Penerapan Manajemen Kantor pada Tata Usaha Lapas Narkotika Kelas IIA Jakarta

Gambar Petugas Lapas Narkotika Jakarta (foto : Fadly Junadata)

Menurut G. R. Terry Manajemen adalah suatu proses yang khas terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengeorganisasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui Pemanfaatan sdm dan sumber-sumber lainnya.

Pekerjaan kantor (G.R. Terry) Pekerjaan Perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan, sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. 7 (tujuh) macam kegiatan pokok pekerjaan kantor, meliputi: Mengetik, Menghitung, Memeriksa, Menyimpan warkat, Menelpon, Menggandakan, Mengirim surat.

Tata Usaha Kantor secara umum adalah merupakan kegiatan dalam kantor. Pada hakekatnya Tata Usaha adalah merupakan tugas pelayan, pengolahan dan pengarsipan dokumen kantor. Di Tinjau dari aktifitas pokoknya, Tata Usaha Kantor adalah Kegiatan untuk menggandakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan tersebut dapat di gunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan dan pihak terkait.

Dalam usaha mencapai tujuan harus memperhatikan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Tujuan tidak akan tercapai tanpa adanya kerja sama yang baik antara karyawan, maju mundurnya suatu perusahaan sangat berpengaruh oleh kepemimpinan dan lingkungan kerja serta ketrampilan dari karyawan tersebut dalam bekerja keras. Tiap-tiap karyawan harus mempunyai semangat kerja yang tinggi dalam melaksanakan aktifitas perusahaan.

Dengan adanya semangat kerja yang tinggi para karyawan akan berusaha kerja keras untuk mengatasi kesukaran yang timbul dari tugas dan pekerjaannya. Jadi apabila suatu perusahaan mampu meningkatkan semangat kerja para karyawan, maka perusahaan akan memperoleh banyak keuntungan. Dengan meningkatnya semangat kerja, maka akan mendorong terciptanya semangat kerja tinggi pada karyawan sehingga pekerjaan akan lebih cepat diselesaikan dan kerusakan akan dapat dikurangi (Setyawan:2007)

Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan sistem administrasi dalam sebuah ruang lingkup kantor. Sistem manajemen dalam sebuah ruang lingkup perkantoran ini salah satu bagian dari manajemen yang memberikan informasi sesuai dengan bidang administrasi yang dibutuhkan untuk menunjang berjalannya suatu kegiatan secara efektif. Pengelolaan ketatausahaan administrasi pengelolaan Lapas Narkotik Kelas IIA Jakarta berawal dari surat masuk yang dikirim dari Kanwil dan UPT serta stakeholder baik surat edaran dari Kanwil, litmas dari Bapas, dan surat perpanjangan penahanan, pelaksanaan putusan pengadilan dan lain sebagainya dilakukan inventarisir secara periodik dan digitalisasi melalui Sisumaker (Sistem Informasi Surat Masuk dan Keluar).

Dengan manajemen perkantoran yang baik dalam menjalankan rangkaian seluruh aktivitas organisasi mulai dari merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai kepada terciptanya kegiatan perkantoran yang tertib, diharapkan apa yang menjadi tujuan organisasi dapat tercapai dengan maksimal.

Penerapan kegiatan manajemen harus dilakukan secara optimal oleh seluruh lini Tata Usaha agar menghasilkan data dan informasi yang akurat dan tepat waktu dengan menegaskan pemanfaatan sumberdaya haruslah efektif dan efisien agar tujuan organisasi dapat tercapai sesuai target yang ditentukan. interaksi antara SDM(sumber daya manusia), teknologi dan metode harus dikelola dengan baik. Kaur harus mampu mengarahkan dan mengorganisasikan tugas dan fungsi ke sub ordinat masing masing dengan jelas agar tidak terjadi miskonsepsi informasi.

Pada Lapas Narkotik Kelas IIA Jakarta penginputan data pegawai masih menggunakan sistem manual. Hal ini akan menyebabkan penginputan data menjadi kurang efisien dan memakan waktu yang cukup lama. Selama ini data yang dibutuhkan tidak dapat diperoleh dengan cepat karena masih menggunakan cara yang manual berupa format atau file.

Hal ini menyebabkan pengarsipan menjadi kurang efektif dikarenakan data file yang mudah hilang. Selain itu dalam melakukan pencatatan data narapidana masih menggunakan buku besar dengan mencatat data narapidana tersebut, dan apabila ada keluarga atau pengunjung dari tahanan narapidana tersebut perlu ke lapas untuk menanyakan apakah ada jadwal untuk berkunjung atau tidak mengingat untuk bertemu tahanan narapidana di perlukannya janji atau Menyusun jadwal terlebih dahulu.

Berdasarkan uraian diatas butuh aplikasi berbasis web dengan harapan agar dapat aplikasi ini dapat membantu dalam layanan permintaan pegawai pada hal surat menyurat, aplikasi ini dapat membantu absensi pegawai sehingga dapat membantu untuk melihat data absen hari ini dan seteurusnya, dalam sisi pengguna terdapat pengajuan keperluan unutk menentukan jadwal bertemu narapidana tahanan, dan data laporan-laporan mudah di lakukan pencarian, dan pembuatannya karena sudah tersimpan di dalam database. Selain itu pemohon dapat langsung melakukan cetak surat apabila data di setujui oleh pihak admin.

Lapas Narkotik Kelas IIA Jakarta adalah suatu unit organisasi yang tidak hanya berfungsi memberikan pelayanan pembinaan bagi Warga Binaan, namun juga memberikan pelayanan kegiatan tata usaha dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan manajemen administrasi dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Dengan menggunakan sumber daya manusia dan segala fasilitas yang ada, Lapas Narkotik Kelas IIA Jakarta terus berusaha meningkatkan hasil kinerja yang efektif dan efisien.

Lapas Narkotik Kelas IIA Jakarta terus mendorong pegawainya dalam menjalankan tugas dan fungsinya, terutama mereka yang memegang administrasi perkantoran dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan tepat waktu, bahkan kalau bisa setiap laporan yang diminta baik dari instansi terkait maupun dari Kantor Wilayah itu harus selesai sebelum batas waktu yang diminta.

Dengan manajemen pengawasan yang baik, Lapas Narkotik Kelas IIA selalu melakukan monitoring dan Evaluasi terhadap kinerja seluruh pegawainya. Dengan selalu memantau kinerja seluruh pegawai, baik itu pelaporan dan administratif lainnya. Jika ada yang kurang maksimal, serta akan segera melakukan evaluasi agar segera dilakukan perbaikan.

Penulis : Fadly Junadata, Salaman Alfaridzi dan Taufiq Walhidayah