Inovasi Formulir Daring untuk Desk Pengadaan Barang dan Jasa
JF PPBJ Ahli Pertama Biro PBJ Setda Jabar
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Andhika Muhammad Akbar tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarBiro Pengadaan Barang dan Jasa memiliki tugas menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi pengadaan barang dan jasa sehingga kami rutin melakukan “desk” atau pertemuan tatap muka untuk memeriksa/memverifikasi/mendampingi Perangkat Daerah dalam hal pengadaan barang dan jasa seperti input Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan pencatatan realisasi pengadaan. Desk ini rutin dilakukan tiga bulan sekali atau tentatif tergantung kebutuhan. Media yang biasa kami gunakan untuk mengumpulkan informasi desk adalah formulir daring melalui Google Form yang mana setelah di-submit hasilnya akan di-generate ke dalam bentuk Berita Acara yang merupakan output dari kegiatan desk.
Salah satu yang menghambat dalam proses desk adalah Berita Acara Desk tersebut harus dicetak terlebih dahulu agar bisa ditandatangani oleh pihak Biro Pengadaan Barang dan Jasa dan pihak Perangkat Daerah. Hal ini tentu membuang waktu dan membuang kertas karena proses pencetakan satu Berita Acara Desk membutuhkan waktu sekitar satu menit jika printer lancar digunakan. Lebih lanjut, agar Biro Pengadaan Barang dan Jasa memiliki soft file Berita Acara Desk maka harus dipindai oleh mesin pemindai. “Tidak Efektif” dan “Tidak Efisien” merupakan dua kata yang terpikirkan oleh saya sejak pertengahan tahun 2025 terkait masalah Berita Acara Desk ini. Selain itu, pemborosan kertas pun menjadi masalah lainnya. Satu Berita Acara Desk biasanya menghabiskan tiga lembar kertas dan dalam satu rangkaian kegiatan desk biasanya menghasilkan 150 Berita Acara Desk sehingga bisa menghabiskan sekitar 450 lembar kertas. Jika dalam satu tahun terdapat empat kali desk maka akan menghabiskan sekitar 1.800 lembar kertas. Selain kertas, penggunaan tinta printer dan listrik pun cukup menambah daftar pemborosan lainnya.
Ketidakefektifan, ketidakefisienan, dan pemborosan terus terjadi hingga bulan Juli 2026. Tepatnya, tiga hari sebelum Desk Penyelesaian Pemanfaatan Sistem Pengadaan dilaksanakan, ketua tim saya menyarankan agar Berita Acara Desk ditandatangani secara digital sehingga tidak perlu dicetak dan dipindai. Saya pun menjelaskan bahwa hal tersebut sudah pernah dicoba tetapi tidak berhasil. Selain berkata seperti itu, saya juga tetap mengatakan bahwa saya akan tetap mencari cara agar hal tersebut bisa terwujud. Pada kala itu saya bingung harus bagaimana dan akhirnya saya terpikirkan untuk berkonsultasi dengan salah satu program Akal Imitasi (AI) berbentuk bot obrolan yaitu ChatGPT terkait permasalahan tersebut. ChatGPT pun memberikan solusi agar menggunakan Google Apps Script atau platform untuk membuat suatu aplikasi tanpa memerlukan server eksternal dengan menggunakan bahasa pemrograman JavaScript. Menurut ChatGPT, Google Apps Script merupakan solusi yang sangat bisa direalisasikan, tetapi menurut saya hal tersebut mustahil untuk direalisasikan karena basic pendidikan saya bukan di bidang Teknologi Informasi. ChatGPT memang bisa memberikan panduan serta kodingnya, tetapi pasti tidak akan semudah itu. Selain itu, saya hanya memiliki waktu dua hari untuk mengembangkan formulir daring dari nol dan hanya dibantu oleh ChatGPT saja. Akhirnya saya memutuskan untuk membuat formulir daring tersebut menggunakan Google Apps Script dan berniat untuk mengorbankan hari Sabtu dan Minggu saya untuk pengembangan formulir daring tersebut.
Pada saat proses pengembangan, walau dipandu oleh ChatGPT, ternyata dugaan saya pun benar bahwa pengembangan formulir daring berbasis JavaScript tersebut tidak akan mudah. Ketika saya memasukan koding yang diberikan oleh Chat GPT, hasilnya tidak selalu berjalan dengan lancar. Saat saya ingin mengganti suatu fungsi, maka fungsi yang lainnya bisa jadi terdampak. Ketika perintah tidak sesuai dengan syntax-nya, maka formulir tersebut tidak akan berjalan dengan semestinya. Bahkan, apabila kurang satu karakter saja, formulir bisa eror. Walau demikian, dengan sabar saya yang dibantu oleh ChatGPT membuat formulir daring tersebut hingga akhirnya formulir daring Berita Acara Desk yang bisa ditandatangani secara digital pun bisa rampung dikembangkan pada hari Minggu malam. Tidak hanya bisa ditandatangani secara digital, Berita Acara Desk pun bisa dikirim ke surel secara otomatis dengan sistem yang telah dibuat. Saya pun memberitahu kepada ketua tim dan pelaksana tim desk bahwa formulir desk yang telah saya kembangkan tersebut telah berhasil dikembangkan. Walau formulirnya baru pertama kali dikembangkan, ketua tim beserta rekan saya lainnya langsung percaya terhadap hasil karya saya sehingga formulir daring tersebut langsung digunakan saat pelaksanaan Desk Penyelesaian Pemanfaatan Sistem Pengadaan pada tanggal 6 – 8 Juli 2026.
Formulir desk dengan model baru tersebut membuat pelaksanaan desk menjadi lebih efektif dan efisien karena biasanya pada saat pelaksanaan desk, saya harus pulang 2 jam lebih lama selama tiga sampai empat hari berturut-turut karena harus mengumpulkan, memindai dan merekap Berita Acara Desk satu per satu. Namun, setelah ada formulir desk tersebut saya bisa pulang tepat waktu. Pemborosan kertas pun dapat diminimalkan dari penggunaan 450 lembar kertas menjadi tidak menggunakan kertas sama sekali. Saya akui, formulir desk model baru ini bukan merupakan inovasi mutakhir, tetapi merupakan inovasi transformatif yang dapat meningkatkan pelayanan publik secara mudah, bermutu, dan memberikan dampak terhadap efektivitas dan efisiensi pelaksanaan birokrasi. Selain itu, inovasi ini juga mendukung penerapan proses kerja pemerintahan yang lebih ramah lingkungan.