7 Cara Menangani Pelanggan yang Komplain dengan Baik

Ilustrasi untuk Cara Menangani Pelanggan yang Komplain. Sumber: Unsplash/Lumensoft Technologies

Cara menangani pelanggan yang komplain harus dipahami oleh setiap pelaku bisnis. Pelaku bisnis pasti akan menghadapi berbagai komplain dari pelanggan. Hal ini wajar karena setiap orang memiliki standar kepuasan yang berbeda.

Saat ada komplain dari pelanggan, pebisnis harus menanganinya dengan tepat. Penanganan komplain yang tepat dapat meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

Cara Menangani Pelanggan yang Komplain, Wajib Dicatat

Ilustrasi untuk Cara Menangani Pelanggan yang Komplain. Sumber: Unsplash/Blake Wisz

Dikutip dari Strategi Pemasaran, Sunyoto (2015:53), salah satu tip menghadapi keluhan adalah bersabar. Gunakan kata-kata positif seperti maaf, terima kasih, dan lainnya agar pelanggan puas dengan pelayanan yang diberikan.

Berikut beberapa cara menangani pelanggan yang komplain dengan baik.

1. Dengarkan Keluhan Pelanggan

Cara pertama dalam menangani keluhan pelanggan adalah dengarkan keluhan tersebut. Hindari memotong pembicaraan pelanggan dan catat poin utama dalam keluhan.

2. Bangun Empati

Cara berikutnya adalah membangun empati kepada pelanggan dengan cara meminta maaf dengan tulus. Permintaan maaf adalah bentuk penghargaan atas ketidaknyamanan yang dialami oleh pelanggan.

3. Berikan Solusi dengan Tepat dan Cepat

Pelanggan yang mengajukan komplain pasti ingin agar masalahnya cepat ditangani. Pebisnis harus mampu memberikan solusi dengan tepat dan cepat atas masalah yang dialami oleh pelanggan.

4. Jadikan Keluhan sebagai Bahan Evaluasi

Jadikan komplain sebagai bahan evaluasi untuk perbaikan di masa depan. Gunakan komplain sebagai peluang untuk mengidentifikasi hal apa saja yang perlu ditingkatkan.

5. Ucapkan Terima Kasih

Pebisnis juga perlu mengucapkan terima kasih kepada pelanggan yang melayangkan komplain. Anggap komplain sebagai masukan agar usaha yang dijalankan bisa lebih berkembang.

6. Berikan Kompensasi

Pelanggan yang memberikan keluhan tentunya merasa dirugikan. Oleh karena itu, pebisnis perlu memberikan kompensasi untuk memulihkan kepercayaan pelanggan. Kompensasi ini bisa berupa materi, perhatian ekstra, atau layanan prioritas.

7. Melakukan Follow-up

Cara selanjutnya adalah lakukan follow-up sebagai bentuk sopan santun dan untuk memastikan keluhan pelanggan sudah teratasi. Hal ini akan menunjukkan bahwa bisnis yang dijalankan juga peduli terhadap kesejahteraan jangka panjang pelanggan.

Baca juga: Cara Gabung Live di TikTok Orang Lain dan Tip agar Banyak Reviewer

Terdapat beberapa cara menangani pelanggan yang komplain dengan baik, salah satunya adalah dengarkan keluhan tersebut. Komplain harus ditangani dengan tepat agar pelanggan merasa puas. (KRIS)