Seni Berbicara dalam Aplikasi Meeting

Narasumber Online. (Sumber: pexels.com)

Lebih dari satu tahun seluruh masyarakat dunia berada dalam masa sulit akibat pandemi Covid-19 yang tak kunjung usai. Hampir habis harapan untuk mampu bertahan di tengah pandemi ini. Apalagi setiap hari disuguhkan dengan kabar sakit dan meninggal dunia dari orang yang tak dikenal hingga anggota keluarga sendiri. Tidak ada yang dapat memprediksi, setahun atau sewindu atau bahkan seabad lagi kita dapat beraktivitas seperti sedia kala.

Pandemi yang terus berjalan memutar roda perekonomian keluarga, tak khayal membenarkan sebuah peribahasa besar pasak daripada tiang. Demi asap dapur, para pekerja di ibukota mulai beradaptasi dengan pola bekerja dari rumah (Work from Home/WFH).

Berdasarkan publikasi dari BPS Provinsi DKI Jakarta yang berjudul “Keadaan Angkatan Kerja Provinsi DKI Jakarta Agustus 2020” tercatat sebanyak 4.659.251 orang sebagai penduduk usia kerja (umur 15 tahun ke atas) yang bekerja di DKI Jakarta. Tak dapat dibayangkan jutaan orang tersebut yang biasanya memadati perkantoran di seluruh penjuru Jakarta, kini menjadikan rumahnya sebagai tempat bekerja.

Pola WFH memaksa pekerja untuk memiliki smartphone, tablet, ataupun laptop dengan konektivitas internet yang mumpuni. Tidak hanya memiliki, tapi juga dapat mengoperasikan gawai ini semaksimal mungkin untuk mendukung produktivitas dalam bekerja. Misalnya koordinasi yang dulu biasa dilakukan dengan berkumpul dan bertatap muka telah digantikan dengan online meeting.

Berbagai aplikasi online meeting dan video conference telah tersedia secara gratis ataupun berbayar contohnya Zoom Meeting, Microsoft Teams, Cisco Webex Meeting, Google Meet, Any Meeting, dan lain-lain.

Online Meeting

Online Meeting. (Sumber: pexes.com)

Selama pandemi Covid-19 penggunaan online meeting sudah menjadi kebiasaan baru. Bahkan dalam sehari dapat menghadiri 2-3 online meeting sekaligus.

Faktor banyaknya jumlah online meeting yang harus dihadiri, terbatasnya waktu untuk mengutarakan pendapat, dan koneksi internet yang tidak stabil menyebabkan informasi ataupun mufakat dalam sebuah meeting tidak tersampaikan dengan baik. Oleh karena itu, sebaiknya setiap peserta meeting memiliki kemampuan elevator pitch.

Elevator pitch merupakan penyampaian gagasan, usulan, atau tawaran yang dilakukan sekitar 30-60 detik saja. Sesingkat waktu seseorang menaiki lift. Elevator pitch biasanya digunakan dalam dunia bisnis sebagai umpan untuk menarik konsumen atau investor. Rangkaian kalimat yang digunakan harus menarik perhatian dan menggunakan bahasa sederhana agar mudah dimengerti oleh lawan bicara.

Elevator pitch dapat dimulai dengan memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan tujuan Anda berbicara, selanjutnya menawarkan solusi secara ringkas dan unik, dan diakhiri dengan ajakan kepada lawan bicara untuk menjadi bagian dari solusi Anda.

Perhatikan tatanan bahasa dan gesture tubuh agar tetap sopan. Jika semua peserta online meeting menerapkan teknik ini, maka semua peserta dapat berpartisipasi aktif, sehingga meeting menjadi lebih efisien dan efektif.

Webinar

Salah satu kebiasaan baru yang menjadi bagian seseorang disebut "produktif selama pandemi" yaitu mengikuti Webinar. Webinar atau web seminar adalah seminar yang dilakukan melalui website atau aplikasi berbasis internet. Kini, banyak penyelenggara melakukan Webinar melalui live streaming di YouTube. Hal ini biasanya menjadi alternatif untuk menarik lebih banyak peserta.

Namun ironinya, Webinar yang seharusnya menjadi sesi informatif justru berubah menjadi sesi berbagi bahan paparan narasumber. Peserta lebih tertarik untuk menanyakan apakah materi narasumber dapat dibagikan atau tidak, dibandingkan aktif mengikuti jalannya Webinar.

Alih-alih membacanya lagi setelah Webinar, peserta paling hanya menyimpan dalam gawainya. Hal ini terjadi karena kebosanan peserta yang disebabkan oleh narasumber yang kurang menarik, terbatasnya waktu paparan, atau memang peserta tidak fokus pada Webinar tersebut.

Jika Anda menjadi narasumber sebuah Webinar tentunya ingin peserta antusias bertanya dan mengerti materi yang disampaikan. Anda sebagai narasumber memiliki tanggungan kepada peserta untuk menciptakan suatu aktivitas di mana terdapat sebuah proses dari yang awalnya tidak tahu menjadi tahu, tidak mengerti menjadi mengerti, tidak bisa menjadi bisa. Jangan tanggung-tanggung dalam berbagi keahlian yang Anda kuasai seperti peribahasa ke langit tak sampai, ke bumi tak nyata.

Sejatinya, narasumber menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah orang yang memberi (mengetahui secara jelas atau menjadi sumber) informasi. Oleh karena itu, untuk mencapai kejelasan dalam memberikan informasi, Anda perlu menguasai teknik komunikasi efektif.

Berbagai macam teori terkait teknik ini dapat diperoleh dengan mudah dalam dunia maya. Namun, tidak banyak orang yang mempraktikkannya dalam dunia nyata.

Narasumber dalam Webinar. (Sumber: pexels.com)

Teknik komunikasi efektif adalah suatu proses pertukaran ide, pemikiran, pengetahuan, dan informasi sedemikian rupa sehingga terpenuhi tujuan atau maksud dengan cara yang terbaik. Langkah pertama, bangun rasa percaya diri Anda dengan memahami materi yang akan dibawakan. Anda wajib menanyakan kepada penyelenggara, terkait batasan-batasan topik yang boleh disampaikan agar tidak terjadi pengulangan informasi dengan narasumber lainnya.

Buatlah slide presentasi sesuai alokasi waktu yang diberikan. Misalnya penyelenggara memberikan waktu 15-20 menit berarti Anda membuat presentasi antara 15-20 slide saja. Hal ini karena rata-rata orang membawakan 1 slide dalam 1 menit. Dalam presentasi, sajikan data menggunakan video, gambar, grafik, dan bagan yang membantu peserta melihat dan memahami apa yang Anda maksud. Ketika membawakan materi, perhatikan penggunaan kata-kata yang mudah dimengerti, jaga intonasi dan irama bicara.

Selain itu berbagi tawa dapat membuat peserta merasa lebih santai dan terbuka untuk menerima informasi. Anda perlu membawakan beberapa kisah nyata sehingga presentasi akan lebih berkesan. Dalam sesi tanya jawab cobalah mendengarkan untuk memahami bukan hanya untuk menanggapi. Tidak masalah untuk mengajukan pertanyaan jika Anda tidak mengerti maksud dan tujuannya.

Zaman beralih musim bertukar, Anda sebagai narasumber Webinar harus mengikuti perkembangan terkini. Misalnya pada penggunaan fitur-fitur dalam aplikasi video conference. Secara teknis Anda perlu menyiapkan koneksi internet yang stabil, menggunakan earphone atau headset agar suara lebih jelas, selalu menyalakan video, dan usahakan Anda menjadi co-host agar lebih leluasa dalam mempresentasikan materi.

Terakhir, rajinlah berlatih karena latihan bukan untuk menyempurnakan, tapi untuk menjadikannya permanen.