Perencanaan SDM: Jangan Tunggu Karyawan Resign Dulu

Ilustrasi perencanaan SDM untuk menyiapkan calon pengganti dan kebutuhan karyawan sebelum posisi penting kosong. Sumber : Generate By AI

Di banyak kantor, ada pemandangan yang sering berulang. Seorang karyawan berpengalaman mengajukan surat pengunduran diri pada hari Senin. Selasa pagi, ruang kerja mendadak ramai: siapa yang mengerjakan laporan bulanannya, siapa yang paham alur pesanan pelanggan, dan siapa yang memegang kontak vendor. Lowongan dibuka terburu-buru, lalu proses mencari pengganti memakan waktu berminggu-minggu, bahkan berbulan-bulan.

Masalahnya bukan pada karyawan yang pergi, karena itu hal wajar.

Masalahnya ada pada perusahaan yang baru sadar membutuhkan pengganti setelah kejadian. Inilah alasan perencanaan sumber daya manusia (SDM) dibutuhkan. Perencanaan SDM adalah proses memperkirakan jumlah dan kemampuan tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan, lalu menyiapkan cara memenuhinya, baik sekarang maupun nanti. Jadi perusahaan tidak hanya bereaksi saat masalah muncul, tapi sudah bersiap sebelumnya.

Langkah pertama: hitung kebutuhan. Perusahaan melihat target dan rencana bisnisnya. Kalau tahun ini ada rencana membuka cabang atau menambah produk, kebutuhan karyawan hampir pasti ikut berubah.

Langkah kedua: cek kondisi karyawan yang ada. Siapa saja yang masa kerjanya sudah lama, siapa yang mendekati pensiun, bagian mana yang hanya dipegang satu orang, dan kemampuan apa yang dimiliki tiap karyawan. Bagian yang hanya dipegang satu orang adalah yang paling berisiko, karena kalau orang itu pergi, pekerjaan ikut terhenti.

Langkah ketiga: bandingkan keduanya. Dari sini kelihatan apakah perusahaan kekurangan orang, kelebihan orang, atau sebenarnya hanya kekurangan kemampuan tertentu.

Setelah itu, solusinya bisa berbeda-beda. Kalau memang kurang orang, perusahaan merekrut. Kalau yang kurang adalah kemampuan, karyawan bisa dilatih. Kalau ada posisi kunci yang rawan kosong, perusahaan bisa menyiapkan calon pengganti dari dalam sejak awal, misalnya lewat pelatihan dan penugasan bertahap. Dengan begitu, kepergian satu orang tidak membuat pekerjaan terhenti.

Perencanaan ini juga perlu ditinjau berkala. Kebutuhan bisnis dan teknologi terus berubah, sehingga rencana yang dibuat tahun lalu belum tentu masih cocok untuk tahun ini.

Pada akhirnya, perencanaan SDM membantu perusahaan menghindari kekurangan maupun kelebihan karyawan, sekaligus membuat keputusan merekrut dan melatih lebih terarah. Lebih baik menyiapkan tim sebelum dibutuhkan, daripada sibuk mencari setelah terlambat.