Inovasi Agenda Dinas dengan Adinda Cantik

Menjadi seorang PNS dengan masa pengabdian 28 tahun tentunya merupakan perjalanan panjang dalam karier sebagai seorang pegawai, banyak hal yang sudah dilalui dan dilakukan dalam melakukan pengabdian di Kota-ku Denpasar Bali. Tepatnya di tahun 1998 menjadi seorang CPNS di masa itu mungkin merupakan suatu pekerjaan yang bagi sebagian orang kurang menarik, namun panggilan untuk mengabdi dalam pilihan karier ini adalah selain terlahir dan berada dalam lingkungan orang tua , saudara dan keluarga besar yang memilih jalan pengabdian ini, ada panggilan hati yang membuat saya memutuskan untuk menjadi Pegawai Negeri Sipil. Awal karier saya ditempatkan di Dinas Pertanian Kota Denpasar selama setahun dan kemudian pindah ke Bagian Perekonomian Sekretariat Daerah Kota Denpasar sampai dengan tahun 2009 dan dipromosikan menjadi seorang Kepala Seksi di Dinas Koperasi UMKM Kota Denpasar. Di Dinas ini jenjang karier saya dimulai dari Kepala Seksi kemudian menjadi Kepala Bidang sampai di Tahun 2023 menjadi Sekretaris Dinas sampai dengan saat ini.

Sebagai Sekretaris Perangkat Daerah tentunya mempunyai Tusi yang terkait dengan Manajerial Organisasi , salah satu fungsi Sekretaris dan Kesekretariatan yaitu melakukan urusan umum , perlengkapan dan rumah tangga serta melaksanakan pengawasan asset sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas, Sekretaris mempunyai tugas menyiapkan sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk kelancaran pekerjaan di Organisasi Perangkat Daerah. Penyediaan sarana prasarana yang sering digunakan adalah ruangan rapat , kendaraan serta barang inventaris seperti laptop, peralatan audio dan proyektor.

Saat awal menjadi Sekretaris, permasalahan krusial yang ditemui adalah permasalahan pelaksanaan peminjaman sarana prasarana yang masih dilakukan secara manual melalui form peminjaman yang ditujukan kepada Kasubag Umum. Ketika Bidang membutuhkan sarana prasarana untuk pelaksanaan kegiatan secara bersamaan sedangkan fasilitas kantor tidak memadai seperti pemakaian ruangan, kendaraan serta prasarana kantor seperti Laptop, sound sistem dan peralatan lainnya di sinilah terjadi permasalahan. Sekretariat hampir selalu menjadi tempat beradu argumen dari rekan bidang yang berebut untuk mempergunakan kendaraan yang akan digunakan untuk melakukan pembinaan ke Gerakan Koperasi ataupun UMKM di saat bersamaan. Sudah bisa dipastikan terjadi “perang kecil” untuk berebut memakai fasilitas kantor, demikian juga pemakaian ruang rapat yang akan dimanfaatkan oleh rekan bidang untuk mengundang Koperasi dan UMKM. Hampir setiap hari kerja dipastikan ada debat ataupun teriakan untuk mempergunakan tempat rapat karena masing masing bertahan untuk mempergunakan fasilitas kantor untuk pelaksanaan kegiatannya.Permasalahan ini terjadi karena prosedur yang dilakukan secara manual sering terjadi Human Error baik dari Bidang ataupun Sekretariat yang lupa ataupun kesalahan tanggal dan kurangnya koordinasi satu sama lain.

Di tahun 2023 saya berkesempatan untuk mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrator di mana dalam Rencana Aksi Perubahan yang saya lakukan adalah mencari Solusi terhadap permasalahan ini sehingga saya membuat Rencana Aksi Perubahan tentang suatu sistem atau mekanisme Tata Kelola yang memuat jadwal pemakaian ruangan, kendaraan dan barang inventaris secara online dalam bentuk Fitur Agenda Dinas.

Ide ini kemudian dilaksanakan setelah proses diskusi dan konsultasi bersama Mentor, Pimpinan dan Tim untuk penambahan Fitur pada aplikasi yang sudah tersedia yang merupakan suatu kebaharuan yang bermanfaat , memberikan kemudahan serta berkelanjutan. Rencana Aksi Perubahan ini sekaligus juga merupakan suatu Inovasi untuk mengatasi permasalahan Belum Optimalnya Tata Kelola Urusan Umum, Rumah Tangga dan Perlengkapan dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara Digital berbasis Web sehingga terjadi peningkatan kinerja organisasi secara efektif dan efisien serta pelayanan publik yang lebih optimal.

Inovasi ini saya bangun bersama Super Tim kami namakan ADINDA CANTIK yang merupakan Akronim dari Agenda Dinas dengan Cara Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi, Nama ini sangat mudah diingat serta menarik rasa ingin tahu dari pengguna karena merupakan hal baru. Tujuannya adalah untuk peningkatan kinerja organisasi melalui peningkatan pelayanan publik terutama bagi koperasi dan UMKM sebagai stakeholder.

Image Source: Tampilan Adinda Cantik pada Aplikasi Dinas Koperasi dan UMKM Kota Denpasar

Dalam prosesnya bersama pihak yang terlibat mulai dari Pimpinan sampai dengan Staf dari proses perencanaan , uji coba sampai dengan aplikasi dijalankan dapat terlewati dengan baik dan mendapat respons positif sampai kemudian Adinda Cantik ini dapat diaplikasikan di Dinas Koperasi UMKM Kota Denpasar dan menjadi Solusi dari permasalahan awal yang terjadi bahkan hasilnya melampui dari ekspektasi awal kami di mana mampu memecahkan solusi dan membuat jadwal agenda kegiatan dinas menjadi terjadwal dengan rapi dan akurat. Aksi Perubahan ini sekaligus digunakan sebagai Laporan Aksi Perubahan dalam Diklat Kepemimpinan Administrator dan mendapatkan nilai Sangat Baik. Setelah penerapan Fitur Adinda Cantik pada Perangkat Daerah peminjaman sarana dan prasarana yang dulunya dilaksanakan secara manual sekarang dapat dilakukan dengan mudah, cepat, tepat. transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan sarana prasarana dan inventaris kantor dapat ditingkatkan sehingga meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap Pemerintah Kota Denpasar.

Di Tahun 2024 , Inovasi ini diajukan sebagai Inovasi dari Dinas Koperasi UMKM Kota Denpasar untuk mengikuti Lomba Inovasi Pemerintah Kota Denpasar yaitu KIPRAH 2024 dan berhasil mendapat Juara II pada kategori Pelayanan Publik. Hal ini sangat menggembirakan dan menambah semangat untuk selalu berinovasi dalam pemecahan masalah.

Dan tentunya hal yang paling menjadi kebanggaan bagi kami adalah Inovasi ini sampai dengan saat ini dapat digunakan dengan sangat baik sebagai sarana pelayanan publik kami di perangkat daerah kami tercinta dan merupakan salah satu inovasi kebanggaan Pemerintah Kota Denpasar yang berawal dari keinginan untuk mencari Solusi dari permasalahan yang terjadi sehari hari sehingga dapat diatasi dengan Inovasi ADINDA CANTIK yang berbuah Manis !

Bangga Menjadi ASN !

Cintaku Negeriku Indonesia!

#LombaASNMenulis2026

#ASNMenulis

#ASNation