Digitalisasi Arsip Inaktif: Pengalaman Magang di BPK Perwakilan DIY

Sebagai mahasiswa magang di Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Perwakilan Daerah istimewa Yogyakarta, saya berkesempatan untuk terlibat langsung dalam proses vital namun jarang terekspos: pengelolaan arsip inaktif hasil pemeriksaan. Pengalaman ini membuka mata saya tentang betapa pentingnya sistem pengarsipan yang terstruktur dalam lembaga negara.

Di era digital ini, BPK Perwakilan DIY terus berupaya memodernisasi sitem pengarsipannya. Salah satu fokus utamanya adalah pengelolaan arsip inaktif, khususnya Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dan Laporan Tindak Lanjut Pemeriksaan (LTP) dari Pemerintahan Provinsi DIY dan seluruh Pemerintah Daerah/Kota di wilayahnya.

Proses saat klasifikasi arsip inaktif di ruang arsip

Proses klasifikasi arsip inaktif dilakukan dengan metode yang sangat terstruktur. Tahapan-tahapannya meliputi:

Proses pencatatan metadata ke dalam Excel

Sistem klasifikasi yang diterapkan memberikan berbagai keuntungan:

Penggunaan teknologi seperti database Excel tidak hanya mempermudah pencatatan, tetapi juga memungkinkan:

Pengalaman magang di bidang kearsipan BPK memberikan pemahaman mendalam tentang:

Pengalaman magang ini menunjukan bahwa pengelolaan arsip bukan sekedar rutinitas administratif, melainkan bagian crucial dari good governance. Modernisasi sistem pengarsipan yang dilakukan BPK Perwakilan DIY mencerminkan komitmen lembaga dalam meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas pelayanan publik. Sebagai mahasiswa magang, kesempatan ini tidak hanya memberikan pengalaman praktis, tetapi juga pemahaman mendalam tentang peran vital administrasi dalam tata kelola pemerintahan yang baik.