Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) pada UMKM

Image by techjournal.org

UMKM dianggap sebagai tulang punggung dalam perekonomian Indonesia. Kontribusi UMKM tercatat mencapai kisaran 61 persen terhadap PDB nasional dan menyerap 97 persen dari total tenaga kerja. Namun disisi lain UMKM juga menghadapi banyak tantangan karena meningkatnya persaingan secara global dan kompleksitas proses dalam organisasi. Oleh karena itu, agar UMKM dapat bersaing dan responsif terhadap perubahan pasar yang terus menerus, mereka perlu mengintegrasikan semua unit dalam perusahaannya pada tingkat informasi untuk memiliki informasi yang benar secara real time agar dapat membuat keputusan yang cepat dan tepat. Hal ini hanya dapat terjadi dengan mengadopsi sistem informasi yang paling tepat yang berkaitan dengan strategi bisnis suatu perusahaan. Penerapan sistem ERP merupakan solusi yang tepat karena dianggap sebagai tulang punggung sistem informasi dalam organisasi.

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses-proses bisnis utamanya. ERP memecah kebuntuan berbagai hambatan fungsional tradisional dalam organisasi dengan cara memfasilitasi sharing/berbagai data, berbagai aliran informasi, dan mengenalkan/menyalurkan praktik-praktik bisnis yang umum diantara semua pengguna dalam organisasi. Contoh software ERP adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards & Co., dan PeopleSoft Inc. Paket-paket ERP dijual ke berbagai organisasi klien dalam bentuk modul-modul yang mendukung berbagai proses standar.

Tahap implementasi ERP sangat penting, karena memerlukan pertimbangan ulang global dari prosedur bisnis serta menjadi tahap yang paling memakan sumber daya. Implementasi sistem ERP adalah upaya yang mahal dan berisiko. Oleh karena itu, organisasi mana pun perlu mengikuti struktur untuk menerapkan langkah-langkah sistem ERP.

Berikut ini pedoman prosedur implementasi kerangka kerja yang dikembangkan. Tujuan dari kerangka kerja yang dikembangkan adalah untuk membantu UMKM menerapkan sistem ERP dengan melakukan tahapan dan langkah yang disarankan ini.

Tahap 1: Analisis Proses

Tujuan dari tahap ini adalah untuk memetakan alur kerja perusahaan saat ini. Input dari tahap ini adalah review dan pemeriksaan dokumen dan laporan terkini. Analisis proses dilakukan dengan diskusi dan penilaian key users’ (pengguna kunci) untuk memahami proses saat ini. Setelah melakukan kegiatan ini, output dari tahap ini adalah peta proses kerja dan alur kerja perusahaan saat ini, yang membantu menentukan persyaratan tambahan atau modifikasi yang diperlukan untuk sistem ERP yang dipilih.

Tahap 2: Menyiapkan Scope of Work (SOW)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menentukan SOW dari proses dalam perusahaan dari sudut pandang sistem ERP yang akan diimplementasikan. Output tahap 1 berupa pemahaman tentang alur kerja perusahaan yang ada, digunakan sebagai input dalam tahap ini. Tahap ini dilakukan dengan mengadakan sejumlah pertemuan antara staf kunci dan software provider (penyedia perangkat lunak) untuk membahas dan memahami modul yang diimplementasikan serta perlunya penyesuaian modul agar sesuai dengan proses kerja perusahaan saat ini dan masa depan. Output dari tahap ini adalah dokumen terstruktur dan hasil yang akan disediakan oleh software provider, kustomisasi software yang diperlukan dan perkiraan biaya, serta SOW yang disetujui.

Tahap 3: Membuat Rencana Proyek

Tujuan dari tahap ini adalah untuk membuat Rencana Proyek untuk implantasi Software. Input pada tahap ini adalah yang diusulkan oleh SOW (output tahap 2). Tahap ini dilakukan dengan mengadakan pertemuan antara staf kunci perusahaan dan software provider untuk membahas SOW dengan tujuan untuk menyiapkan dokumen modifikasi software yang terperinci, dengan menentukan fungsionalitas yang ditentukan dalam SOW, dan fungsi mana yang tidak segera tersedia dalam paket software standar. Output dari tahap ini adalah rencana kerja proyek dan pencapaian implementasi, serta perencanaan sesi pelatihan dan pengujian modifikasi software.

Tahap 4: Membangun Sistem

Tujuan dari tahap ini adalah membangun sistem berdasarkan SOW. Langkah input dalam tahap ini adalah pengumpulan formulir dan laporan yang sedang digunakan. Pada langkah proses, templat formulir yang sudah tersedia di sistem dikustomisasi dan tata letak dokumen, laporan dirancang, layar komputer dan menu disesuaikan dengan menyembunyikan tab tertentu untuk menyediakan pengguna akhir dengan layar komputer tanpa tab yang pengguna tidak menggunakannya, sehingga menghindari kebingungan, dan memudahkan pelatihan pengguna akhir. Output dari tahap ini adalah finalisasi formulir, laporan, layar yang disesuaikan, dan titik otorisasi/persetujuan akses di seluruh alur proses untuk pengguna akhir.

Tahap 5: Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)

Tujuan dari tahap ini adalah penyusunan dokumen SOP untuk semua proses yang tercakup dalam SOW yang telah disetujui oleh perusahaan. Input dalam tahap ini adalah SOW dan rencana proyek. Langkah prosesnya adalah pengembangan SOP dan pelibatan pengguna kunci dengan meminta mereka untuk meninjau dokumen berdasarkan area tanggung jawab mereka, dan kemudian prosedur yang divalidasi, dengan modifikasi jika perlu, dokumen ditandatangani oleh masing-masing pengguna. Output dari tahap ini adalah SOP yang spesifik, petunjuk langkah demi langkah untuk pengguna di setiap peran, menetapkan cara melakukan proses kerja spesifik mereka saat menggunakan software ERP.

Tahap 6: Membuat Rencana Migrasi Data

Tujuan dari tahap ini adalah untuk merencanakan migrasi data. Input pada tahap ini adalah pengumpulan semua data dari semua departemen dan evaluasi standarnya. Pada langkah proses, sumber data saat ini dibandingkan dengan data target sistem (data yang dipetakan), kemudian meninjau kelayaakan semua data, mengurangi redundansi dari semua catatan dan pembersihan data dengan menghapus data yang salah, rusak, atau usang dari catatan, tabel, dan basis data sebelum migrasi ke software. Setelah itu, sejumlah kecil data (sampel emas) dikembangkan dan diunggah ke software untuk pengujian data, kesalahan yang terjadi diperbaiki, kemudian data divalidasi dan koreksi diterapkan untuk memastikan bahwa data dipetakan ke bidang software yang benar. Output dari tahap ini adalah peningkatan data yang dimuat ke dalam software.

Tahap 7: Tes Penerimaan Pengguna

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menguji SOP oleh pengguna kunci setelah data diunggah ke software. Input pada tahap ini adalah penerjemahan dari SOW ke dalam dokumentasi SOP sesuai dengan modul sistem. Langkah prosesnya adalah keterlibatan pengguna kunci untuk melakukan tes penerimaan dengan menjalankan alur kerja dan proses yang berbeda sesuai dengan SOP dan memastikan bahwa SOP mencerminkan langkah-langkah aktual yang harus dilakukan pengguna, juga modifikasi diuji dan disetujui oleh tim pengembangan software provider serta pengguna utama dari tim proyek. Output dari tahap ini adalah penyediaan dokumen prosedur operasi yang akan digunakan oleh pengguna untuk mengoperasikan software.

Tahap 8: Pelatihan Pengguna

Tujuan dari tahap ini adalah agar pengguna kunci menerima pelatihan dari software provider, sehingga pengguna kunci tersebut dapat mengoperasikan software baru dan melatih staf lain dalam departemen yang sama. Input dari tahap ini adalah sesi latihan terjadwal dari pengguna kunci untuk setiap proses kerja. Pada langkah proses tahap ini, pengguna kunci dilatih tentang aplikasi baru untuk dilakukan pada data langsung dalam sistem pengujian, dan pelatihan mengikuti SOP, termasuk memasukkan dan/atau memanipulasi dokumen dan informasi lain yang merupakan bagian dari tugas kerja tradisional pengguna akhir. Output dari tahap ini adalah bahwa pengguna kunci dilatih dan masalah korektif yang diangkat selama sesi pelatihan diperhitungkan.

Tahap 9: Go – Live

Tujuan dari tahap ini adalah bahwa proyek menjadi operasional, untuk Go - Live. Pada tahap input, data diperbarui dan diunggah ke software. Pada tahap proses, pengguna kunci memiliki kesempatan untuk memasukkan pertanyaan terakhir tentang pengoperasian software di lingkungan langsung. Outputnya sistem mencapai puncaknya dan going live. Akhirnya, infrastruktur IT di dalam perusahaan diperbarui untuk memastikan bahwa semua hardware dan server tersedia untuk mengakomodasi sistem ERP yang baru.

Referensi:

Alaskari, O., Pinedo-Cuenca, R., & Ahmad, M. M. (2021). Framework for implementation of Enterprise Resource Planning (ERP) systems in small and medium enterprises (SMEs): A case study. Procedia Manufacturing, 55, 424-430.