Cara Membuat Surat Penawaran dan Contohnya

Ilustrasi cara membuat surat penawaran. Pexels/Cottonbro

Surat penawaran adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengajukan proposal bisnis kepada pihak lain. Untuk itu cara membuat surat penawaran perlu dipelajari.

Dikutip dari tulisan Being a Smart & Confident Sales Executive, Ika Florentina (2020:7), guna membuat surat penawaran saat ini diperlukan format surat yang simpel dan langsung tertuju/mengena pada sasaran tidak perlu bertele-tele dalam penyusunannya.

Cara Membuat Surat Penawaran

Ilustrasi cara cara membuat surat penawaran. Pexels/Mikhail.

Berikut adalah cara membuat surat penawaran yang resmi ditujukan untuk keperluan bisnis:

1. Header Surat

Mulailah dengan menulis informasi header surat yang mencakup alamat, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lainnya dari perusahaan Anda. Juga, cantumkan tanggal penulisan surat.

2. Nama dan Alamat Penerima

Tuliskan nama dan alamat lengkap dari pihak yang akan menerima surat penawaran. Pastikan informasi ini akurat dan terbaru.

3. Salam Pembuka

Buka surat dengan salam yang sopan, seperti "Dengan Hormat" atau "Salam Sejahtera".

4. Pengenalan Perusahaan

Perkenalkan perusahaan Anda secara singkat, jelaskan profil perusahaan dan spesialisasi bisnis Anda.

5. Penawaran Produk atau Jasa

Jelaskan produk atau jasa yang Anda tawarkan. Sertakan detail tentang fitur-fitur, spesifikasi, atau kualitas yang membuat produk atau jasa Anda menonjol.

6. Keunggulan dan Manfaat

Jelaskan manfaat dan keunggulan produk atau jasa Anda bagi pelanggan. Berikan contoh nyata atau testimonial jika ada yang mendukung klaim Anda.

7. Rincian Harga

Sertakan rincian harga produk atau jasa yang Anda tawarkan. Jika ada diskon khusus atau penawaran khusus lainnya, sampaikan informasi ini dengan jelas.

8. Batas Waktu Penawaran

Tentukan batas waktu penawaran, misalnya, "Penawaran berlaku hingga [tanggal]" atau "Kuota terbatas, segera hubungi kami untuk memesan."

9. Syarat dan Ketentuan

Sertakan syarat dan ketentuan yang berlaku untuk penawaran, seperti kebijakan pembayaran, garansi, atau pengiriman.

10. Informasi Kontak

Berikan informasi kontak lengkap di bagian akhir surat agar penerima dapat dengan mudah menghubungi Anda untuk bertanya atau mengkonfirmasi.

11. Salam Penutup

Tutup surat dengan salam penutup yang sopan, seperti "Hormat Kami" atau "Terima Kasih."

12. Tanda Tangan

Setelah salam penutup, berikan tanda tangan dan nama lengkap dari pihak yang berwenang dalam perusahaan Anda.

Contoh Surat Penawaran

ilustrasi cara cara membuat surat penawaran. Pexels.com

Berikut adalah contoh dan struktur surat penawaran barang:

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Perusahaan Anda]

[Telp/Email Perusahaan Anda]

[Tanggal]

Kepada,

[Nama Perusahaan Penerima]

[Alamat Perusahaan Penerima]

[Telp/Email Perusahaan Penerima]

Perihal: Surat Penawaran Barang

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Perusahaan Anda] dengan senang hati ingin mengajukan penawaran barang sebagai berikut:

Nama Barang: [Nama Barang]

Deskripsi Barang: [Deskripsi singkat tentang barang yang ditawarkan, seperti merek, model, dan spesifikasi]

Jumlah Barang: [Jumlah unit barang yang ditawarkan]

Harga Satuan: [Harga per unit barang]

Total Harga: [Total harga untuk seluruh jumlah barang]

Waktu Pengiriman: [Estimasi waktu pengiriman barang]

Syarat Pembayaran: [Syarat pembayaran, misalnya pembayaran tunai, transfer, atau sesuai kesepakatan]

Garansi: [Jika barang memiliki garansi, sebutkan lamanya dan ketentuan garansi]

Kami ingin menegaskan bahwa barang yang kami tawarkan adalah asli dan berkualitas tinggi. Selain itu, kami memberikan jaminan bahwa barang akan dikirimkan tepat waktu sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

Kami berharap penawaran ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Apabila ada pertanyaan lebih lanjut atau perlu melakukan negosiasi terkait penawaran ini, silakan hubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini:

Kontak Person:

[Nama Kontak Person]

[Jabatan Kontak Person]

[Telp/Email Kontak Person]

Terima kasih atas perhatian yang diberikan. Kami berharap dapat bekerjasama dengan perusahaan Anda dalam waktu dekat.

Hormat kami,

[Nama Anda]

[Jabatan Anda]

[Nama Perusahaan Anda]

[Alamat Perusahaan Anda]

[Telp/Email Perusahaan Anda]

Dengan mengikuti panduan dan contoh surat penawaran di atas, Anda dapat menyusun surat penawaran yang efektif untuk menarik perhatian calon pelanggan atau mitra bisnis.

Baca juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Penawaran Produk yang Baik dan Benar