Mengembangkan Rencana Pelatihan Agen Baru di Perusahaan Asuransi

Ketika perusahaan asuransi memulai merekrut agen baru, salah satu hal yang perlu dipertimbangkan adalah melatih agen baru tersebut. Meskipun sebelumnya tidak memiliki karyawan pada awalnya, masih butuh ada pengembangan kapasitas yang perlu dipertimbangkan bagi karyawan perusahaan itu sendiri.

Hal yang perlu dilakukan adalah menentukan tingkat pengalaman agen baru tersebut. Hal ini akan membantu mengetahui apa yang perlu mereka ketahui agar pekerjaan ke depan efisien. Selanjutnya, identifikasi materi pelatihan yang akan membantu agen baru tersebut dapat segera bekerja di dalam tim. Jangan lupa menetapkan ekspektasi perkembangan masa depan dan melakukan rencana pelatihan tahunan untuk melakukan tracking perkembangan dan tujuan pelatihan kepada setiap agen.

Ilustrasi pelatihan untuk peningkatan kapasitas agen baru di kelas

Seberapa Berpengalaman Agen Baru tersebut?

Pemula (newbies)

Agen baru mungkin belum memiliki lisensi dan tentu membutuhkan pelatihan tentang prinsip-prinsip dasar asuransi. Itu berarti pelatihan dasar tentang peraturan asuransi sesuai ketentuan di negara masing-masing. Dalam kontek di Indonesia, peraturan-peraturan yang ada di lembaga semacam Otoritas Jasa Keuangan (OJK) akan sangat membantu. Bahkan sebagian besar ada yang mewajibkan agen untuk menghadiri dan lulus kursus asuransi bersertifikat untuk setiap lisensi yang mereka butuhkan.

Dalam beberapa kasus, agen baru mungkin memerlukan beberapa kelas untuk sertifikasi di berbagai bidang asuransi. Silakan memberi agen baru mengenai prosedur standard perusahaan yang diuraikan dalam buku pegangan perusahaan asuransi. Siapkan proses yang terdokumentasi pada tanggal saat mulai bekerja.

Staf yang Berpengalaman (Experienced Staff)

Staf berlisensi mungkin memiliki pemahaman dasar yang baik tentang industri asuransi. Siapkan proses yang akan membantu mereka tetap mengetahui perubahan kebijakan dan peraturan.

Di beberapa negara maju mewajibkan kelas pendidikan berkelanjutan untuk memperbarui lisensi asuransi para agennya. Tunjukkan kepada mereka proses menyelesaikan pendidikan ini setiap tahunnya.

Pengembangan Berkelanjutan (Ongoing Development)

Setiap orang di agensi membutuhkan pengembangan berkelanjutan. Hal ini akan mencakup pelatihan tentang prosedur dan standar perusahaan seperti alur kerja, SOP, dan kebijakan-kebijakan baru perusahaan. Ada juga teknologi yang digunakan di agensi dan layanan pelanggan. Dan, jika seseorang ingin memperluas pengetahuannya di bidang baru, seperti pemasaran, itu juga perlu masuk ke dalam rencana pelatihan.

Apa yang Difokuskan pada Pelatihan?

Selain pelatihan terkait asuransi yang jelas, ada beberapa topik lain untuk dimasukkan ke dalam rencana pelatihan perusahaan.

Teknologi (Technology)

Bahkan karyawan baru yang berpengalaman mungkin memerlukan pelatihan tentang teknologi agen asuransi yang digunakan oleh perusahaan. Mereka mungkin pernah menggunakan penilai komparatif atau sistem manajemen agensi yang berbeda di masa lalu. Perusahaan akan membutuhkan mereka untuk mempelajari misal bagaimana biro iklan perusahaan menggunakan teknologi sehingga mereka memenuhi harapan.

Alur kerja (Workflows)

Melatih karyawan baru tentang alur kerja spesifik agensi perusahaan adalah bagian penting dalam memberikan layanan klien yang baik serta memiliki proses yang konsisten yang dapat diukur. Ini akan membantu karyawan baru perusahaan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana kinerja mereka akan diukur.

Apa saja Metode Pelatihan yang digunakan?

Bimbingan (Mentorship)

Salah satu pendekatan pelatihan yang paling berhasil adalah program bimbingan. Minta beberapa agen perusahaan yang lebih atau dianggap sukses untuk membimbing agen baru. Program bimbingan membantu karyawan (agen) baru belajar tentang spesifik agensi perusahaan dari rekan mereka. Hal ini akan memberi karyawan baru tersebut beberapa sumber daya untuk beberapa pertanyaan dan membantu mereka mempelajari praktik terbaik.

Meninjau Panggilan yang Direkam (Review Recorded Calls)

Saat melatih agen baru dengan sedikit pengalaman, kepercayaan diri bisa menjadi masalah. Salah satu cara untuk membangun kepercayaan diri adalah meminta mereka mendengarkan diri mereka sendiri pada rekaman panggilan mereka.

Meninjau diri mereka sendiri pada panggilan yang direkam dapat membantu agen baru dengan pendekatan klien mereka. Mereka dapat mengidentifikasi area kelemahan dan belajar mengubah cara mereka memposisikan diri. Ini akan membantu perusahaan menentukan apakah mereka membutuhkan lebih banyak pelatihan tentang persyaratan dan polis asuransi.

Saat meninjau panggilan dengan staf, dengarkan panggilan tersebut terlebih dahulu. Kemudian, tinjau bersama karyawan tersebut. Beri mereka saran tentang cara meningkatkan pengalaman pelanggan. Bantu mereka dengan proses asuransi yang mungkin belum sepenuhnya mereka pahami.

Kursus Pendidikan Berkelanjutan (Continuing Education Courses)

Sebagian besar departemen asuransi seharusnya mewajibkan agen untuk menyelesaikan kelas tambahan setiap tahun untuk mempertahankan lisensi mereka. Beberapa negara maju mungkin mengamanatkan kelas tertentu seperti etika, kebencanaan, kesalahan serta kelalaian, dan sebagainya. Perusahaan mungkin dapat memilih kursus lain dari daftar penyedia pendidikan yang disetujui.

Video

Video adalah salah satu sumber terbesar yang tersedia untuk melatih staf Perusahaan. Banyak operator, vendor, dan konsultan industri memiliki saluran video untuk membantu pendidikan agen. Ini adalah cara yang efisien untuk meninjau prosedur dan tugas sehari-hari yang diperlukan.

Pelatihan Operator (Carrier Training)

Beberapa operator telah membuat kelas untuk membantu melatih agen dan produsen. Sebelum mengirim karyawan perusahaan, tanyakan kepada perwakilan pemasaran operator lokal perusahaan. Mereka akan dapat memberikan wawasan tentang apakah menurut mereka kelas akan bermanfaat bagi staf perusahaan. Juga, verifikasi apakah ada dana koperasi untuk membantu pengeluaran apa pun yang terlibat.

Penunjukan (Designations)

Ada banyak sebutan asuransi dalam industri. Teliti sebutan yang menurut perusahaan akan menguntungkan staf perusahaan. Tetapkan harapan untuk karyawan perusahaan dan tetapkan ini sebagai tujuan pelatihan. Penunjukan dapat membuat tim perusahaan lebih percaya diri dan membantu mengurangi kesalahan. Selain itu, penunjukan ini dapat membantu mendapatkan kepercayaan klien pada agen dan agensi perusahaan.

Pelatihan Teknologi (Technology Training)

Jika Perusahaan memiliki penilai komparatif yang berkualitas atau sistem manajemen agensi, mereka memiliki pelatihan di platform mereka. Kemungkinan besar, materi pelatihan ini ada di situs web mereka. Jika tidak, hubungi perwakilan perusahaan, dan mereka akan memberi apa yang perusahaan butuhkan untuk melatih karyawan baru tersebut. Simpan dokumen ini untuk digunakan untuk perekrutan di masa depan.

Webinar

Ada banyak webinar pelatihan yang tersedia sebagai sumber daya gratis untuk mempelajari industri asuransi. Coba cari webinar online tentang topik yang ingin ditambahkan ke rencana pelatihan perusahaan. Perusahaan juga dapat meminta operator, vendor, dan agen lain untuk mengetahui apakah mereka memiliki webinar untuk direkomendasikan.

Konferensi (Conference)

Menghadiri konferensi sepertinya tidak memungkinkan sekarang di saat pandemi Covid-19. Namun, beberapa konferensi berjalan secara virtual. Tanyakan kepada asosiasi lokal, misal Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia (AAJI) untuk mengetahui apa rencana konferensi mereka dan apakah mereka menawarkan opsi pelatihan alternatif saat ini.

Rencana Pelatihan Agensi Perusahaan

Ada banyak kesempatan pelatihan yang tersedia untuk perusahaan asuransi. Kembangkan rencana pelatihan untuk agen baru dan agen yang sudah ada. Setiap rencana pelatihan agen asuransi harus menyertakan informasi tentang teknologi yang perusahaan gunakan serta proses dan prosedur perusahaan. Berikut daftar untuk perusahaan mulai:

Rencana pelatihan perusahaan akan membantu mengidentifikasi pendidikan apa yang dibutuhkan staf perusahaan. Hasilnya, tim perusahaan akan tahu pendidikan apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikannya.

Tinjau rencana pelatihan setidaknya satu kali setahun. Perusahaan pasti ingin melihat kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan dan apakah perusahaan perlu melakukan penyesuaian.

Salam,

Trimo Pamudji Al Djono (Komite Independent untuk Manajemen Risiko dan Audit di Bhinneka Life Indonesia)

Source: Becky Schroeder. Schroeder is the Chief Marketing Officer at ITC, which provides websites, marketing, rating and management software and services to the insurance industry