Cara Menulis Email yang Benar dan Fiturnya untuk Berbagai Keperluan

Sangat penting untuk mengetahui cara menulis email yang benar dan fiturnya untuk berbagai keperluan.Pasalnya, email merupakan salah satu alat komunikasi dengan orang lain secara personal.

Dikutip dari buku Cara Mudah Mengelola Email untuk Pemula, Happy Chandraleka, 2007, email merupakan surat yang disampaikan melalui perangkat elektronik yang dinamakan komputer.

Cara Menulis Email yang Benar

ilustrasi Cara Menulis Email yang Benar dan Fiturnya untuk Berbagai Keperluan. Unsplash/Brett Jordan.

Berikut ini beberapa tip untuk cara menulis email yang benar dan fiturnya untuk berbagai keperluan.

1. Membuat Alamat Email

Untuk bisa mengirim email, perlu memiliki akun email yang aktif. Salah satu penyedia layanan ini adalah Google dengan Gmail. Selain itu, koneksi yang stabil juga dibutuhkan dalam cara mengirim email dari komputer.

Buka browser dan masuk ke https://mail.google.com/. Login dengan akun Gmail.

2. Klik "Compose" atau "New."

Sebelum menulis email, harus membuka kotak pesan baru yang kosong untuk ditulisi.

Cara membuka kotak pesannya berbeda-beda, tergantung layanan yang digunakan. Namun biasanya ada tombol di dekat bagian atas laman dengan label seperti “Compose,” “New,” atau “New Message.”

3. Menulis Alamat Email Penerima

Tuliskan alamat email penerima utama di kolom "To:". Penerima utama biasanya adalah orang yang menjadi tujuan utama pesan, atau yang disebut pada badan email.
Ketik alamat email lain di kolom "CC:". Kolom ini adalah kolom "tembusan".
Penerima biasanya dimasukkan ke kolom tembusan jika email tersebut tidak secara khusus ditujukan pada sang penerima tembusan, namun memiliki hal yang harus diketahui olehnya.
Gunakan kolom "BCC:" untuk menyembunyikan alamat email tembusan. Kolom ini adalah kolom blind copy. Jika tidak ingin penerima email melihat kepada siapa saja sebuah email ditujukan, ketiklah alamat penerima pada kolom "blind copy" ini.

4. Tulislah Judul yang Informatif

Setiap layanan email memungkinkan untuk menulis judul/subjek email pada kotak “Subject”.

Judul email harus singkat, namun memberi bayangan tentang isi email pada penerima.
Jika email tidak resmi pada teman mungkin berjudul "Apa kabar?"
Jika mengirim email soal tugas, maka subjeknya bisa "Tugas Matematika."
Pesan tanpa judul akan muncul pada kotak masuk penerima dengan label “(no subject).”

5. Menulis Isi Email

Perlu diketahui, isi email harus ditulis pada kotak teks besar di bawah kotak isian judul. Karena email ditujukan untuk komunikasi cepat, jadi harus dipastikan bahwa email tidak terlalu panjang.

6. Kirim Email

Setelah selesai menulis email, bacalah kembali untuk memastikan bahwa tidak melakukan kesalahan tata bahasa atau ejaan, dan pesannya mengangkat topik yang ingin dibahas.

Jika email sudah siap dikirim, klik "Send" pada kotak pesan untuk mengirimkannya pada penerima.

Dengan mengikuti cara menulis email yang benar di atas, tidak hanya bagus untuk pekerjaan, tetapi juga bermanfaat untuk personal branding.