Cara Mail Marge di Microsoft Word yang Praktis

Cara Mail Marge, Foto : Unsplash/Daniel Thomas

Cara Mail Marge di Microsoft Word penting untuk diketahui apabila ingin membuat surat atau dokumen tertentu dalam jumlah banyak dengan format serupa. Fitur ini tersedia di Microsoft Word dan bisa digunakan dengan praktis.

Dikutip dari buku Mail Merge, Moehammad Ferryzal, (2006:60), Mail Merge adalah satu satu fitur yang ada dalam Microsoft Word. Fitur ini memudahkan pengguna dalam memperbanyak surat dengan format yang sama untuk dibagikan ke banyak orang dalam satu waktu sekaligus.

Biasanya fitur Mail Merge ini digunakan untuk membuat pesan e-mail, amplop, label alamat, maupun buku katalog. Penggunaan fitur ini juga bisa menghemat waktu dan lebih efektif.

Cara Mail Marge di Microsoft Word

Cara Mail Marge, Foto Hanya Ilustrasi: Unsplash/Courtney Corlew

Bagi yang akan membuat surat undangan maupun dokumen yang membutuhkan banyak penerima dengan fitur Mail Merge,nilah cara mail marge di Microsoft Word dengan praktis.

1. Buka Microsoft Word pada perangkat yang digunakan.

2. Lalu pilih ‘Blank Document’.

3. Selanjutnya klik tab ‘Mailings’.

4. Pilih menu ‘Start Mail Merge’ dan pilih opsi ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’.

5. Pada bagian kanan halaman Word, akan muncul sejumlah menu. Pilih jenis dokumen yang akan dibuat seperti Letters, E-mail, Envelopes, Labels, atau Directory.

6. Setelah memilih jenis dokumen, klik ‘Next: Starting document’.

7. Selanjutnya pilih salah satu opsi dokumen utama yang akan digunakan. Akan ada tiga opsi dengan rincian sebagai berikut:

   - Use the current document: dokumen utama diambil dari dokumen yang sedang aktif.

   - Start from a template: dokumen utama diambil dari format surat atau template yang sudah tersedia di Microsoft Word.

   - Start from existing document: dokumen utama diambil dari dokumen lain yang sudah ada sebelumnya.

8. Jika sudah memilih opsi dokumen utama yang akan digunakan, klik pada ‘Next: Select recipients’. Nantinya akan ada sejumlah opsi yang bisa dipilih dengan rincian berikut ini:

   - Use an existing list: menggunakan daftar penerima yang sudah ada.

   - Select from Outlook contact: menggunakan daftar penerima dari daftar kontak yang ada pada Microsoft Outlook.

   - Type a new list: membuat daftar penerima yang baru.

9. Apabila belum memiliki daftar penerima, maka bisa memilih opsi ‘Type a new list’ dan klik ‘Create’.

10. Akan muncul kotak dialog yang berisi beberapa kolom seperti Title, First Name, Last Name, Address, dan lain-lain.

11. Isi kolom tersebut sesuai dengan penerima yang akan menerima dokumen yang dibuat. Daftar kolom juga bisa dihapus atau diubah sesuai kebutuhan.

12. Setelah daftar penerima selesai dibuat, maka klik tombol ‘OK’ > ‘Save’.

13. Selanjutnya akan muncul tampilan Mail Merge Recipients dan pilih nama penerima dokumen dengan memberi tanda cek pada kotak yang tersedia, lalu klik ‘OK’.

14. Berikutnya pilih opsi ‘Next: Write your letter’. Pada bagian ini pengguna bisa menulis isi dokumen atau menggunakan dokumen yang sudah ada. Jika sudah, klik ‘Next: Preview your letters’.

15. Kemudian pilih opsi ‘Next: Complete the merge’ untuk menyelesaikan pembuatan Mail Merge.

16. Jika sudah, akan muncul tampilan Complete the merge, klik ‘Print’ jika ingin mencetak dokumen yang sudah dibuat atau klik ‘Edit individual letters’ jika ingin mengubah beberapa bagian surat tersebut Mail Merge telah berhasil dibuat.

Baca juga: Cara agar Word Tidak Bisa Dicopy dan Diedit

Itulah cara Mail Marge di Microsoft Word dengan mudah. Fitur Mail Merge ini bisa digunakan untuk menghemat waktu saat akan membuat dokumen dalam jumlah yang banyak seperti surat undangan atau surat lamaran kerja. (PRI)