengimplementasikan) rencana strategi kebijakan sampai ke program kegiatan yang sudah disusun dalam siklus sebelumnya.

Secara paralel, tahapan check dapat dimulai. Tim monitoring yang telah dijelaskan diatas melakukan pengumpulan informasi atau kejadian-kejadian selama implementasi. Semua itu menjadi sumber pengetahuan dan pembelajaran bagi birokrasi pemerintahan.

Selanjutnya setelah tahapan do selesai, tahapan check dilanjutkan lagi dengan pemeriksaan kesesuaian proses dan hasil pekerjaan terhadap perencanaan awal dan standar yang berlaku. Pemeriksaan juga mengumpulkan informasi tambahan, umpan balik dari masyarakat. Hasil dari pemeriksaan atau audit ini berupa daftar ketidaksesuaian yang harus diperbaiki dan rekomendasinya.

Informasi yang didapat dari monitoring dan pemeriksaan adalah sumber pengetahuan dan pembelajaran bagi birokrasi pemerintahan sebagai organisasi pembelajaran tersebut diatas. Tujuan dari pembelajaran secara umum adalah meningkatnya kemampuan kita untuk menciptakan keadaan yang lebih baik (improvement). Untuk itu, sumber pengetahuan menjadi dasar penyusunan aksi (tahapan action) perbaikan. Aksi ini meliputi perbaikan terhadap perencanaan dan implementasi, juga penajaman supaya terjaminnya pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran.

Contoh Penerapan Pembelajaran dalam PDCA

Dari penjelasan 4 tahapan datas, dapat kita lihat bagaimana setiap tahapan yang dilalui oleh birokrasi pemerintahan menghasilkan pengetahuan. Birokrasi pemerintahan sebagai organisasi pembelajaran harus dapat memanfaatkan sumber daya pengetahuan tersebut untuk transformasi dan perbaikan berterusan dari pemerintahan.

Untuk melengkapi pembahasan ini, tulisan ini akan menjadikan contoh bagaimana birokrasi pemerintahan dapat memberikan jaminan peningkatan layanan.

Banyak birokrasi pemerintahan yang hanya terjebak pada business as usual, yaitu hanya PDCA secara parsial yaitu cuma plan dan do saja. Sebagai contoh adalah layanan lift yang banyak dijumpai di instansi pemerintah. Jika hanya plan dan do saja, setiap tahunnya perencana hanya menyediakan dana untuk penyelenggaraan layanan lift, kontrak perawatan dan penggantian suku cadang jika diperlukan. Sasarannya adalah lift beroperasi normal.

Sebaliknya dalam layanan lift tersebut, birokrasi pemerintahan sebagai organisasi pembelajaran melihat bagaimana layanan tersebut berjalan secara lebih optimal, meminumkan insiden gangguan yang terjadi, dan mempercepat pemulihan kembali jika insiden terjadi. Tim kerja dari birokrasi pemerintahan yang bertanggung jawab memerlukan informasi atau pengetahuan bagaimana layanan tersebut diselenggarakan.

Pengetahuan dimaksud didapat dari monitoring terhadap crowd (antrian, kerumunan) yang terjadi di pintu lift. Tindakan koreksi yang bisa dilakukan misalnya adalah mengubah alur operasi lift menjadi lantai ganjil dan genal, pembagian tingkat lantai yang dilayani. Dengan cara ini layanan lift akan menjadi lebih optimal. Pemikiran berbasis risiko (risk-based thinking) dapat diterapkan dengan menyiapkan prosedur dan tim yang akan rutin melakukan tindakan penyelamatan jika terjadi insiden.

Sebagai penutup, program Reformasi Birokrasi yang dijalankan oleh Pemerintah Indonesia perlu didukung dengan metode-metode yang mudah untuk diimplementasikan. Penjelasan organisasi pembelajaran dengan PDCA seperti diatas diharapkan dapat membantu para pemimpin nasional dalam menjalankan Reformasi Birokrasi yang berterusan.