Cara Membuat Surat Undangan Resmi dan Strukturnya

Ilustrasi Cara Membuat Surat Undangan Resmi, Foto: Pexels/John-Mark Smith

Meskipun berbagai aplikasi perpesanan instan telah banyak digunakan, komunikasi melalui surat masih relevan hingga saat ini. Oleh karena itu, penting untuk memahami dan memperhatikan cara membuat surat undangan resmi dan strukturnya.

Dalam konteks organisasi atau lembaga yang berbeda, surat memegang peranan penting dalam menyampaikan informasi resmi. Surat sering dikirimkan oleh atasan kepada bawahan, guru kepada siswa, organisasi kepada individu dan banyak situasi lainnya.

Cara Membuat Surat Undangan Resmi

Ilustrasi Cara Membuat Surat Undangan Resmi, Foto: Pexels/cottonbro studio

Mengutip buku Mail Merge : Solusi Praktis Surat-syarat Bisnis, Redaksi A. Fauzi(2007:15). Berikut adalah cara membuat surat undangan resmi dan strukturnya:

1. Gunakan kop surat jika dikeluarkan oleh organisasi

Kop surat adalah bagian penting dari surat resmi yang mencantumkan logo, nama, dan alamat organisasi. Penggunaan kop surat menunjukkan identitas dan validitas pesan yang dikeluarkan oleh organisasi.

2. Berisi nomor pesan, lampiran dan subjek

Nomor surat berfungsi sebagai referensi untuk mengidentifikasi huruf. Lampiran adalah informasi tambahan yang terdapat dalam pesan, seperti dokumen terkait atau detail tambahan. Subject adalah pokok bahasan atau tujuan utama surat.

3. Gunakan salam umum dan kalimat penutup

Salam dan penutup sering digunakan dalam surat formal untuk menciptakan kerangka formal dan sopan. Misalnya, Yang terhormat atau "Salam sukses", sedangkan harapan terakhir bisa berupa "Hormat kami" atau "Terima kasih".

4. Menggunakan rentang bahasa resmi

Surat formal menggunakan bahasa yang lebih formal, sederhana, dan memiliki tata bahasa yang tepat. Hindari penggunaan istilah informal atau slang dalam surat formal.

5. Masukkan stempel resmi atau stempel instansi

Stempel dari organisasi resmi merupakan tanda otentik bahwa surat tersebut berasal dari organisasi yang sah. Stempel juga dapat mencakup informasi seperti alamat atau logo organisasi.

Struktur Surat Resmi

Ilustrasi Cara Membuat Surat Undangan Resmi, Foto:pexels/Castorly Stock

1. Kepala atau Kop Surat

Bagian ini berisi logo atau nama organisasi, alamat, nomor telepon, alamat email, dan kemungkinan informasi lain yang relevan tentang pengirim pesan. Header memberikan identitas resmi pengirim.

2. Nomor dan tanggal penulisan

Ini adalah nomor unik yang diberikan pada surat sebagai referensi dan tanggal pembuatan surat. Nomor surat digunakan untuk melacak dan mengidentifikasi surat, sedangkan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu ditulis.

3. Lampiran

Jika pesan memiliki lampiran seperti dokumen tambahan atau informasi penting lainnya yang perlu disertakan dengan pesan, bagian ini mengacu pada daftar lampiran yang menyertakan isi dokumen.

4. Hal/Perihal

Ini adalah judul atau ringkasan singkat dari isi surat tersebut. Subjek/subjek menguraikan apa yang akan dibahas dalam surat dan membantu penerima memahami tujuan surat tersebut.

5. Alamat Tujuan

Bagian ini mencantumkan alamat lengkap penerima surat. Alamat tujuan harus ditulis dengan lengkap dan benar agar pesan dapat diterima dengan benar.

6. Kalimat pembuka atau sapaan

Ini adalah bagian di mana surat itu dimulai dengan salam kepada penerima. Contoh sapaan umum adalah (Yang terhormat) atau "Salam sukses".

7. Isi pesan

Bagian ini merupakan inti surat yang berisi informasi, ajakan, permintaan atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi surat harus jelas, teratur, dan ringkas.

8. Penutup kalimat atau sapaan

Ini adalah bagian di mana surat diakhiri dengan salam penutup, seperti "Hormat kami" atau "Terima kasih". Keinginan akhir menunjukkan kesopanan dan rasa hormat kepada penerima.

9. Tanda Tangan Pengirim

Bagian ini berisi tanda tangan fisik pengirim yang menunjukkan validitas dan persetujuan isi pesan. Dalam bentuk tercetak, tanda tangan biasanya diikuti dengan nama pengirim.

Dengan memahami cara membuat surat undangan resmi ini, penulis dapat membuat surat resmi yang efektif dan profesional. Ingatlah untuk mempertahankan informasi yang akurat dan lengkap dalam surat.(ibe)

Baca juga: Cara Buat Surat Kuasa dan Jenisnya