6 Pilar Digitalisasi Rumah Sakit: Panduan Memilih Layanan SIMRS yang Tepat

Sumber Foto: https://www.pexels.com

Prolog

Di era transformasi digital, sektor kesehatan terus beradaptasi dengan kebutuhan masyarakat modern. Salah satu tonggak pentingnya adalah penerapan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang tidak hanya sekadar alat administratif, tetapi juga platform strategis yang memadukan efisiensi operasional dengan kualitas layanan. Data terbaru menunjukkan peningkatan signifikan penyedia layanan rekam medis elektronik (RME) yang terverifikasi, mencerminkan komitmen untuk mewujudkan ekosistem kesehatan yang terintegrasi dan berkelanjutan. Namun, bagaimana institusi kesehatan menentukan pilihan teknologi yang tepat? Artikel ini akan membahas dimensi-dimensi kunci keberhasilan penerapan SIMRS.

Portal Satu Sehat, RME & SIMRS

Mari kita buka data di portal Satu Sehat untuk melihat berapa jumlah Perusahaan atau institusi yang telah memiliki atau menyediakan layanan Rekam Medik Elektronik (RME)? Per tanggal 06 Januari 2025, tercatat 1015 penyedia layanan ini yang sudah terverifikasi di Satu Sehat. Dan ini akan terus bertambah. Ini dibuktikan dengan data yang penulis catat di Satu Sehat pada bulan Jul 2024, Perusahaan atau institusi yang tercatat saat itu baru 807. Dan lihat jumlahnya hari ini sudah lebih dari 1000.

Tapi sebelum kita membahas lebih jauh tentang isu utama di tulisan ini, sedikit menjelaskan tentang portal Satu Sehat berdasarkan keterangan yang diberikan oleh Kemenkes. Portal Satu Sehat adalah ekosistem pertukaran data kesehatan (HIE: Health Information Exchange) yang menghubungkan sistem informasi atau aplikasi dari seluruh anggota ekosistem digital kesehatan Indonesia termasuk fasyankes, regulator, penjamin, dan penyedia layanan digital. Tujuan pembuatan portal ini adalah untuk menyediakan spesifikasi dan mekanisme terstandar untuk proses bisnis, data, teknis dan keamanan, kemudian memastikan agar pemrogram (software developer) dapat menggunakan bahasa apapun untuk mengembangkan aplikasinya dengan spesifikasi dan mekanisme pertukaran data (Health Level Seven International - Fast Healthcare Interoperability Resources [HL7 FHIR] dan Hypertext Transfer Protocol Secure RESTful Application Programming Interface [HTTPS REST API]), serta Mengeluarkan nomor SATUSEHAT yang akan menjadi tanda pengenal (single identifier) informasi kesehatan pasien untuk memastikan setiap masyarakat Indonesia dapat mengakses layanan kesehatan yang berkesinambungan.

Nah, sekarang kita Kembali ke data yang disampaikan di awal tulisan. Dengan sekian banyak institusi atau perusahaan yang menawarkan layanan ini, bagaimana cara pihak rumah sakit atau fasyankes secara umum, memilih produk/layanan yang sesuai dengan kebutuhan?

Dan bila kita lihat, pada dasarnya RME adalah hanya salah satu bagian atau modul yang harus ada di sebuah sistem manajemen rumah sakit atau bisa kita singkat dengan SIMRS. Peraturan tentang SIMRS ini telah ada sejak tahun 2013, tercantum di Permenkes Nomor 82 Tahun 2013 tentang SIMRS yang mengatur standar dan implementasi SIMRS di seluruh rumah sakit di Indonesia.. Namun implementasinya berjalan cukup Panjang dan berliku. Baru ada kemajuan secara signifikan sejak munculnya Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis, sebagai bagian dari modul layanan yang ada di SIMRS, seperti yang telah dipaparkan diatas.

Digitalisasi secara menyeluruh dapat dilakukan melalui layanan SIMRS. Secara definisi berdasarkan Permenkes diatas adalah sistem teknologi informasi yang terintegrasi dan dirancang untuk mengelola seluruh proses administrasi, operasional, dan layanan rumah sakit secara efisien. Lewat SIMRS rumah sakit dapat melakukan Pengelolaan data rekam medis pasien (Pendaftaran, Rawat Inap, Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Unit Penunjang, dan Farmasi). Pengelolaan fasilitas rumah sakit seperti ruang rawat inap, ruang laboratorium, apotek, dan ruang radiologi. Pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, dan laporan manajemen. Sistem billing atau penagihan untuk layanan Kesehatan. Penyediaan data untuk pelaporan internal dan eksternal (seperti laporan ke Kementerian Kesehatan). Penyediaan statistik kesehatan untuk perencanaan dan pengambilan Keputusan. Dan juga melakukan Integrasi dengan sistem lain, seperti BPJS.

Intinya layanan SIMRS adalah sebuah sistem yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan & kompleksitas manajemen Rumah Sakit yang mencakup berbagai aspek terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi, pengambilan Keputusan berdasarkan data yang valid, dan koordinasi antar bagian pelayanan pasien secara optimal.

Kembali ke pertanyaan diatas, dan sekarang pertanyaannya dapat di fokuskan seperti ini, bagaimana rumah sakit dapat memilih layanan SIMRS yang baik dan menjadi solusi digital mumpuni?

Faktor Penentu Keberhasilan Penerapan Sistem Informasi Manejemen Rumah Sakit

Keberhasilan penerapan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) atau dalam bahasa lainnya yang lebih umum adalah Sistem Informasi Kesehatan (SIK) dipengaruhi oleh berbagai faktor yang memastikan sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan organisasi. Menurut model DeLone dan McLean (DeLone, W. H., & McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update. Journal of Management Information Systems) terdapat Enam dimensi utama yang menjadi penentu keberhasilan penerapan sistem ini. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai masing-masing faktor, dengan tambahan perspektif dan referensi terkini, salah satunya lewat kehadiran teknologi kecerdasan buatan (AI).

1. Kualitas Sistem

Mengacu pada bagaimana sistem dirancang untuk memenuhi kebutuhan Rumah Sakit, seperti keandalan, kemudahan penggunaan, efisiensi, fleksibilitas, dan interoperabilitas. Indikator Penting disini adalah berkaitan dengan respon waktu, ketersediaan sistem, kompatibilitas perangkat, keamanan data, dan kemampuan integrasi antar sistem. Contoh Penerapannya adalah pada sistem yang stabil, mudah diakses, dan mampu menangani data pasien dalam jumlah besar tanpa gangguan. Selain itu, interoperabilitas memungkinkan berbagai sistem kesehatan untuk bertukar data secara efisien, seperti integrasi data ke Satu Sehat atau antar rumah sakit, puskesmas, dan laboratorium.

2. Kualitas Informasi

Informasi yang dihasilkan oleh sistem harus relevan, akurat, lengkap, dan tepat waktu untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif. Indikator pentingnya adalah akurasi, relevansi, kejelasan, konsistensi data, serta kecepatan informasi real-time. Contoh Penerapannya adalah seperti pada rekam medis elektronik (RME) yang mencantumkan informasi lengkap tentang diagnosis, pengobatan, dan riwayat kesehatan pasien. Plus sistem yang menyediakan visualisasi data tren penyakit secara real-time untuk mendukung pengambilan keputusan cepat, terutama dalam pengendalian wabah penyakit.

3. Kualitas Layanan

Layanan mencakup dukungan teknis dan layanan yang disediakan oleh pengelola sistem ( vendor atau Perusahaan SIMRS) kepada pengguna dalam ini adalah Rumah Sakit, seperti kecepatan respons dan kompetensi tim pendukung. Indikatornya adalah kecepatan respons dukungan teknis, kompetensi tim pendukung, ketersediaan bantuan 24/7, serta kemampuan prediktif untuk mencegah gangguan. Bagaimana contoh penerapannya? Ini akan tampak pada tim IT yang responsif dalam menangani keluhan pengguna atau memberikan pelatihan tentang cara menggunakan sistem baru. Selain itu, analitik prediktif dapat digunakan untuk mendeteksi potensi gangguan sistem sebelum berdampak pada operasional.

4. Niat Penggunaan (Intention to Use)

Niat pengguna untuk menggunakan sistem dipengaruhi oleh persepsi kemudahan dan manfaat yang dirasakan dari sistem tersebut. Ini dapat tampak pada motivasi pengguna, persepsi manfaat, pengalaman pengguna sebelumnya, serta relevansi konteks sosial-budaya. Mudahnya adalah terlihat saat pengguna yang merasa sistem ini mempermudah pekerjaan akan lebih berkomitmen untuk menggunakan sistem. Program edukasi yang intens menjadi faktor penting disini. Mengingat melek digital SDM di rumah sakit pemerintah kebanyakan masih rendah.

5. Kepuasan Pengguna

Kepuasan pengguna mencerminkan sejauh mana sistem memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna, termasuk kenyamanan dan kepercayaan mereka terhadap sistem. Ini akan terlihat pada feedback pengguna, tingkat kenyamanan, kepercayaan terhadap sistem, dan elemen gamifikasi. Misalnya dokter atau perawat merasa sistem ini membantu mereka bekerja lebih cepat dan efisien, sehingga memberikan umpan balik positif. Penghargaan dari vendor penyedia bagi staf kesehatan yang menggunakan sistem secara konsisten, dapat meningkatkan kepuasan pengguna.

6. Dampak terhadap Individu dan Organisasi

Dampak mengukur manfaat yang diberikan oleh sistem kepada individu dan organisasi, seperti efisiensi kerja, produktivitas, dan kualitas layanan. Apakah system ini mampu melakukan efisiensi kerja, pengurangan beban administratif, peningkatan produktivitas, efisiensi operasional, pengambilan keputusan berbasis data, serta kemampuan analitik prediktif. Organisasi yang menggunakan sistem ini berhasil meningkatkan akurasi diagnosis pasien atau mengurangi waktu tunggu pasien. Sistem ini juga dapat memperlihatkan unit-unit yang menjadi pemasukan untuk RS secara realtime, sehingga manajemen dapat memantau serta menganalisa unit mana yang paling menguntungkan atau sebaliknya dan mengambil langkah strategis. Selain itu, Sistem memungkinkan rumah sakit untuk mengajukan klaim asuransi BPJS ke pemerintah dengan lebih cepat dan minim kesalahan, sehingga mempercepat penerimaan pendapatan rumah sakit dari layanan yang telah diberikan.

Plus AI

Nah, untuk next level, adalah melalui kehadiran dan penerapan teknologi kecerdasan buatan atau AI ( Artificial Intelegence) dimana akan terjadi peningkatan akurasi, efisiensi, dan kecepatan pemrosesan data serta membantu pengambilan keputusan berbasis data. Sistem informasi Kesehatan akan memiliki kemampuan analisis data secara real-time, deteksi pola anomali, prediksi kebutuhan layanan kesehatan, dan otomatisasi proses administratif. Misalnya, lewat penggunaan AI dapat menganalisis hasil rekam medis guna memberikan rekomendasi diagnostik kepada dokter. Kemudian Chatbot berbasis AI yang dapat memberikan panduan kepada pasien mengenai layanan kesehatan. Serta otomatisasi klaim asuransi dengan algoritma AI untuk memvalidasi data secara cepat dan mengurangi kesalahan administrasi.

Sumber Gambar: Milik Pribadi

Epilog

Penerapan SIMRS yang sukses tidak hanya bergantung pada teknologi tetapi juga pada faktor-faktor manusia dan organisasi. Dengan memperhatikan, paling tidak, 6 dimensi utama di atas, sudah dapat dipastikan sistem ini dapat memberikan dampak signifikan untuk peningkatan pendapatan, peningkatan layanan kesehatan, efisiensi operasional, dan pengambilan keputusan berbasis data. Selain itu, optimalisasi proses klaim asuransi yang lebih cepat dan minim kesalahan akan memberikan keuntungan finansial bagi rumah sakit, sehingga akan memastikan kelangsungan layanan kesehatan yang berkualitas.