Transformasi Tata Kelola Arsip Kepegawaian di Era Digital

Pengelolaan arsip manual dan digital. Foto Ilustrasi : Shutterstock.

Era digital ditandai dengan kemajuan teknologi informasi dan internet. Tatanan kehidupan kita sudah banyak dimudahkan dengan bantuan teknologi digital. Internet telah mengubah banyak hal termasuk gaya hidup. Digitalisasi layanan merupakan sebuah proses pemakaian sistem digital yang mengubah layanan manual atau analog menjadi berbasis digital. Dengan pemanfaatan teknologi informasi bertujuan untuk meningkatkan kinerja, kemudahan, efisiensi waktu, tenaga dan sumber daya.

Transformasi tata kelola arsip kepegawaian secara digital sudah menjadi sebuah keharusan. Agar dapat memberikan keuntungan dan kemudahan dalam layanan arsip kepegawaian. Dokumen arsip kepegawaian yang selama ini banyak menggunakan berkas fisik dalam bentuk kertas perlu ditransformasi menjadi dokumen digital. Sehingga layanan pengelolaan arsip juga dapat dilakukan secara digital.

Digitalisasi dokumen atau arsip adalah salah satu cara proses mengubah arsip konvensional ke dalam berbagai bentuk dan media menjadi arsip elektronik atau digital. Program digitalisasi arsip dilaksanakan sebagai upaya mempertahankan aksesibilitas sehingga dapat memberikan kemudahan akses.

Arsip Kepegawaian

Arsip kepegawaian merupakan salah satu aset yang berharga. Penataan arsip diperlukan sebagai sumber informasi yang memiliki fungsi untuk menunjang proses administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya maka perlu dikelola dengan baik dan benar. Perlu ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, mudah, tepat dan lengkap dapat disajikan. Termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun merawat dari kerusakan.

Pengelolaan arsip kepegawaian berupa dokumen fisik adalah proses pengelolaan berkas pegawai seperti Daftar Riwayat Hidup (DRH), petikan Surat Keputusan (SK) mulai dari pengangkatan CPNS, PNS, pengangkatan dalam Jabatan fungsional maupun struktural, Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Istri (Karis), Kartu Suami (Karsu), fotocopy ijazah dan lain-lain.

Dokumen arsip kepegawaian sangat dinamis, perkembangan dan perubahannya begitu cepat terjadi setiap saat. Perubahan dokumen kepegawaian dapat terjadi karena mutasi pegawai, pensiun pegawai, kenaikan pangkat pegawai, kenaikan jabatan fungsional, mengikuti diklat atau workshop atau pelatihan atau bimbingan teknis maupun hal lain yang menyebabkan perubahan status seorang PNS.

Masalah Dalam Pengelolaan Arsip Secara Manual

Berdasarkan kondisi tersebut, pengelolaan arsip kepegawaian yang masih dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan beberapa permasalahan diantaranya membutuhkan tempat penyimpanan yang luas seperti lemari bahkan gudang penyimpanan. Semakin banyak arsip semakin bertambah tempat penyimpanan.

Pencarian berkas yang disimpan dalam dokumen fisik relatif membutuhkan waktu dan cenderung sulit untuk mencarinya. Membutuhkan biaya pemeliharaan atau perawatan yang cukup besar mengingat banyaknya dokumen dan media penyimpanan yang digunakan. Lebih rentan rusak lapuk karena usia maupun terkena jamur. Pengolahan dan penataannya membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang besar, serta beberapa kelemahan lain.

Digitalisasi Arsip Kepegawaian

Upaya penyelamatan arsip bisa melalui berbagai cara diantaranya dengan upaya secara kuratif yang dilaksanakan jika terdapat unsur perusak terhadap arsip, misalnya dengan restorasi, duplikasi atau digitalisasi. Tujuan utama penyelamatan arsip adalah pelestarian jangka panjang. Sehingga pusat arsip memiliki koleksi media yang beragam, baik dalam bentuk analog maupun digital.

Digitalisasi arsip kepegawaian dapat dilakukan dengan cara mengubah dokumen fisik menjadi dokumen digital. Dokumen fisik yang sudah ada di scan menjadi file pdf misalnya. Kedepannya penerbitan dokumen kepegawaian bila memungkinkan diubah menjadi digital seperti sertifikat menjadi e-sertifikat. Mengubah tanda tangan Surat Keputusan dari tanda tangan manual menjadi tanda tangan digital (digital signature).

Mengubah media penyimpanan berkas yang semua berupa media penyimpanan fisik seperti lemari diubah menjadi menggunakan media hardisk. Mengembangkan aplikasi untuk pengelolaan arsip kepegawaian untuk penyimpanan, pengolahan, pencarian arsip kepegawaian. Mengintegrasikan dengan internet sehingga arsip kepegawaian dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.

Manfaat Digitalisasi Arsip Kepegawaian

Dalam proses digitalisasi arsip, harus diperhatikan keaslian arsip sehingga dapat dijaga keutuhannya. Prinsip utama perubahan tata kelola arsip kepegawaian dari manual menjadi digital adalah pengaturan data atau arsip. Sehingga dengan pengaturan ini akan lebih tertata dan tersusun rapi. Sedangkan tujuan utama perubahan pengelolaan arsip kepegawaian dari manual menjadi digital adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan transformasi tata kelola arsip kepegawaian menjadi digital diantaranya adalah menghemat ruang penyimpanan karena tidak perlu gudang yang luas, mempermudah dalam pengelolaan, lebih efisien, lebih cepat dalam pencarian data, dapat diakses darimana saja selama terkoneksi ke internet. Serta yang paling memberi kemudahan kepada pegawai adalah tidak akan dimintai berkas setiap melakukan layanan kepegawaian misalnya kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, mutasi dll.

Semoga dengan transformasi tata kelola arsip kepegawaian secara digital menjadi upaya mewujudkan kemudahan akses informasi arsip kepegawaian. Pengelolaan arsip secara digital ini diharapkan dapat membantu bagi pengguna dalam memperoleh dokumen atau arsip yang lengkap, cepat, tepat, mudah, dan murah. (WKN)