Cara Membuat Surat Resmi dan Strukturnya

Ilustrasi Cara Membuat Surat. Foto: Unsplash/Nick Fewings

Bagaimana sih, cara menuliskan surat resmi yang baik dan benar? Tips dan Trik kali ini akan membagikan informasi mengenai cara membuat surat resmi dan strukturnya.

Dikutip dari buku Prosiding UNISMA, Hasan Zayadi dkk, (2022:406), menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan bahasa baku dan efektif.

Cara Membuat Surat Resmi

Ilustrasi Cara Membuat Surat. Foto: Unsplash/Scott Graham

Inilah cara membuat surat resmi dan strukturnya, yang dikutip dari buku yang berjudul Target 99% Juara Kelas Plus SD Kelas 4, 5, & 6, Sigit Ari Wibowo, SPd., Tim Tentor Nasional, (2015:64-65).

1. Kop atau Kepala Surat

Setiap surat resmi harus ada kop atau kepala surat. Adapun struktur dari kop surat sendiri harus mengandung beberapa hal, seperi logo atau lambang lembaga atau instansi (jika ada), nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, faximile atau email.

2. Nomor surat

Contoh: 25/SDIAH/XII/2015

Cara menyusun nomor surat:

1. Tuliskan angka yang merupakan nomor surat. Pada contoh, tertera no 25 yang berarti surat tersebut merupakan surat ke-25 yang dikeluarkan oleh lembaga yang bersangkutan.

2. Beri tanda pisah berupa garis miring.

3. Tuliskan nama lembaga yang mengeluarkan surat tersebut (ditulis dengan singkatan). pada contoh terlihat singkatan SDIAH yang berarti surat tersebut dibuat oleh Sekolah Dasar Islam Al-Hikmah.

4. Beri tanda pisah berupa garis miring.

5. Selanjutnya, tulislah bulan dibuatnya surat tersebut dengan menggunakan angka romawi. pada contoh dituliskan angka romawi XII yang menyatakan bahwa surat tersebut dibuat pada bulan ke-12 yakni bulan Desember.

6. Beri tanda pisah berupa garis miring.

7. Terakhir, tulislah tahun dibuatnya surat tersebut.

3. Lampiran

Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung untuk menguatkan dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan yang detail, dan lainnya.

4. Hal/Perihal

Hal/perihal merupakan perkara, urusan, peristiwa, dan tentang hal.

Contoh:

Hal: Permohonan tenaga kerja.

5. Tanggal Surat

Tanggal surat dituliskan untuk menjelaskan kapan surat tersebut dibuat.

Contoh: Surabaya, 10 April, 2023.

6. Alamat Tujuan Surat

Contoh:

Yth. Wali Kelas VII B

SMPN 72

Surabaya

7. Salam Pembuka

Tujuan salam pembuka yaitu, untuk membuka pembicaraan di dalam surat tersebut.

Contoh: Dengan hormat,

8. Batang Tubuh Surat

Batang tubuh surat, terdiri atas:

• pembukaan

• isi

Khusus surat undangan, dalam isi surat terdapat pelaksanaankegiatan yang hendaknya ditulis dengan cara berikut.

Hari, tanggal : Senin, 21 Februari 2015

Pukul : 08.00

Tempat : Aula SDI Al-Hakim

• Penutup

Bagian penutup merupakan bagian dalam surat resmi. Cara menulis penutup surat resmi:

Demikian surat permohonan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/lbu, kami ucapkan terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup berisi beberapa kata pada umumnya yang sering digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi.

10. Tanda Tangan, Nama Terang Pembuat Surat, dan Nip

Di dalam surat resmi harus ada tanda tangan, nama terang pembuat surat, dan NIP jika ada, untuk menguatkan dokumen surat tersebut.

11. Tembusan

Tembusan merupakan bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak lain yang juga menerima surat itu, selain penerima surat.

Contoh:

Tembusan:

1. Yth. Direktur Pemilihan Badan

2. Yth. Kepala Bagian Pengiriman

3. Yth. Diah Sari Ningrum, S.Pd.

Baca juga: Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Sekolah

Cara membuat surat resmi dan strukturnya. Semoga informasi dari Tips dan Trik di atas, bisa membantu dan memudahkan kamu untuk membuat surat resmi! (Diah)