Sistem Informasi Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi di Era Digital

Sumber: Pixabay

SIM dalam meningkatkan kinerja organisasi di era digital paling mudah dipahami lewat kejadian yang sering sekali terjadi: rapat yang berakhir dengan debat soal angka siapa yang benar. Coba bayangkan sebuah kepanitiaan acara kampus. Sebut saja Rina, sang ketua panitia, mencatat 120 peserta di spreadsheet miliknya. Dimas, sang bendahara, mencatat uang pendaftaran dari 134 orang di buku catatannya. Sementara daftar tugas panitia hanya hidup di grup WhatsApp yang pesannya tenggelam setiap hari. Rapat malam itu molor dua jam hanya untuk mencari tahu siapa yang salah catat. Dari kejadian seperti inilah kita bisa melihat bahwa sistem informasi manajemen (SIM) bukan urusan orang IT semata, melainkan cara supaya semua orang melihat data yang sama dan bisa memercayainya.

Apa peran SIM dalam meningkatkan kinerja organisasi di era digital?

Lanjutkan cerita tadi. Setelah rapat yang melelahkan itu, panitia memutuskan satu hal sederhana: semua data dipindahkan ke satu spreadsheet bersama. Pendaftaran peserta lewat formulir online yang otomatis masuk ke satu tabel. Setiap uang masuk dicatat Dimas di tab yang sama, lengkap dengan nama dan tanggal. Daftar tugas dibuat per orang, dengan kolom status: belum, proses, atau selesai. Tidak ada aplikasi mahal dan tidak ada pelatihan khusus.

Efeknya terasa cepat. Rapat berikutnya selesai dalam setengah jam, karena data peserta dan uang masuk sudah cocok. Rina bisa langsung melihat tugas mana yang macet, lalu menanyakannya hari itu juga, bukan seminggu kemudian saat semuanya sudah terlambat.

Menurut saya, di situlah peran SIM yang sebenarnya. Bukan menghadirkan teknologi yang canggih, melainkan memastikan informasi sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Yang berubah ketika data sudah rapi

Kalau diperhatikan, ada tiga hal yang berubah dalam cerita tadi. Pertama, keputusan jadi lebih cepat karena tidak ada yang sibuk mencari berkas atau menunggu konfirmasi. Kedua, kerja terasa lebih adil karena semua orang bisa melihat siapa mengerjakan apa. Ketiga, rasa saling curiga berkurang. Dulu setiap selisih angka bikin suasana panas, sekarang panitia bisa menelusuri catatannya bersama-sama.

Tentu tidak semuanya mulus. Di awal, selalu ada yang malas mengisi data karena merasa pekerjaannya bertambah. Itu wajar, dan hampir selalu terjadi di organisasi mana pun. Yang biasanya membantu adalah kesepakatan bahwa data hanya dicatat di satu tempat, sehingga tidak ada yang perlu menulis dua kali.

Mengapa di era digital hal ini makin penting

Sekarang tim sering bekerja dari tempat berbeda, memakai banyak aplikasi sekaligus, dan data muncul dari mana-mana: grup percakapan, formulir, email, catatan pribadi. Tanpa kesepakatan yang jelas, kemudahan teknologi justru membuat informasi makin berserakan. Itulah kenapa menurut saya SIM dalam meningkatkan kinerja organisasi di era digital tidak harus canggih. Sering kali yang dibutuhkan bukan aplikasi baru, tetapi kesepakatan sederhana soal siapa mencatat apa, di mana, dan kapan. Aplikasinya bisa menyusul.

Kalau kamu sedang berada di organisasi yang rapatnya sering berakhir debat soal data, coba tanyakan satu hal ke timmu: kalau ada orang baru bergabung besok, apakah dia bisa menemukan semua informasi penting di satu tempat, tanpa harus bertanya ke lima orang berbeda?