Ruang Kecil dan Warisan yang Besar
Tulisan dari TIFAN PERDANA tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Menghidupkan Kembali Sejarah Kota dari Sudut yang Nyaris Terlupakan
PerbesarSemua ini bermula dari sebuah surat keputusan yang saya tunggu tunggu setelah perjuangan seleksi CPNS, akhirnya saya lulus seleksi CPNS 2021 dengan formasi sebagai Fungsional Umum pengelola perpustakaan elektronik sebuah bidang yang sudah saya bayangkan jalannya jauh sebelum hari pertama saya bekerja. Namun sebagai CPNS yang masuk melalui jalur Fungsional Umum, penempatan saya rupanya tidak seperti apa yang saya rencanakan itu. Kepala dinas saat itu mengarahkan saya ke bidang yang berbeda, bidang kearsipan, dengan pertimbangan latar belakang pendidikan saya di bidang ilmu perpustakaan dan kearsipan serta saat itu kebutuhan tenaga di bidang kearsipan masih sangat sedikit.
Harus saya akuI, ada rasa kecewa yang jujur. Saya sudah membayangkan satu jalan, dan tiba-tiba jalan itu berbelok ke arah yang tidak saya rencanakan sesuatu yang mungkin hanya bisa terjadi karena status saya sebagai JFU, yang jalurnya memang lebih terbuka untuk disesuaikan kebutuhan organisasi, bukan mengikuti formasi secara kaku. Tapi saya memilih untuk tidak berhenti di rasa kecewa itu. Saya meyakinkan diri bahwa apa pun yang terjadi, itu sudah menjadi bagian dari rencana yang lebih besar dari sekadar rencana saya sendiri.
Minggu-minggu pertama di bidang kearsipan saya habiskan untuk beradaptasi, mengenali istilah-istilah baru, memahami alur kerja yang jauh berbeda dari perpustakaan elektronik yang dulu saya bayangkan. Di tengah proses itulah saya menemukan sebuah ruangan kecil yang nyaris tidak pernah disebut namanya oleh siapa pun. Galeri Arsip Statis Kota Padang.
Di dalam ruangan itu, waktu seakan berhenti. Foto-foto lawas tergantung tanpa banyak orang yang benar-benar memandangnya. Koran-koran tua tersimpan rapi, menyimpan kabar dari zaman yang sudah lama berlalu, namun nyaris tidak pernah dibuka lagi halamannya. Buku-buku sumber sejarah berjajar seperti menunggu seseorang yang mau menariknya keluar. Semua itu lengkap, tapi sunyi , seolah galeri ini hidup dalam ruang dan waktunya sendiri, terpisah dari kota yang justru menjadi subjek dari seluruh koleksinya.
Di situlah ironi sesungguhnya dimulai. Saya, yang lahir dan besar di kota ini, baru mengetahui keberadaan galeri sejarah tersebut setelah penempatan yang bahkan tidak saya rencanakan. Jika saya saja, warga kota ini, tidak tahu bagaimana dengan yang lain. Berapa banyak generasi muda Kota Padang yang tumbuh besar tanpa pernah tahu bahwa jejak sejarah kota mereka tersimpan rapi hanya beberapa langkah dari pusat pemerintahan, menunggu untuk ditemukan.
Dan yang paling ironis, jalan yang tadinya terasa seperti penyimpangan dari rencana, justru inilah jalan yang membawa saya ke ruangan yang akan mengubah arah karier saya sepenuhnya.
Ketika masa Latihan Dasar (Latsar) CPNS dimulai, saya ditantang menemukan sebuah terobosan atas persoalan nyata di tempat saya bekerja. Saya sebenarnya sudah punya jawabannya jauh sebelum pertanyaan itu resmi diajukan: ruangan kecil berisi arsip statis itu adalah potensi besar yang sedang diam-diam menunggu untuk dibangunkan bukan hanya bagi dinas tempat saya bekerja, tapi bagi kota ini secara keseluruhan. Di dalamnya tersimpan ingatan kolektif Kota Padang, yang semestinya menjadi jendela bagi siapa saja yang ingin mengenal masa lalu kotanya sendiri.
Pertanyaannya sederhana namun berat: bagaimana menjadikan ruangan ini hidup kembali, sesuai tujuan awal ia dibangun, dan benar-benar menjadi hidden gem sejarah lokal Kota Padang. Saya memetakan dua persoalan besar: bagaimana mempromosikan galeri ini, dan bagaimana membuat media digital yang memudahkan sekaligus menarik minat masyarakat untuk datang.
Langkah pertama saya lakukan dengan cara paling mendasar mendata ulang seluruh koleksi foto, buku, koran, dan arsip statis. Setelah itu, saya mulai mencari cara membuat galeri ini bernyawa kembali.
Di sinilah tantangan sesungguhnya dimulai. Saya bukan lulusan bidang perangkat lunak istilah-istilah teknis, apalagi urusan pemrograman, terasa seperti bahasa asing yang tidak pernah saya pelajari. Ditambah lagi, membangun sebuah situs web profesional membutuhkan biaya yang tidak sedikit, domain, hosting, belum lagi jasa pembuatan jika harus menyewa pihak ketiga. Semua itu tidak saya miliki, dan sejujurnya tidak mungkin saya ajukan sebagai anggaran resmi untuk sebuah ide yang bahkan belum terbukti hasilnya.
Hampir putus asa, saya akhirnya menemukan jalan sederhana: Google Sites layanan gratis yang mungkin dianggap terlalu sederhana untuk sebuah "inovasi", tapi bagi saya saat itu adalah satu-satunya pintu yang terbuka.
Saya mencoba berkali-kali, mengulang konsepnya, mencoba melihatnya dari sudut pandang anak muda: bagaimana mereka membuka sebuah tautan, apa yang membuat mereka bertahan membaca lebih dari lima detik, dan apa yang membuat mereka justru menutup halaman itu begitu saja. Berulang kali pula saya sendiri belum puas dengan hasilnya tata letak kaku, bahasa terlalu formal, foto berdiri sendiri tanpa cerita yang menghidupkannya. Saya hapus, saya susun ulang, saya coba lagi, tanpa pembimbing teknis, tanpa referensi khusus, hanya modal rasa penasaran dan waktu luang di sela pekerjaan harian.
Sampai pada percobaan yang entah ke berapa, saya menemukan bentuk yang terasa pas: foto dan narasi ditampilkan bersama, ditulis dengan bahasa sederhana bukan bahasa laporan dinas, melainkan seolah sedang bercerita kepada teman. Saya juga menghubungkannya dengan kode QR yang dipasang di setiap foto, sehingga pengunjung tinggal memindai untuk mendapatkan informasi lengkap di ponsel mereka.
Itulah modal awal saya. Saya jadikan ia bahan laporan akhir Latsar CPNS, dan saya beri nama LASTUGAS Layanan Satu Pintu Galeri Arsip Statis Kota Padang, nama yang saya ambil dari sebuah spanduk kecil yang sudah lama terpajang di ruangan galeri itu sendiri. Masa Latsar selesai, dan saya berharap inovasi ini terus berevolusi. Tapi kenyataannya, keterbatasan sarana, prasarana, dan anggaran membuat harapan itu terasa jauh untuk diwujudkan.
Hingga suatu hari, tanpa sepengetahuan saya, kepala dinas menemukan salah satu kode QR yang saya pasang di sebuah foto, dan memindainya sendiri. Tidak lama setelah itu, saya dipanggil menghadap dan saat itu saya belum tahu untuk urusan apa. Ternyata beliau ingin membicarakan kode QR itu. Setelah diskusi panjang, saya mendapat respons yang jauh dari bayangan saya: bukan teguran, melainkan dukungan. Inovasi ini, kata beliau, harus dikembangkan.
Ada sesuatu yang saya pelajari dari momen itu: validasi terkadang tidak datang dari laporan yang rapi di atas kertas, tetapi dari seseorang yang mengalami sendiri, secara langsung, apa yang telah kita bangun.
Pada 2023, LASTUGAS berevolusi nama menjadi LAVAS Layanan Audio Visual Arsip Statis. Masih menggunakan Google Sites, saya mulai menggandeng Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Padang sebagai mitra pembuatan situs web resmi. Permintaan itu direspons, meski hasilnya baru berupa landing page yang menempel pada situs resmi dinas, yang kemudian mengarahkan pengunjung kembali ke Google Sites LAVAS. Bukan solusi sempurna, tapi jelas sebuah kemajuan sekaligus kolaborasi lintas dinas yang kelak menjadi pondasi penting bagi perkembangan LAVAS selanjutnya.
Namun ada satu hal yang sempat luput dari perhatian saya: tujuan awal menghidupkan kembali galeri ini tidak akan tercapai hanya dengan membangun media digital. Bagaimana galeri ini bisa ramai, jika persoalan kedua promosi belum saya temukan jawabannya?
Dari kesadaran itu, lahirlah SIGAS, singkatan main-main dari "Si" dan "GAS" (Galeri Arsip Statis Kota Padang), akun media sosial yang saya bangun bersama beberapa staf bidang kearsipan. Ini menjadi titik penting lainnya: dari kerja yang sebelumnya saya jalani sendirian, kini menjadi kerja bersama.
Proses membuat konten pun tidak pernah instan. Karena setiap konten berkaitan langsung dengan fakta sejarah, kami tidak bisa asal menulis dan mengunggah setiap informasi harus ditelusuri melalui riset dan dipastikan kebenarannya lewat sumber yang jelas. Kami mengalami trial and error yang tidak sedikit: sebuah narasi yang terasa menarik belum tentu akurat, dan sebuah fakta yang akurat belum tentu tersampaikan dengan cara yang menarik bagi anak muda. Menyeimbangkan ketelitian sejarah dan daya tarik konten menjadi pekerjaan rumah tersendiri yang kami kerjakan berulang kali sampai menemukan formula yang pas.
Dampaknya lambat, tapi perlahan mulai terlihat: pegiat literasi, pegiat sejarah, dan pemerhati heritage mulai melirik ruangan ini. Banyak dari mereka bahkan turut membantu promosi lewat video respons dan dukungan semangat. Usaha ini menampakkan dampak lebih besar setelah kedatangan Sekretaris Daerah Kota Padang saat itu, yang ternyata memiliki minat besar pada sejarah lokal. Respons positif beliau membawa dukungan konkret: alat pemindai dan sebuah televisi layar datar untuk galeri kami yang langsung kami manfaatkan untuk mengejar target pemindaian staatsblad, lembaran undang-undang era Belanda yang selama ini belum tersentuh karena tidak adanya alat memadai.
Tahun 2024 menjadi batu loncatan besar. Apa yang dirancang oleh para perancang dan pendiri galeri ini sejak 2015, kami coba hidupkan kembali menjadikan galeri arsip statis sebagai jantung informasi sejarah Kota Padang. Pada Agustus 2024, galeri yang semula berada di ruang kecil itu dipindahkan ke lokasi baru yang jauh lebih representatif: lantai dua Gedung Balai Kota Lama Kota Padang. Ia berevolusi menjadi Museum dan Galeri Arsip Statis Kota Padang, dan pada 7 Desember 2024, statusnya diresmikan oleh Gubernur dan Penjabat Wali Kota saat itu.
Kunjungan melonjak. Media sosial kami terus tumbuh. Ruangan yang dulunya sunyi kini diisi langkah kaki pengunjung yang datang bukan karena kebetulan lewat, melainkan karena sengaja mencarinya. Apa yang saya pikirkan di awal masa kerja saya bahwa ruangan kecil ini menyimpan potensi besar bagi kota perlahan menjadi kenyataan, bukan lagi hanya dalam bayangan saya sendiri.
Namun di titik yang seharusnya menjadi puncak kepuasan itu, saya justru merasa belum selesai. Saya bertanya pada diri sendiri: kenapa museum dan galeri yang sudah ramai ini belum benar-benar berdampak? Kenapa anak muda yang datang hanya sekadar datang, tanpa menciptakan sesuatu dari kunjungan mereka? Kenapa siswa sekolah yang datang masih begitu sedikit?
Dari keresahan itulah lahir inovasi kedua saya: Laskar Muda Melestarikan Arsip, Kenalkan Sejarah Masa Lalu Kota Padang. Bersamaan dengan lahirnya Laskar Muda, LAVAS memasuki tahap perlombaan inovasi tingkat Kota Padang, dan pada Desember 2025, LAVAS terpilih sebagai juara satu inovasi di lingkungan dinas Kota Padang.
Laskar Muda saya rancang untuk menjawab persoalan dampak yang selama ini mengganjal. Untuk siswa SD dan SMP, kami mengemas kunjungan terstruktur bersama Dinas Pendidikan empat sekolah setiap harinya, dengan rangkaian tur museum, pemutaran film sejarah, dan permainan edukasi, agar edukasi sejarah tertanam sejak dini. Untuk kalangan mahasiswa, kami membuka bimbingan penelitian sejarah: membantu penelusuran data, penggalian ide, hingga pembuatan konten salah satunya kerja sama pembuatan buklet sejarah bersama beberapa mahasiswa. Kami juga membina peserta magang, membekali mereka pengetahuan tata kelola arsip, alih media dari arsip konvensional ke digital, hingga penyelamatan arsip.
Bagi saya, inilah jawaban sesungguhnya atas keresahan di titik kesuksesan tadi: bukan lagi soal berapa banyak yang datang, tetapi berapa banyak yang benar-benar terlibat. Seorang siswa SD yang pulang membawa cerita tentang tokoh sejarah kotanya sendiri. Seorang mahasiswa yang skripsinya lahir dari arsip yang kami bantu telusuri. Seorang peserta magang yang kini paham cara menyelamatkan sehelai dokumen tua dari kerusakan. Itu semua adalah bentuk dampak yang tidak akan pernah terlihat hanya dari grafik jumlah pengunjung.
Jika saya menengok ke belakang, seluruh perjalanan ini sebenarnya adalah rangkaian jawaban atas satu pertanyaan sederhana yang saya bawa sejak hari pertama menemukan ruangan itu: bagaimana caranya membuat sesuatu yang berharga tidak lagi tersembunyi? Jawabannya tidak datang sekali jadi ia datang bertahap, lewat kekecewaan yang harus saya maknai ulang, lewat kegagapan teknologi yang harus saya taklukkan sendiri, lewat momen tak terduga ketika seorang pimpinan memilih memindai kode QR alih-alih menegur, dan lewat kesadaran bahwa keramaian bukanlah tujuan akhir, melainkan baru sebuah pintu masuk menuju dampak yang lebih dalam.
Hari ini, saya dan rekan-rekan di bidang kearsipan sibuk setiap harinya melayani mahasiswa dengan kebutuhan penelitian mereka, menyambut siswa sekolah yang datang terjadwal setiap hari. Dan ada satu hal yang menyedihkan sekaligus menjadi pengingat: pada 2026 ini, bidang kami tidak memiliki anggaran sama sekali. Nol.
Namun di tengah keterbatasan itu, satu langkah maju tetap kami perjuangkan. LAVAS, yang selama ini bertahan di atas platform gratis Google Sites, kini tengah bertransformasi menjadi situs web yang benar-benar berdiri sendiri, dapat diakses kapan pun dan di mana pun tidak lagi bergantung pada keterbatasan sebuah layanan gratisan. Upaya ini kembali kami jalankan bersama Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Padang, mitra yang sejak 2023 menemani perjalanan LAVAS. Prosesnya belum tuntas, tapi arahnya sudah jelas: dari sebuah solusi darurat yang lahir dari nol modal, LAVAS perlahan tumbuh menjadi platform yang seutuhnya, sebagaimana ia semestinya sejak awal dibayangkan.
Kami hadapi segala keterbatasan itu dengan senyuman. Sebab sejak awal, kami memang memulai semua ini tanpa modal dari sebuah ruangan kecil yang tak dikenal siapa pun, dari kegagapan seorang ASN baru yang buta teknologi, dari percobaan berkali-kali di Google Sites yang gratis, sampai pada sebuah museum resmi, sebuah gerakan generasi muda, dan sebuah penghargaan inovasi. Kini, ketika keadaan kembali ke titik yang serupa dengan awal kami memulai, kami memilih untuk tetap berdiri.
Sebab inovasi pelayanan publik yang sesungguhnya bukan soal seberapa besar anggaran yang tersedia. Ia soal seberapa teguh kita menjaga agar tujuan awal itu tetap hidup, apa pun keterbatasan yang menghadangnya.
"Tifan Perdana, A.Md. adalah Pengolah Data dan Informasi di Bidang Kearsipan, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Padang. Aktif mengelola akun @sigaskotapadang dan terlibat langsung dalam pengembangan inovasi LAVAS serta Museum dan Galeri Arsip Statis Kota Padang."