Teknologi Semakin Canggih, Kenapa Masalah di Tempat Kerja Tetap Sama?

sumber: unsplash.com / Marvin Meyer

Kita hidup di masa ketika teknologi berkembang sangat cepat. Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan mulai menggunakan semakin banyak perangkat dan aplikasi untuk membantu pekerjaan. Komunikasi dilakukan melalui aplikasi pesan, rapat dapat dilakukan secara daring, dokumen disimpan di cloud, dan kecerdasan buatan mulai digunakan untuk berbagai kebutuhan.

Namun, ada hal yang menarik.

Meskipun teknologi yang digunakan semakin canggih, beberapa masalah di tempat kerja ternyata masih sama. Persetujuan dokumen masih membutuhkan waktu lama, data harus dimasukkan berkali-kali, karyawan masih sibuk membuat laporan secara manual, dan informasi terkadang sulit ditemukan ketika dibutuhkan.

Hal ini membuat saya berpikir bahwa mungkin persoalannya bukan selalu karena perusahaan kekurangan teknologi.

Bisa jadi, masalahnya justru terletak pada bagaimana teknologi tersebut digunakan.

Memiliki Teknologi Tidak Selalu Berarti Memiliki Sistem Kerja yang Baik

Banyak perusahaan sudah menggunakan berbagai aplikasi dalam aktivitas sehari-hari. Ada aplikasi untuk keuangan, sumber daya manusia, penjualan, komunikasi, penyimpanan dokumen, hingga pengelolaan pekerjaan.

Sekilas, kondisi tersebut menunjukkan bahwa perusahaan sudah cukup digital.

Tetapi jumlah aplikasi bukan ukuran sederhana untuk menentukan apakah sebuah perusahaan sudah melakukan digitalisasi dengan baik.

Bayangkan sebuah proses pengadaan barang. Karyawan mengajukan permintaan melalui pesan, kemudian data dicatat ke spreadsheet. Setelah itu dokumen dikirim melalui email untuk mendapatkan persetujuan. Bagian pembelian memiliki catatan sendiri, sementara bagian keuangan menggunakan sistem yang berbeda.

Semua aktivitas tersebut memang menggunakan teknologi.

Namun, jika seseorang masih harus memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain secara manual, sebenarnya masih ada bagian dari proses kerja yang belum efisien.

Menurut saya, inilah salah satu alasan mengapa teknologi yang semakin banyak belum tentu membuat pekerjaan menjadi semakin sederhana.

Terlalu Banyak Aplikasi Juga Bisa Menjadi Masalah

Pada awalnya, menambahkan aplikasi baru mungkin terlihat sebagai solusi.

Ada masalah dalam pencatatan? Gunakan aplikasi pencatatan.

Ada masalah komunikasi? Gunakan aplikasi komunikasi.

Ada masalah laporan? Gunakan aplikasi laporan.

Cara tersebut memang dapat membantu. Namun, jika dilakukan terus-menerus tanpa melihat keseluruhan proses, perusahaan bisa memiliki terlalu banyak sistem yang berjalan sendiri-sendiri.

Akibatnya, karyawan justru harus mengingat banyak akun, membuka banyak aplikasi, memasukkan data berulang kali, dan mencari informasi di berbagai tempat.

Dalam kondisi seperti ini, teknologi yang seharusnya membantu pekerjaan justru dapat menambah langkah pekerjaan.

Masalahnya bukan pada aplikasinya. Setiap aplikasi mungkin bekerja dengan baik. Masalahnya adalah tidak adanya hubungan yang baik antara satu proses dengan proses lainnya.

Teknologi Seharusnya Mengikuti Kebutuhan Pekerjaan

Menurut saya, perusahaan tidak harus selalu mengikuti teknologi terbaru.

Teknologi yang sedang populer belum tentu menjadi teknologi yang paling dibutuhkan oleh setiap perusahaan.

Kebutuhan perusahaan manufaktur tentu berbeda dengan perusahaan jasa. Perusahaan dengan banyak cabang memiliki tantangan berbeda dengan bisnis yang hanya beroperasi di satu lokasi.

Karena itu, menurut saya, pertanyaan yang lebih penting bukan “aplikasi apa yang sedang populer?”, tetapi “masalah apa yang ingin diselesaikan?”

Jika masalahnya adalah pencatatan data yang berulang, maka yang perlu dicari adalah cara mengurangi pekerjaan tersebut.

Jika masalahnya adalah proses persetujuan yang terlalu panjang, maka alurnya yang perlu dievaluasi.

Jika masalahnya adalah informasi yang tersebar di banyak tempat, maka perusahaan perlu memikirkan bagaimana data tersebut dapat dikelola dengan lebih terstruktur.

Pendekatan seperti ini terasa sederhana, tetapi sering kali justru terlewat ketika perusahaan terlalu fokus mencari teknologi baru.

AI Juga Bukan Jawaban untuk Semua Masalah

Hal yang sama berlaku untuk kecerdasan buatan atau AI.

AI memang dapat membantu berbagai pekerjaan. Membuat rangkuman, menyusun ide, membantu analisis, membuat draf dokumen, hingga membantu pekerjaan administratif tertentu kini dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Tetapi penggunaan AI tidak otomatis menyelesaikan masalah proses bisnis.

Jika data perusahaan masih tersebar di banyak file, AI tidak serta-merta membuat data tersebut menjadi terstruktur.

Jika alur persetujuan masih panjang, menggunakan AI tidak otomatis membuat keputusan menjadi lebih cepat.

Jika karyawan harus memasukkan data yang sama ke beberapa sistem, AI juga bukan satu-satunya jawaban.

Menurut saya, AI sebaiknya dipandang sebagai alat untuk membantu pekerjaan, bukan sebagai pengganti kebutuhan perusahaan untuk memperbaiki sistem kerjanya.

Teknologi yang canggih tetap membutuhkan proses yang jelas agar manfaatnya benar-benar terasa.

Ada Kalanya Perusahaan Membutuhkan Sistem yang Lebih Terintegrasi

Ketika sebuah perusahaan berkembang, kebutuhan terhadap sistem biasanya ikut berubah.

Jumlah karyawan bertambah, transaksi meningkat, cabang bertambah, dan semakin banyak bagian yang harus bekerja dengan data yang sama.

Pada tahap tertentu, menggunakan berbagai alat yang berdiri sendiri mungkin mulai terasa kurang praktis.

Di Indonesia sendiri, terdapat perusahaan teknologi seperti Digisentra yang bergerak dalam pengembangan software dan aplikasi untuk kebutuhan bisnis yang lebih spesifik.

Namun, menurut saya, yang paling penting bukan siapa pembuat sistemnya atau seberapa banyak fitur yang dimiliki sebuah aplikasi.

Hal yang jauh lebih penting adalah apakah sistem tersebut benar-benar menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan.

Sistem yang memiliki banyak fitur belum tentu berguna jika fitur tersebut tidak sesuai dengan pekerjaan sehari-hari penggunanya.

Sebaliknya, sistem yang sederhana dapat memberikan manfaat besar jika mampu mengurangi pekerjaan berulang dan membuat informasi lebih mudah dikelola.

Digitalisasi Seharusnya Membuat Pekerjaan Lebih Masuk Akal

Saya melihat digitalisasi bukan sekadar mengganti kertas dengan komputer atau mengganti spreadsheet dengan aplikasi.

Digitalisasi seharusnya membuat cara kerja menjadi lebih masuk akal.

Karyawan tidak perlu memasukkan data yang sama berkali-kali. Informasi yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan lebih mudah. Proses persetujuan dapat dipantau. Pekerjaan yang berulang dapat dikurangi.

Dengan begitu, waktu karyawan dapat digunakan untuk pekerjaan yang memang membutuhkan kemampuan manusia, seperti mengambil keputusan, berkomunikasi dengan pelanggan, mencari solusi, dan mengembangkan bisnis.

Pada akhirnya, teknologi hanyalah alat.

Perusahaan tidak menjadi lebih efisien hanya karena menggunakan aplikasi terbaru atau memiliki banyak software. Efisiensi muncul ketika teknologi benar-benar membantu memperbaiki cara kerja.

Mungkin karena itu, ketika sebuah perusahaan ingin melakukan digitalisasi, pertanyaan pertama yang sebaiknya diajukan bukan tentang teknologi apa yang harus dibeli.

Pertanyaan yang lebih sederhana adalah: bagian mana dari pekerjaan kita yang sebenarnya tidak perlu serumit sekarang?

Dari pertanyaan tersebut, barulah teknologi dapat ditempatkan pada posisi yang tepat, yaitu sebagai alat untuk membuat pekerjaan menjadi lebih sederhana, bukan sekadar menjadi tambahan baru dalam daftar aplikasi perusahaan.