Mengenal Metode PARA: Cara Praktis Mengelola Banjir Informasi Digital

Ilustrasi seorang profesional mengorganisasikan pikidan dan aset digitalnya ke dalam sebuah sistem Second Brain | Sumber: olah digital menggunakan Gemini AI

Sebagai orang yang gandrung akan productivity hacks dan manajemen diri, saya sering berselancar untuk mencari sistem pengorganisasian (organizing system) yang efektif. Saya merasa perlu mencari sistem yang bisa membuat pikiran yang sudah penuh dengan beragam informasi dan distraksi ini dapat "beristirahat" dengan tenang, tentunya tanpa mengurangi produktivitas.

Setelah mencari ke sana kemari dan mencoba beberapa teknik, saya kemudian bertemu dengan sistem bernama PARA. Saya diberitahu oleh seorang teman yang sudah mulai menerapkannya. Setelah sebulan terakhir mencoba dan menyesuaikan diri, saya pun menyatakan bahwa sistem ini sangat cocok untuk saya. Dan, barangkali untuk Anda juga, kan?

Mengenal Sistem PARA dari Tiago Forte

Sistem PARA adalah akronim dari empat kategori besar untuk segala "hal" yang kita hadapi, yaitu Projects, Areas, Resources, dan Archives.

Sistem ini pertama kali diformulasikan oleh pakar produktivitas, Tiago Forte, sekitar tahun 2017. Sistem tersebut merupakan kristalisasi dari pengalamannya selama bertahun-tahun menjadi konsultan dan coach profesional. Forte yakin bahwa sistem PARA dapat menampung hampir semua kebutuhan pengorganisasian, baik profesional maupun pribadi, di dunia digital yang banjir informasi seperti saat ini.

Saya sendiri telah mencoba dan membuktikan klaim tersebut. Sistem PARA ini efektif sekaligus agile untuk diterapkan pada beragam kebutuhan dan latar belakang pengguna.

Mari kita bedah satu per satu.

1. Projects

Seperti namanya, Projects adalah sebuah pekerjaan yang harus kita selesaikan dan memiliki tenggat waktu (deadline). Ini bisa terdiri dari satu pekerjaan atau beberapa sub-pekerjaan. Contoh Projects adalah: menulis artikel, menyelesaikan buku, membuat produk digital, atau mengadakan acara peluncuran produk. Adanya tenggat waktu inilah yang membedakannya dengan Areas.

2. Areas of Responsibility

Areas adalah sebuah aspek kehidupan yang kita anggap penting dan menjadi "payung" dari berbagai proyek yang kita miliki. Contoh Areas seperti: Kesehatan, Keuangan, Karier, Spiritualitas, atau Keluarga. Berbeda dengan Projects, Areas tidak memiliki deadline.

Saya pribadi menggunakan tujuh area prioritas yang saya rumuskan dari buku Living Forward karya Michael Hyatt: Spiritualitas, Kesehatan, Keluarga, Keuangan, Intelektual, Bisnis, dan Sosial. Ini juga bisa menjadi saringan ampuh untuk menerima atau menolak sebuah project baru. Jika ada tawaran yang tidak masuk ke dalam area prioritas saya, saya bisa menolaknya dengan lebih mudah.

3. Resources

Resources adalah segala hal yang membantu kita menyelesaikan Projects ataupun meningkatkan kualitas Areas kita. Ini bisa berupa buku, tautan situs web, video, notula rapat, catatan belajar, hingga dokumen pendukung.

Saya mendesain pilar Resources ini sebagai second brain saya. Segala ide, materi menarik, atau inspirasi yang saya temukan akan saya masukkan ke sini. Ini sejalan dengan konsep brain dump, yaitu memindahkan hal-hal yang perlu diingat dari kepala kita ke tempat penyimpanan eksternal yang mudah diakses. Janji yang masih lama atau bookmark situs web yang menarik namun belum akan segera dipakai, bisa kita "lempar" ke dalam Resources.

4. Archives

Archives adalah wadah untuk segala sesuatu yang tidak lagi masuk ke dalam tiga kategori di atas. Contohnya seperti project yang telah selesai, area yang sudah tidak relevan, atau resource yang sudah tidak terlalu kita butuhkan. Meskipun "tampak" tak penting-penting amat, kategori ini perlu ada untuk mengantisipasi jika sewaktu-waktu kita perlu meninjau kembali sebuah dokumen lama.

Menyatukan Semuanya

Keempat "kantong" ini pada prinsipnya saling terhubung. Tujuannya adalah menata apa yang ada di otak kita, tugas yang kita emban, dan bahan-bahan yang kita miliki agar mudah dipanggil kembali saat dibutuhkan.

Teknik ini semakin mudah diterapkan dengan adanya tools digital seperti Google Docs, Evernote, atau favorit saya, Notion. Dengan Notion, saya bisa membuat keterhubungan dinamis antara Projects, Areas, Resources, dan Archives dan membukanya dari perangkat mana pun.

Di era banjir informasi dan tugas ini, sistem pengorganisasian diri menjadi sangat mendesak. Aktivitas berselancar kita di internet bisa menjadi Resources untuk menambah kualitas pekerjaan dan karya kita. Jika kita menemukan hal menarik yang belum tahu mau diapakan, kita bisa simpan di Archives.

Menarik bukan? Jangan tunda untuk mencobanya!