Cara Membuat Rundown Acara dan Contohnya

Ilustrasi cara membuat rundown acara. Pexels/Christina

Cara membuat rundown acara perlu dipelajari demi terlaksananya kegiatan dengan lancar. Rundown acara adalah bagian krusial dalam perencanaan dan penyelenggaraan berbagai macam acara, mulai seminar, konferensi, pesta pernikahan, hingga pertemuan bisnis.

Dikutip dari buku Otomatisasi dan Tata Kelola Humas dan Keprotokolan, Tuginem, S.Pd., M.Pd. (2021:156), rundown acara adalah susunan program yang sistematis dari sebuah acara yang dibatasi oleh durasi. Rundown acara pada umumnya dibuat oleh panitia sebuah acara.

Cara Membuat Rundown Acara

Ilustrasi cara cara membuat rundown acara. Pexels/Cottonbro

Berikut adalah panduan praktis cara membuat rundown acara yang sukses:

1. Tentukan Tujuan Acara

Langkah pertama dalam menyusun rundown adalah memahami tujuan acara. Misal untuk memberikan informasi, merayakan momen penting, atau membangun jejaring. Mengetahui tujuan acara akan membantu menentukan format dan konten acara yang sesuai.

2. Identifikasi Target Audiens

Pahami siapa target audiens acara. Apakah mereka berasal dari kalangan profesional, akademisi, atau umum? Informasi ini akan membantu menyesuaikan isi acara agar relevan dan menarik bagi peserta.

3. Buat Rangkaian Acara

Susun rangkaian acara dengan mencantumkan estimasi waktu setiap kegiatan yang akan dilakukan.

Mulai dari sesi pembukaan, presentasi, diskusi panel, hiburan, hingga sesi penutup. Pastikan mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap kegiatan agar tidak terlalu padat atau berlarut-larut.

4. Koordinasi dengan Pembicara dan Peserta

Jika acara melibatkan pembicara tamu atau peserta khusus, pastikan mengoordinasikan waktu kehadiran mereka dan sesi yang akan mereka isi. Komunikasi yang baik akan membantu menghindari kebingungan dan menjaga kehadiran semua pihak yang terlibat.

5. Sediakan Waktu Istirahat

Jangan lupa memberikan waktu istirahat di antara sesi acara. Istirahat memungkinkan peserta melepaskan diri sejenak, berinteraksi, dan mengisi energi kembali.

6. Susun Grafis Rundown

Buatlah rundown dalam format grafis yang mudah dibaca dan dipahami. Anda dapat menggunakan tabel, diagram, atau software khusus untuk membantu menyusun tampilan rundown yang menarik.

7. Revisi dan Finalisasi

Sebelum acara berlangsung, finalisasi rundown secara teliti. Pastikan tidak ada konflik waktu atau kegiatan yang terlupakan. Libatkan tim acara dalam memeriksa rundown untuk menghindari kesalahan.

8. Komunikasikan Rundown kepada Semua Pihak Terkait

Bagikan rundown kepada semua pihak terkait, termasuk panitia, pembicara, peserta, dan vendor. Pastikan mereka memahami jadwal acara dengan jelas dan tahu peran mereka dalam setiap kegiatan.

10. Fleksibilitas dan Pengaturan Kembali

Meskipun sudah memiliki rundown yang matang, tetap siapkan diri untuk perubahan yang mungkin terjadi. Beberapa hal tak terduga seperti perubahan waktu atau pembatalan bisa saja terjadi.

Fleksibilitas dalam mengatasi situasi ini akan membantu menjaga kelancaran acara.

Contoh Rundown Acara

ilustrasi cara membuat rundown acara. Pexels/Cottonbro

Berikut adalah contoh rundown acara untuk sebuah seminar pendidikan. Pastikan menyesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik acara yang ingin dibuat:

Seminar Pendidikan "Masa Depan Pendidikan Indonesia"

Waktu: Sabtu, 30 Juli 2023

Lokasi: Balai Seminar Utama

08:00 - 09:00

Registrasi dan Pendaftaran Peserta

09:00 - 09:15

Pembukaan Acara

Sambutan dari MC

Himne Kebangsaan

09:15 - 09:30

Kata Sambutan dari Pembina Acara

Seorang perwakilan dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

09:30 - 10:15

Keynote Speaker: "Transformasi Pendidikan di Era Digital"

Dr. Andi Wijaya (Pakar Pendidikan Digital)

10:15 - 10:30

Istirahat dan Coffe Break

10:30 - 11:15

Panel Diskusi: "Menghadapi Tantangan Kurikulum Abad 21"

Prof. Maria Indah (Ahli Pendidikan Inklusif)

Dr. Budi Santoso (Pakar STEM Education)

Dian Pramudito (Praktisi Pendidikan Lapangan)

11:15 - 11:30

Pertanyaan dan Diskusi Singkat

11:30 - 12:00

Presentasi Best Practice: "Inovasi dalam Pembelajaran"

Dr. Lusi Susanti (Kepala Sekolah Inspiratif)

12:00 - 13:00

Jamuan Makan Siang

13:00 - 14:00

Workshop: "Penerapan Teknologi dalam Proses Belajar Mengajar"

Narasumber dari Perusahaan Teknologi Pendidikan

14:00 - 14:45

Presentasi: "Meningkatkan Daya Saing Siswa di Era Global"

Prof. John Robert (Pakar Pendidikan Global)

14:45 - 15:00

Istirahat dan Coffe Break

15:00 - 15:45

Panel Diskusi: "Menjembatani Kesenjangan Pendidikan di Daerah Terpencil"

Dr. Ani Kartika (Akademisi Pedesaan)

Hasan Basri (Kepala Sekolah di Daerah Terpencil)

15:45 - 16:00

Pertanyaan dan Diskusi Singkat

16:00 - 16:30

Ringkasan dan Penutupan Acara

Ucapan terima kasih dari MC

Pengumuman pemenang undian

16:30

Acara Selesai

Mengikuti panduan ini akan membantu menyusun rundown acara dengan sukses. Rundown yang baik akan memberikan pengalaman positif bagi peserta acara dan membantu mencapai tujuan yang diinginkan.

Baca juga: Cara Membuat Pembuka Pidato untuk Berbagai Acara