Memahami Apa Itu Arsitek Sistem dalam Lingkup Pekerjaan

ilustrasi. pixabay.com

Saya mendapatkan materi ini dari saudara saya bernama Rene Raijmakers, asli orang Belanda sekaligus pemilik dan managing director perusahaan bernama High Tech Institute, berkantor di Eindhoven, Belanda. Awalnya sekadar menyapa karena sudah lama tidak komunikasi, namun entah kenapa akhirnya saya dikirimi artikel ini. Saya diminta untuk membaca materi ini. Sekilas cukup berat artikelnya karena mengira ini urusan teknologi tinggi yang notabene bukan bidang pekerjaan saya. Namun penjelasan dia kepada saya mengatakan bahwa kalau kamu seorang insinyur, maka bacaan ini cocok buat kamu. Ini materi bukan soal bahasan teknis teknologi tinggi, tetapi lebih pada bagaimana seorang insinyur mampu memahami pola pikir bekerja dalam sebuah sistem dan bagaimana merancang sistem tersebut. Oh, I see!

Materi ini diberikan kepada saya melalui tautan yang dikirim ke aplikasi pesan ke handphone saya. Setelah sedikit paham, selanjutnya saya ingin membagikannya kepada pembaca melalui tulisan ini.

Pelatihan tentang arsitektur sistem

Tulisan ini adalah cuplikan apa yang disampaikan trainer di High Tech Institute bernama Ger Schoeber. Ger Schoeber memberikan salah satu kursus pelatihan paling populer di High Tech Institute yang berlokasi di Kota Eindhoven, Belanda tentang arsitektur sistem. Dia melakukannya sebagai tambahan pada pekerjaan penuh waktunya sebagai manajer inovasi dan teknologi di Hotraco in Horst. Kali ini Schoeber biacara tentang peran, kegunaan dan kesalahan paling besar dilakukan oleh arsitek sistem. Schoeber memiliki pengalaman luas dalam pengembangan sistem di Otomasi Teknologi Tinggi dan Ordina (High Tech Automation and Ordina) dan tidak pernah bekerja sebagai wiraswasta sejak lama.

Ger Schoeber pernah menghadiri pertemuan Kelompok Studi Arsitektur Sistem Gerrit Muller tahun 2002. Muller telah menyiapkan kursus pelatihan baru berdasarkan pengalamannya di ASML dan Philips: Sysarch, kependekan dari 'Arsitek Sistem'. Kursus lima hari ini telah berjalan selama beberapa tahun dan sekarang sangat popular.

Gerrit Muller menerima gelar PhD dalam arsitektur sistem selama tahun-tahun itu, sebuah mata pelajaran yang tidak dianggap serius di dunia akademik. Temuannya sering diterjemahkan ke dalam mata pelajaran untuk pelatihan. Setelah promosi Muller pada tahun 2004, Schoeber mengambil alih metodenya CAFCR (Customer Objectives, Application, Functional, Conceptual, Realization, pronounced as: kafkar) atau Tujuan Pelanggan, Aplikasi, Fungsional, Konseptual, dan Realisasi. Kerangka kerja ini tumbuh menjadi inti dari pelatihan arsitek sistem pada tahun-tahun berikutnya.

"Saya sendiri menerapkan metode CAFCR sebagai arsitek sistem untuk pertama kalinya dalam praktik pada tahun 2005. Itu memberi saya banyak wawasan, nilai, dan pengalaman," kata Schoeber.

“Dalam beberapa tahun terakhir saya dapat menerapkan teori Sysarch dalam praktik. Ini telah memberi banyak nilai pada proyek saya sendiri dan memberikan pengalaman langsung dengan penerapan materi, sesuatu yang saya dapat gunakan sekali lagi sebagai contoh dalam kursus pelatihan. "

Bekerja sama dengan Incose-NL (Dewan Internasional tentang Sistem Rekayasa) dan majalah teknologi tinggi Bits & Chips dan Mechatronica & Machinebouw, High Tech Institute baru-baru ini menyelenggarakan konferensi Arsitek Sistem Belanda. Schoeber adalah Ketua.

Berpikir seperti pebisnis

Arsitek sistem bertanggung jawab atas realisasi teknis suatu produk atau subsistem. Arsitek sistem selalu memiliki pengalaman pengembangan bertahun-tahun. Latar belakang dan pengalaman teknis yang banyak sangat diperlukan. Tetapi arsitek sistem harus memiliki keterampilan sosial untuk memenuhi peran mereka, karena mereka berhubungan dengan semua pemangku kepentingan. Tidak hanya dengan orang-orang di tim pengembangan dan suplier, tetapi juga dengan tim manajemen, investor, pelanggan, dan pengguna.

“Arsitek sistem musti proaktif dan harus memimpin dalam pengembangan teknis. Mereka termotivasi oleh definisi, ingin menjadi yang terdepan. Mereka juga harus punya aura keyakinan dan kepercayaan di dalam dirinya”

Hal ini memiliki konsekuensi mengenai cara arsitek sistem bekerja dalam suatu organisasi. Mereka harus kuat dan percaya diri dan berani mengatakan tidak. “Jika mereka tidak memiliki kepercayaan yang cukup dalam menyelesaikan suatu proyek hingga berhasil, mereka seharusnya tidak menerima penugasan tersebut. Atau harusnya mereka harus segera mengatakan: Saya tidak akan melakukan ini! Karena jika arsitek sistem tidak percaya diri, orang-orang di tim mereka segera yang mengambil tindakan. Mereka seolah pingin ambil peran dan melakukan tindakan tanpa perlu diungkapkan.”

Menilai apakah suatu proyek dapat berhasil atau tidak, apakah sesuatu secara teknis layak dan dapat mengarah pada keberhasilan (secara komersial) atau tidak, merupakan bagian dari tugas seorang arsitek sistem. Tantangannya sering terletak pada yang terakhir. Secara teknis, sesuatu bisa menjadi pekerjaan yang menyenangkan, tetapi apakah itu juga memiliki nilai bagi pelanggan dan bisnis?

Arsitek sistem perlu berpikir lebih dari sekadar aspek teknis yang fantastis. Namun juga harus tepat untuk pelayanan kepada pelanggan. Hal ini berarti bahwa mereka harus dapat berpikir dari sudut pandang pelanggan. Memiliki empati!

Selain memiliki empati, arsitek sistem tidak boleh mengabaikan nilai proyek untuk bisnis. “Anda dapat membuat sesuatu yang fantastis dan membuat pelanggan sangat senang dengan menawarkannya secara gratis, tetapi kemudian tidak memiliki nilai bisnis. Hal ini menjadi percuma. Jadi berpikir seperti bisnis juga penting bagi arsitek sistem”

"Wanita mungkin lebih cocok untuk peran sebagai arsitek sistem daripada pria."

Apa kesalahan terbesar bagi arsitek sistem?

Bahwa mereka tidak cukup membela tim mereka dan berkata: “Saya yakin ini akan berhasil!” Karena jika kita tidak memiliki perasaan itu sendiri, maka itu tidak akan berhasil. Tantangan yang lebih besar adalah berpikir dari sudut pandang pelanggan. Kita tidak hanya harus membuat apa yang diminta pelanggan, tetapi untuk membuat apa yang dibutuhkan pelanggan.

Cobalah untuk berdiri di sisi lain. Ubah tempat. Apa hasil akhir yang ingin Anda miliki sebagai pelanggan? Anda butuh bantuan apa? Jika Anda perlu membuat subsistem yang akan diintegrasikan ke dalam keseluruhan yang lebih besar, bayangkan diri Anda sebagai pihak yang perlu mengintegrasikan bagian itu. Lalu apa yang perlu Anda bantu? Adakah sesuatu tambahan yang membuat integrasi atau verifikasi lebih mudah? Jika Anda mulai berpikir dari posisi itu, Anda menemukan bahwa Anda harus melakukan lebih dari sekadar melakukan apa yang ada dalam persyaratan.

Mengapa menempatkan diri Anda pada posisi orang lain begitu sulit, padahal kedengarannya mudah?

"Itu hal yang paling sulit. Tidak semua orang memiliki kemampuan empatik yang cukup. Empati bahkan mungkin lebih sulit bagi pria. Wanita dapat mengalami emosi lebih baik dan menempatkan diri pada posisi orang lain. Untuk itu Anda juga harus berani menjadi rentan. Pria lebih macho: lihat apa yang saya buat! Alangkah baiknya jika lebih banyak wanita berperan sebagai arsitek sistem.

Jadi bukan apa-apa bagi teknisi mumpuni yang ingin menjadi sangat baik secara teknis?

“Tidak, teknisi seharusnya tidak ingin menjadi arsitek sistem. Mereka harus, di atas segalanya, terus melakukan apa yang mereka sukai: menjadi aktif dengan teknik mereka dan menjadi spesialis dalam hal itu.

Teknisi bisa sangat pandai memikirkan solusi, tetapi untuk membuat produk yang sukses secara komersial, Anda juga harus bertanya apa masalahnya? Itu berarti Anda harus dapat bertanya: mengapa Anda benar-benar menginginkannya? Dengan ini Anda masuk lebih dalam ke bagian apa yang dibutuhkan secara nyata. Karena seorang pelanggan, juga salah satu pemangku kepentingan, sering memikirkan solusi, bukannya mencoba menjelaskan apa masalahnya.

Apakah itu jebakan pelanggan?

Pelanggan sendiri sering membuat arahan solusi. Sangat menggoda bagi arsitek sistem untuk mengikuti langkah mereka: “Oh ya, kita harus melakukan itu!”

Sebaliknya, Anda harus menangkal itu dan berkata: “Mengapa Anda menginginkannya dan mengapa Anda ingin menyelesaikannya dengan cara itu?” Di sinilah model CAFCR yang dirancang oleh Gerrit Muller membantu.

Menempatkan diri Anda pada pelanggan tampaknya wajar, tetapi itu adalah hal yang paling sulit dari semuanya, kata Ger Schoeber.

Apa yang dimaksud CAFCR?

Seperti dijelaskan dibagian sebelumnya, CAFCR merupakan singkatan dari CAFCR (Customer Objectives, Application, Functional, Conceptual, Realization. Ini semua tentang pindah ke posisi pelanggan. Dalam melakukannya, Anda melihat arsitektur sistem dari lima sudut pandang berdasarkan jumlah huruf di CAFCR tersebut. Hanya dua yang membahas tentang teknologi, tentang solusinya. Misalnya, C dari 'tampilan konseptual' mengatakan: “Saya ingin berkomunikasi secara nirkabel”. Itu lebih umum daripada R 'realisasi tampilan', yaitu tentang teknologi yang diperlukan untuk mencapai solusi, misalnya bluetooth, wifi atau zigbee.

Tiga lainnya tentang perspektif pelanggan. Di situlah letak nilai terbesar kerangka CAFCR. F dari pandangan fungsional adalah tentang spesifikasi, persyaratan: “Apa yang pelanggan harapkan dari produk atau apa yang diharapkan para pemangku kepentingan dalam hal fungsionalitas, kualitas dan kinerja?” A dari 'tampilan aplikasi' mengharuskan Anda melihat konteks yang lebih luas. Di lingkungan mana subsistem atau sistem datang? Bagaimana ini diterapkan? Jika Anda memiliki ide bagus tentang itu, maka Anda juga mengerti apa yang berguna atau tidak. Itu memungkinkan Anda untuk meningkatkan persyaratan. ‘

CAFCR memaksa untuk melihat tidak hanya pada teknologinya, tetapi juga pada spesifikasi dan alasan dari persyaratan. Ini memungkinkan untuk menghasilkan solusi yang membantu pelanggan lebih banyak lagi.

'C tujuan pelanggan yang pertama' adalah semua tentang pelanggan: “Apa sebenarnya bisnis mereka?” Bagaimana mereka menghasilkan uang? Bagaimana lingkungan hidup pelanggan atau kolega yang akan menginstal subsistem? Jika Anda memahami itu lebih baik, Anda akan melihat lebih baik apa yang mereka butuhkan untuk melakukan bisnis yang lebih baik. CAFCR memaksa untuk melihat tidak hanya pada teknologi, tetapi juga pada spesifikasi dan alasan dari persyaratan. Ini memungkinkan untuk menghasilkan solusi yang membantu pelanggan lebih banyak lagi.

Sebagai contoh, Schoeber merujuk pada Gerrit Muller, yang mengalami pengembangan generasi baru peralatan radiologi di Philips Medical pada akhir tahun sembilan puluhan. Saat itu dunia medis berada di tengah transisi dari analog ke digital. Di Philips mereka telah merancang sistem yang indah yang dapat digunakan oleh ahli radiologi dan spesialis lainnya untuk menilai semuanya pada layar resolusi tinggi. Teknisi Philips hanya menemukan pada tahap akhir bahwa ini tidak sesuai dengan praktik. Ahli radiologi menggantung foto dalam kotak cahaya dan jika ada waktu di antara keduanya, mereka mengambil dictaphone mereka dan sambil berjalan mereka mendiskusikan diagnosis dan perawatan.

Muller menunjukkan bahwa berjalan dengan seorang ahli radiologi berguna untuk melihat bagaimana mereka menghabiskan hari mereka. Fungsi cetak itu tidak dalam desain aslinya, namun ditambahkan kemudian. Pelajarannya adalah Anda harus berempati dengan pengalaman pelanggan pada tahap awal.

Karena itu Schoeber menyarankan arsitek sistem untuk menghabiskan satu hari dengan pelanggan untuk menemukan apa yang sebenarnya mereka butuhkan. Mereka seolah seperti parasut bagi teknisi mereka ke lingkungan pelanggan untuk mengalami bagaimana mereka bekerja dengan mesin fotokopi dan printer. Mereka membawa pengetahuan itu kembali ke organisasi. "

Schoeber: “Saya juga memaksa diri saya berada di rumah ayam atau babi secara teratur atau bekerja dengan tukang yang bekerja di rumah. Ini memberi saya banyak ide tentang penyesuaian praktis atau metode kerja yang lebih baik. Pada tahun sembilan puluhan, selama proyek untuk sistem pemantauan pasien, saya pernah mengenakan jaket hijau dengan topi hijau dan saya duduk di empat operasi di rumah sakit. Saya melihat apa yang dilakukan ahli anestesi dengan monitor pasien di lingkungan di mana melihat darah dan dia stres. Baru kemudian saya melihat apa yang benar-benar diperlukan dalam operasi dan fungsionalitas yang diperlukan. Saya tidak bisa memikirkan hal itu di belakang meja. Anda memahami prioritas hanya ketika Anda pergi dengan pelanggan dan menghabiskan satu hari dengan mereka."

Apakah manajer produk juga harus tahu itu?

“Ya, mereka harus tahu itu. Arsitek sistem mendengar dari manajer produk apa yang dibutuhkan dan harus menerjemahkannya ke dalam spesifikasi yang kemudian dapat dilakukan oleh tim teknik multidisiplin di bawah manajemen mereka. Tetapi jika seorang arsitek hanya mendengarnya dan tidak pernah mengalaminya, maka mereka kehilangan emosi itu. Terlebih lagi, manajer produk sering berada di luar perusahaan, bukan di dalam perusahaan. Jadi arsitek sistem harus pergi ke pelanggan sesekali. "

Bukankah ini buang-buang waktu?

“Waktu segera kembali normal. Saya pernah memiliki kesempatan untuk mengawasi seorang arsitek di Vanderlande. Dia mulai melihat commissioning sistem penanganan bagasi. Apa yang disebut insinyur commissioning bekerja di sana. Dia melihat bahwa tukang yang memasang tersebut telah menemukan solusi. Mereka gelisah di sudut-sudut, tetapi tidak mengenalinya sebagai masalah lagi karena mereka terbiasa”

"Oh, bisakah itu diubah?" Mereka bereaksi kagum ketika mereka mendengar dari arsitek bahwa dia dapat memasukkan fungsi dalam sistem yang akan menyelamatkan pekerjaan mereka. Anda dapat mengirim survei ke semua insinyur itu, tetapi Anda mungkin akan mendapatkan informasi yang lebih bermanfaat dengan menghabiskan satu hari bersama mereka.”

Ini juga merupakan keterampilan untuk mentransfer pengetahuan kepada tim. Ketika Schoeber bekerja di remote control kelas atas di Philips, ia menugaskan seorang anggota tim untuk mempelajari semua protokol inframerah. Teknisi itu dengan bangga kembali dengan hasilnya: prototipe miliknya, selain sinyal untuk perekam video dan TV, juga meniru inframerah tabung neon dan matahari. "Jadi kolega saya menganggap saya benar-benar, karena remote control harus menyaring sinyal inframerah dalam cahaya sekitar."

Bagaimana Anda belajar mentransfer pengetahuan dengan baik?

Tidak masalah menuliskan spesifikasi sebaik mungkin dan mengirimkannya ke tim teknik Anda. Anda harus terus menjelaskannya dan mengulanginya berulang kali. Otak manusia tidak berfungsi seperti memori komputer. Arsitek sistem tidak dapat bersembunyi di balik pernyataan seperti: "Tapi bukankah saya mengatakan itu?" Anda harus menjelaskan hal yang sama berulang-ulang, terus mengulanginya, jika tidak maka tidak akan tercatat/tertulis

Ini bukan hanya tentang rincian teknis, tetapi juga tentang strategi dan visi proyek. Apa tujuan yang ingin kita capai? Apa titik akhirnya? Itu harus jelas. Titik akhir adalah sesuatu yang berfungsi seperti yang ditentukan dan dapat diandalkan, tetapi ada juga tenggat waktu. Jika Anda ingin memperkenalkan produk di acara pasar bebas, maka itu adalah batas waktu yang ketat. Maka Anda kadang-kadang harus mengambil jalan pintas untuk menyelesaikannya.

Pada akhirnya, keseimbangan adalah kata ajaib yang hebat bagi arsitek, kata Schoeber. ‘Anda dapat memikirkan arsitektur terbaik, menerapkan teknologi terbaik, tetapi jika pengembangannya terlalu lama, Anda tidak memiliki sisi bisnis dan gaji tidak dapat dibayarkan. Arsitek sistem berada di tengah-tengah permainan itu. Insinyur mereka sendiri ingin membuat produk terbaik, tetapi tidak boleh berlapis emas. Pelanggan pada akhirnya harus mendapatkan nilai untuk uang yang mereka keluarkan. Arsitek juga harus memastikan bahwa ada bisnis yang langgeng. Pikirkan produksi, perawatan yang mudah dan generasi masa depan. Dengan mempertimbangkan semua kepentingan dan pemangku kepentingan tersebut, sesuatu harus dibuat.