Sudah Tahu Fungsi Komunikasi Grup WhatsApp Kantor? Baca Ini

Komunikasi merupakan bagian penting kehidupan manusia, termasuk juga komunikasi dalam organisasi di kantor. Komunikasi organisasi yang melibatkan atasan dan bawahan, ketepatan komunikasi merupakan hal penting, karena berhasil atau tidaknya program perusahaan yang direncanakan dan dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan (Wardani, 2018).

Dinamika organisasi ditandai dengan iklim komunikasi organisasi yang baik, hal ini dapat dilihat dari komunikasi aktif dan efektif antara pimpinan dan bawahan, antara bawahan dan rekan kerjanya, antara pimpinan, bawahan dan publik dalam suatu organisasi (Purnomo, 2018). Akan menyulitkan, jika dalam organisasi anggotanya tidak dapat berkomunikasi satu sama lain. Sebab komunikasi yang baik dapat membawa pergerakan positif dan efek yang baik bagi organisasi (Sugiarto, Priyowidodo, & Indrayani, 2018).

Terdapat empat tujuan komunikasi organisasi yaitu, menyatukan pikiran, pandangan, dan pendapat, membagi informasi, menyatakan perasaan dan emosi, dan melakukan koordinasi (Sedarmayanti, 2018). Sementara, dalam organisasi, komunikasi memiliki empat fungsi sebagaimana yang disampaikan Sendjaja (1999), yaitu:

Pertama, fungsi informatif. Organisasi sebagai sistem pemrosesan informasi (information-processing system) ketika anggota organisasi berharap memperoleh informasi yang lebih banyak, baik, dan tepat waktu. Informasi yang didapatkan anggota organisasi agar dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif.

Kedua, fungsi regulatif. Fungsi ini mengenai peraturan yang ada pada suatu organisasi. Pada organisasi terdapat dua hal yang berdampak kepada fungsi ini, atasan (manajemen) dan pesan (message). Manajemen mempunyai kewenangan mengendalikan informasi untuk disampaikan. Pesan bersifat regulatif berorientasi pada kerja ketika bawahan memerlukan kepastian peraturan tentang pekerjaan.

Ketiga, fungsi persuasif. Dalam mengatur organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak selalu membawa hasil sesuai dengan apa yang diharapkan. Maka, banyak pimpinan lebih memilih mempersuasi bawahan daripada memberi perintah, karena pekerjaan yang dilakukan sukarela akan menghasilkan kepedulian.

Keempat, fungsi integratif. Setiap organisasi berupaya menyediakan saluran di mana karyawan memungkinkan menjalani pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang bisa mewujudukan hal itu, yaitu saluran komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal bisa melalui penerbitan kantor dan komunikasi informal bisa melalui diskusi di kantin kantor.

Ilustrasi WhatsApp. Sumber: www.pexels.com

Teknologi Komunikasi

Teknologi komunikasi berkembang pesat, iklim komunikasi organisasi selalu memberi respon cepat. Seperti bentuk perkembangan teknologi komunikasi adalah berkembangnya media komunikasi, salah satunya aplikasi percakapan WhatsApp. Di era modern ini, penggunaan aplikasi WhatsApp menjadi hal umum dilakukan oleh instansi atau perusahaan untuk mempermudah komunikasi dan koordinasi kerja (Rahmansari, 2017).

Institusi Pemerintah juga melakukan publikasi dengan menggunakan aplikasi WhatsApp sebagai penyebarluasan kebijakan dan capaian kinerja. Kita juga bisa melihat pejabat publik menggunakan media sosial untuk menyampaikan informasi tentang kebijakan dan program pemerintah seperti yang dilakukan Presiden Joko Widodo (Ramadani, 2019).

Rahmansari (2017) menjelaskan hadirnya gawai telepon pintar (smartphone) menyebabkan komunikasi real time dan up to date menjadi keniscayaan. Smartphone sebagai wujud nyata kemajuan teknologi untuk mempermudah karyawan bekerja dalam sebuah organisasi. Di antara beberapa aplikasi percakapan di smartphone, WhatsApp menjadi yang terdepan dalam pengguna.

Fungsi Komunikasi Grup WhatsApp Kantor

Pertama, media informasi. Grup WhatsApp menjadi media dalam mempercepat arus informasi yang dibutuhkan. Anggota grup sangat diharapkan berpartisipasi aktif untuk peduli pada aktifitas kantor dengan merespon percakapan yang dibahas dalam grup. Walaupun, tingkat sekuritas dari grup itu perlu menjadi perhatian, mengenai data yang diberikan, apakah rahasia atau tidak kembali kepada peraturan kantor dan etika yang berlaku di dalam grup.

Kecukupan informasi yang dibutuhkan anggota grup untuk melaksanakan tugas pekerjaan perlu disedikan, walaupun sebagai media komunikasi informal belum bisa dijadikan landasan dalam bekerja. Grup percakapan WhatsApp memerlukan kroscek data khususnya kepada pimpinan sebgai konfirmasi apakah sudah sesuai dengan instruksinya.

Kedua, implementasi regulasi. Tentunya dalam sebuah organisasi ada peraturan di dalamnya, bisa dalam bentuk Surat Keputusan, Surat Edaran, Nota Dinas, dan sebagainya. Berbagai macam aturan tersebut perlu mendapat tempat untuk disosialisasikan agar bisa diimplementasikan, salah satu contohnya adalah dalam grup WhatsApp.

Pimpinan organisasi dapat memberikan tauladan dalam implementasi regulasi organisasi tersebut. Cara itu merupakan hal yang dapat diseberluaskan melalui grup WhatsApp. Begitu juga dengan anggota grup di mana menjadi bawahan dalam perusahaan. Mereka bisa melihat implementasi regulasi dalam grup WhatsApp tersebut, yang selanjutnya mereka juga diharapkan untuk mendukungnya.

Ketiga, persuasi organisasi. Dalam mengelola organisasi, pimpinan dapat memilih persuasi dalam organisasi kepada bawahan ketimbang memberi perintah dapat memberikan kepedulian secara sukarela. Dalam grup WhatsApp seorang pimpinan dapat memberikan dorongan kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan.

Pekerjaan tersebut merupakan tugas dari Pimpinan dengan tenggat waktu yang singkat, karyawan lain dapat ditawarkan untuk ditugaskan untuk membantu karyawan tersebut, manakala tugas diperkirakan tidak dapat selesai dalam tenggat waktu yang terbatas. Namun, jika dapat diselesaikan sendiri sesuai tenggat waktu yang ditetapkan, maka dapat diberikan apresiasi misalnya pujian.

Keempat, integratif. Grup WhatsApp yang merupakan saluran informal, tetap perlu diikuti dengan baik. Anggota grup WhatsApp dapat memberikan manfaat yang baik, untuk saling mengenal antar anggotanya, dan dapat membuat rasa kebersamaan dengan berada pada grup (kantor) yang sama.

Perasaan kebersamaan dapat memberikan sense of belonging, sehingga anggota grup semakin “total’ dalam bekerja. Sehingga, pada akhirnya perusahaan juga dapat menerima manfaat dari produktifitas karyawan yang bekerja dengan baik, di mana salah satunya disebabkan fungsi komunikasi grup WhatsApp yang efektif digunakan oleh sebuah organisasi.