Cara Buat File PDF dari Microsoft Word, PowerPoint, dan Excel

Ilustrasi Cara Buat File PDF. Sumber: Pexels.com/cottonbro studio

Cara buat file PDF merupakan salah satu informasi yang perlu pekerja dan pelajar ketahui. Pasalnya, dunia kerja dan pendidikan saat ini sering kali membutuhkan file dalam format PDF.

Contoh kondisi yang memerlukan file dalam format PDF, yaitu mengunggah dokumen, mengumpulkan tugas, mengirim surat elektronik, dan sejenisnya. Demikian menjadi jelas bahwa setiap orang memang perlu mengetahui cara membuat file PDF.

Penyebab diperlukannya File PDF

Ilustrasi Cara Buat File PDF. Sumber: Pexels.com/cottonbro studio

Kemampuan mengonversi file dalam bentuk PDF akan memudahkan seseorang untuk saling mengirimkan data tanpa merusak isi di data tersebut. Pasalnya, jika berbeda aplikasi data sering kali berubah menjadi berantakan.

Kondisi data yang mendadak berantakan itu biasanya terjadi ketika seseorang menggunakan format file yang sama, tetapi aplikasinya berbeda versi. Guna mencegah hal tersebut, file dengan format PDF sangat diperlukan.

Selain itu, mengutip dari buku berjudul Panduan Belajar Otodidak Microsoft PowerPoint 2007 karya Purnomo (2008: 9), file PDF adalah format file yang biasa digunakan untuk melakukan publikasi suatu file ke internet.

Cara Buat File PDF dengan Gratis di Laptop atau Komputer

Ilustrasi Cara Buat File PDF. Sumber: Pexels.com/Pavel Danilyuk

Setiap orang dapat membuat file dalam format PDF secara gratis melalui laptop atau komputer. Caranya adalah menggunakan aplikasi Microsoft resmi sesuai dengan keberadaan data yang akan dibuat PDF.

Contohnya jika data berada di lembar kerja Microsoft Word, maka pengguna dapat mengonversi file menjadi bentuk PDF melalui aplikasi tersebut. Demikian pula ketika menggunakan Microsoft PowerPoint dan Excel.

Berikut adalah rincian cara buat file PDF gratis dari Microsoft Word, PowerPoint, dan Excel.

A. Cara Membuat File PDF dari Microsoft Word

1. Buka file atau dokumen Microsoft Word yang akan diubah dalam bentuk PDF.

2. Setelah file Microsoft Word terbuka, pastikan seluruh tulisan dan susunan sudah tertata dengan rapi.

3. Setelah tulisan dan susunan telah tertata rapi, klik menu “File” pada sudut kiri atas lembar kerja Microsoft Word.

4. Klik “Save As” dan cari tempat file akan disimpan.

5. Ketika kotak dialog “Save As” terbuka, ketik nama file pada kolom “File name:”.

6. Kemudian, cari format “PDF” ada kolom “Save as type:”

7. Selanjutnya, klik “Save”.

File PDF dari Microsoft Word pun berhasil dibuat. Pengguna dapat mengecek hasil file PDF yang telah dibuat dengan mencarinya di tempat penyimpanan file.

B. Cara Membuat File PDF dari Microsoft PowerPoint

1. Buka file atau dokumen Microsoft PowerPoint yang akan diubah dalam bentuk PDF.

2. Setelah file Microsoft PowerPoint terbuka, klik menu “File” pada sudut kiri atas lembar kerja Microsoft PowerPoint.

3. Klik “Save As” dan cari tempat file akan disimpan.

4. Ketika kotak dialog “Save As” terbuka, ketik nama file pada kolom “File name:”.

5. Kemudian, cari format “PDF” ada kolom “Save as type:”

6. Selanjutnya, klik “Save”.

File PDF dari Microsoft PowerPoint pun berhasil di buat. Pengguna dapat melakukan scrolling pada file PDF untuk memastikan setiap slide dari PowerPoint telah tertera dengan jelas.

C. Cara Membuat File PDF dari Microsoft Excel

1. Buka file atau dokumen Microsoft Excel yang akan diubah dalam bentuk PDF.

2. Setelah file Microsoft Excel terbuka, pastikan lembar kerja tersebut sudah sesuai dengan layout yang dibutuhkan. Misalnya, potrait, landscape, A4, atau layout lainnya.

3. Setelah lembar kerja itu sudah sesuai, klik menu “File” pada sisi kiri atas lembar kerja Microsoft Excel.

4. Klik “Save As” dan cari tempat file akan disimpan.

5. Ketika kotak dialog “Save As” terbuka, ketik nama file pada kolom “File name:”.

6. Kemudian, cari format “PDF” ada kolom “Save as type:”

7. Selanjutnya, klik “Save”.

Baca Juga: 3 Cara Menerjemahkan File PDF ke Format Lainnya

Setiap orang dapat memilih salah satu dari tiga cara buat file PDF di atas yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Hal terpenting saat membuat PDF adalah memastikan bahwa file asal telah sesuai dan tersusun rapi agar tidak bolak-balik merevisi PDF. (AA)