Cara Membuat Kop Surat Perusahaan

Ilustrasi Cara Membuat Kop Surat Perusahaan. Foto: Unsplash/Scott Grahamhomajob.

Staf yang bertanggung jawab dalam urusan surat-menyurat tentu harus mengetahui cara membuat kop surat perusahaan yang benar.

Mengutip dari buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia dan Pembentukan Istilah Terlengkap, Tim Grasindo (2019), kop surat merupakan bagian paling penting dalam pembuatan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah dan perusahaan.

Cara Membuat Kop Surat

Ilustrasi Cara Membuat Kop Surat. Foto: Unsplash/Andrew Dunstantheesplanadeshop.

Berikut ini cara membuat kop surat perusahaan menggunakan Microsoft Word yang bisa kamu ikuti dengan mudah.

1. Buka aplikasi Microsoft Word

Atur format margin dokumen dan jenis ukuran kertas yang akan dipakai. Klik dua kali pada pbagian atas dokumen agar dapat mengaktifkan fungsi header pada sebuah dokumen.

2. Tulis profil nama perusahaan atau instansi

Profil ini dapat berisi nama, alamat, nomor telepon, website, email, dan beberapa informasi lainnya yang wajib ada.

Masukkan logo perusahaan atau instansi di sebelah kiri teks profil instansi. Caranya sangat mudah.

3. Menambahkan garis (border) di bagian posisi bawah teks dan logo

Caranya dengan meletakkan kursor di posisi bagian bawah teks dan logo, selanjutnya klik Menu Home dan klik ikon Border & Shading.

4. Membuat border

Pada pilihan Setting memakai opsi Custom. Pilih Style kemudian tentukan jenis garis yang ingin dipakai. Terakhir, pada pilihan Preview, pilih border pada posisi bagian bawah teks, lalu tekan OK.

Fungsi Kop Surat

Penggunaan kop surat pada surat perusahaan memiliki fungsi tertentu, yaitu:

1. Menunjukkan identitas perusahaan

Kop surat bukan sekadar template formalitas, melainkan bagian dari perusahaan untuk perkenalan.

Melalui kop surat, identitas perusahaan akan terlihat. Biasanya dalam sebuah surat juga disertakan logo perusahaan sehingga penerima yakin akan keabsahannya.

2. Membuat tampilan surat jadi lebih menarik

Kop surat juga membuat tampilan surat terlihat lebih menarik. Hanya dalam sekali lihat saja orang sudah tahu bahwa surat tersebut memang dibuat atas nama pengirim yang tertulis di kop. Tidak boleh sembarangan orang membuka surat tersebut.

3. Sarana promosi perusahaan tanpa modal

Ada alasan mengapa kop surat perusahaan diletakkan pada bagian atas, yaitu untuk membuat perhatian pembaca langsung tertuju ke arah tersebut.

Demikianlah cara membuat kop surat perusahaan serta fungsi kop surat yang perlu kamu ketahui. Semoga bermanfaat.

Baca Juga: Cara Membuat Surat Pengunduran Diri dari Perusahaan dan Contohnya