Cara Mengirim Email yang Benar dan Profesional

Ilustrasi : Cara Mengirim Email yang Benar/Unplash/By : Stephen Philips

Email merupakan salah satu media komunikasi yang sangat populer dalam era digital ini. Ketahui cara mengirim email yang benar dan sopan supaya terlihat profesional dan tidak terkesan asal-asalan.

Dikutip dari www.digitalmediahub.us, email yang dikirim secara profesional dapat menunjukkan kompetensi individu. Oleh karena itu, penting untuk mempelajari tata krama mengirim email yang benar dan profesiontal untuk memberikan kesan yang baik pada penerima.

Cara Mengirim Email yang Benar

Ilustrasi : Cara Mengirim Email yang Benar/Unplash/By : Austin Distel

Apabila hendak mengirim email resmi, sebaiknya pahami dulu etika dan aturannya. Berikut adalah cara mengirim email yang benar dan profesional.

1. Judul yang Jelas

Judul merupakan bagian terpenting dari email. Judul yang jelas dan singkat akan membantu penerimanya untuk memperkirakan tema atau isi pesan yang akan dibahas.

Hindari penggunaan kata-kata yang berlebihan atau ambigu, seperti "Penting!", "Urgent!", atau "Perlu perhatian Anda!". Kalimat tersebut lebih pantas digunakan dalam surat kabar atau iklan.

2. Salam Pembuka yang Sopan

Salam pembuka merupakan bagian pertama pada isi email. Gunakan salam yang sopan seperti "Halo", atau "Salam sejahtera", dan sampaikan nama penerima email jika tidak begitu akrab atau belum pernah bertemu dengan penerimanya.

3. Inti Pesan yang Jelas dan Padat

Inti pesan merupakan bagian terpenting dari isi email. Pastikan menuliskan inti pesan dengan jelas dan padat serta poin per poin agar mudah dipahami oleh penerima email. Hindari penggunaan bahasa informal seperti "gua", "lu" dan "ega" yang akan menurunkan citra sebagai pengirim email.

4. Kutipan dari Sumber yang Valid

Jika mengutip informasi penting dari sumber lain yang tepercaya, sebaiknya sertakan juga sumber tersebut. Menyertakan sumber seperti kutipan dari buku atau web resmi akan menambah kredibilitas dalam email.

5. Prioritas Email

Jika akan mengirim email dalam jumlah besar, maka harus mempertimbangkan untuk memberi prioritas pada setiap email yang dikirim. Yang paling penting harus dikerjakan terlebih dahulu sebelum yang lebih penting, seperti membalas email dari pelanggan, atau urusan bisnis krusial.

6. Tutup dengan Sopan

Tutup email dengan cara yang sopan seperti "Terima kasih", "Salam hangat", atau "Salam sukses" . Hal ini akan menambah kesan profesional pada email yang dikirim. Perhatikan kesalahan ketik dan ejaan sebelum mengirimkan email tersebut.

Itulah cara mengirim email yang benar dan profesional. Ingatlah untuk selalu mengecek ulang email sebelum dikirim dan gunakan bahasa yang sopan serta sesuai dengan konteks.

Baca juga : Cara Mencari Email yang Hilang lewat HP dan Laptop