Knowledge Management Mengubah Tacit ke Explicit Knowledge

Gambar ilustrasi Knowledge Management (shutterstock)

Empat bulan yang lalu Saya bergabung di kelas ASN menulis batch 5. Banyak pengalaman positif yang didapat selama bergabung dalam komunitas ASNation ini. Berhasil menulis di media online melalui proses coaching. Kemampuan menulis ini dapat dikategorikan knowledge management karena mampu mengubah dari tacit knowledge ke explicit knowledge.

Dalam komunitas ini bergabung Aparatur Sipil Negara (ASN) dari seluruh Indonesia. Anggotanya berasal dari Kementerian/Lembaga maupun Pemerintah Daerah. Dengan latar belakang pengalaman dan keahlian di bidangnya masing-masing. Saling berbagi pengetahuan melalui tulisan-tulisan yang sangat menginspirasi.

Knowledge sebagai Intangible Asset

Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) merupakan salah satu metode dalam knowledge management yang digunakan untuk berbagi ilmu pengetahuan, pengalaman ide atau gagasan yang dimiliki kepada orang lainnya dalam suatu komunitas, organisasi atau perusahaan.

Dewasa ini telah terjadi pergeseran paradigma mengenai sumber daya yang mampu mengantar organisasi menjadi unggul. Kriteria organisasi unggul tidak hanya diukur dari sumber daya finansial saja, seperti bangunan, tanah, teknologi, posisi pasar dan aset-aset yang bersifat tangible lainnya. Tetapi justru lebih bertumpu pada intangible asset yaitu pengetahuan atau knowledge (Sangkala, 2007).

Menurut (Davenport, Thomas & Prusak, 2000) knowledge atau pengetahuan merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar dan institusi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.

Knowledge atau pengetahuan adalah salah satu sumber daya yang paling penting bagi suatu organisasi untuk mencapai keuntungan kompetitif. Alasan fundamental kesuksesan perusahaan-perusahaan Jepang, karena keterampilan dan pengalaman mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengalaman hubungan sinergi antara tacit knowledge dan explicit knowledge (Nonaka & Takeuchi, 1995).

Pengetahuan seseorang dapat diibaratkan seperti gunung es yang ada di tengah lautan.

Explicit knowledge dan Tacit knowledge

Pengetahuan seseorang dapat diibaratkan seperti gunung es yang ada di tengah lautan. Tampak di permukaan air ukurannya kecil, padahal yang berada di bawah air ukurannya jauh lebih besar. Yang tampak dipermukaan air sering dinamakan dengan explicit knowledge.

Sedangkan yang berada di dalam air sering disebut tacit knowledge. Dengan knowledge management mampu mengubah dari tacit knowledge ke explicit knowledge, sehingga pengetahuan yang tadinya hanya diketahui oleh satu orang dapat dibagikan atau share dan menjadi pengetahuan bagi banyak orang.

Explicit knowledge adalah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar dalam bentuk cetak maupun elektronik. Diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi atau manual dan bisa sebagai bahan pembelajaran atau reference untuk orang lain.

Pengetahuan jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis karena telah ada dalam bentuk konkrit atau nyata. Explicit knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis.

Tacit Knowledge adalah pengetahuan dari para pakar baik individu maupun masyarakat yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun petunjuk praktis (rules of thumb) berada di dalam benak orang yang mengetahui. Semakin tacit sebuah pengetahuan, maka semakin berharga pengetahuan tersebut.

Model Konversi Knowledge

Proses mengubah pengalaman atau pengetahuan yang sebelumnya hanya diketahui seseorang yang bersifat tacit menjadi explicit ke dalam sebuah bentuk pengetahuan yang lebih mudah diakses disebut knowledge capture. Ikujiro Nonaka & Hirotaka Takeuchi, membedakan antara tacit knowledge dan explicit knowledge, dan membagi model konversi pengetahuan menjadi empat cara.

Pertama, Tacit knowledge ke explicit knowledge, disebut proses externalization, pengetahuan yang tersimpan dalam otak seseorang dibuat menjadi explicit agar dapat dipelajari orang lain. Dengan externalization, pengetahuan tacit yang ada dalam diri individu dikeluarkan dan diformulasikan ke dalam media lain yang dapat dengan mudah dipelajari oleh individu lain. Misalnya dengan cara menulis, maka pengalam atau pengetahuan yang sebelumnya tersimpan dalam otak seseorang diubah menjadi tulisan sehingga dapat dipelajari orang lain.

Kedua, Tacit knowledge ke tacit knowledge, disebut proses socialization, memungkinkan pengetahuan yang bersifat tacit diubah melalui interaksi antar individu. Transfer knowledge dari satu individu ke individu lainnya dalam bentuk tacit knowledge. Socialization muncul dari aktivitas berbagi dan menciptakan pengetahuan tacit melalui pengalaman langsung.

Ketiga, Explicit knowledge ke explicit knowledge, disebut proses combination, terjadi melalui proses pengkombinasian beragam explicit knowledge yang dimiliki oleh seseorang. Mengorganisasi kumpulan explicit knowledge ke dalam satu bentuk media yang lebih sistematis, melalui proses penambahan knowledge baru, kombinasi dan kategorisasi pengetahuan yang telah terkumpul. Kombinasi pengetahuan dapat difasilitasi melalui media seperti dokumen, pertemuan, komunikasi melalui telepon atau komputerisasi jaringan komunikasi dan lain sebagainya.

Keempat, Explicit knowledge ke tacit knowledge, disebut proses internalization, proses ini berlangsung mirip seperti aktivitas belajar, berlangsung dengan menangkap ide-ide. Proses ini misalnya dilakukan dengan cara membaca buku. Pengetahuan yang terdapat di buku bersifat explicit dipelajari menjadi pengetahuan baru yang tersimpan dalam otak seseorang menjadi tacit knowledge. Proses belajar yang kemudian diikuti dengan ‘learning by doing‘.

Ketika pengalaman melalui sosialisasi, eksternalisasi dan kombinasi diinternalisasi ke dalam knowledge tacit individu dalam bentuk model mental yang dibagikan atau teknik cara, pengetahuan ini menjadi aset yang bernilai, dan lambat laun membentuk pengetahuan baru dalam diri individu.

Knowledge Management merupakan sebuah tindakan yang sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang relevan kepada setiap anggota organisasi tersebut, dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.

Knowledge Management dapat menciptakan lingkungan pembelajar (learning environment), dimana orang-orang di dalamnya terus termotivasi untuk belajar, memanfaatkan informasi yang ada, dan mau saling berbagi pengetahuan baru yang dihasilkannya. (WKN)

Baca juga tulisan Wawan Kusdiawan lainnya.