Administrasi Keuangan Berantakan, Pengelolaan Giro Ikut Terganggu
Yuni Sumarni Mahasiswa Manajemen Keuangan Universitas Pamulang yang menggunakan Kumparan sebagai media untuk berbagi tulisan dan memenuhi tugas perkuliahan.
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Yuni Sumarni tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPenulis : Serma Marliana Nubatonis, Shofiah Thoyyibatul Izdtihar, Yuni Sumarni
Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan keuangan bukan hanya soal berapa besar pendapatan yang diperoleh atau berapa banyak keuntungan yang dihasilkan. Ada hal yang sering dianggap sederhana, tetapi sebenarnya cukup penting, yaitu administrasi keuangan.
Administrasi yang rapi membantu perusahaan mengetahui ke mana uang masuk dan ke mana uang keluar. Sebaliknya, ketika pencatatan keuangan berantakan, berbagai masalah dapat muncul, termasuk dalam pengelolaan rekening giro perusahaan.
Rekening giro banyak digunakan perusahaan untuk mendukung aktivitas transaksi sehari-hari. Melalui rekening ini, perusahaan dapat melakukan pembayaran kepada pemasok, menerima pembayaran dari pelanggan, membayar berbagai kebutuhan operasional, hingga melakukan transaksi dalam jumlah tertentu sesuai kebutuhan bisnis.
Namun, penggunaan rekening giro juga membutuhkan administrasi yang tertib. Setiap transaksi seharusnya dapat dicatat, diperiksa, dan disesuaikan dengan bukti transaksi yang ada.
Ketika Administrasi Keuangan Mulai Tidak Tertib
Bayangkan sebuah perusahaan memiliki banyak transaksi dalam satu bulan. Ada pembayaran kepada pemasok, penerimaan dari pelanggan, pembayaran gaji, biaya operasional, dan berbagai transaksi lainnya.
Jika transaksi tersebut tidak dicatat dengan baik, perusahaan dapat mengalami kesulitan ketika ingin mengetahui posisi kas sebenarnya.
Misalnya, saldo rekening giro di bank menunjukkan jumlah tertentu, tetapi catatan internal perusahaan menunjukkan angka yang berbeda. Perbedaan tersebut bisa terjadi karena adanya transaksi yang belum dicatat, kesalahan pencatatan, biaya administrasi bank, atau transaksi yang sudah tercatat di perusahaan tetapi belum muncul pada rekening koran.
Di sinilah pentingnya rekonsiliasi bank.
Rekonsiliasi bank dilakukan dengan membandingkan catatan perusahaan dengan mutasi atau rekening koran dari bank. Tujuannya bukan hanya mencari selisih, tetapi memastikan bahwa transaksi yang terjadi benar-benar tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dampaknya Tidak Berhenti pada Selisih Saldo
Administrasi keuangan yang berantakan tidak hanya membuat pekerjaan administrasi menjadi lebih sulit. Dampaknya bisa merambat ke pengambilan keputusan perusahaan.
Ketika perusahaan tidak mengetahui posisi saldo giro secara akurat, perencanaan pembayaran juga dapat terganggu. Perusahaan bisa saja mengira dana yang tersedia masih cukup, padahal terdapat kewajiban yang belum diperhitungkan.
Sebaliknya, perusahaan juga bisa menunda pembayaran karena menganggap saldo tidak mencukupi, padahal sebenarnya masih terdapat dana yang tersedia.
Kondisi seperti ini dapat mengganggu pengelolaan arus kas perusahaan. Terlebih bagi perusahaan yang memiliki banyak transaksi dan kewajiban pembayaran dalam waktu yang berdekatan.
Selain itu, pencatatan yang tidak rapi dapat menyulitkan perusahaan ketika membutuhkan informasi keuangan dengan cepat. Ketika pimpinan membutuhkan data mengenai saldo, transaksi tertentu, atau pembayaran kepada pihak tertentu, bagian keuangan harus kembali mencari dan mencocokkan dokumen yang tersedia.
Pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan dengan cepat akhirnya membutuhkan waktu lebih lama.
Risiko Kesalahan dan Penyalahgunaan
Administrasi yang tidak tertib juga dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam transaksi.
Ketika dokumen pembayaran, bukti transaksi, dan pencatatan rekening tidak tersusun dengan baik, akan lebih sulit bagi perusahaan untuk mengetahui apakah suatu transaksi memang sudah dilakukan, siapa yang melakukan, dan untuk keperluan apa transaksi tersebut dilakukan.
Karena itu, pengelolaan rekening giro tidak cukup hanya mengandalkan kepercayaan kepada orang yang bertanggung jawab mengelolanya. Perusahaan juga membutuhkan sistem administrasi dan pengendalian internal yang jelas.
Pemisahan tugas, pemeriksaan dokumen, otorisasi transaksi, serta rekonsiliasi secara berkala dapat membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan maupun transaksi yang tidak sesuai.
Pada akhirnya, administrasi keuangan bukan sekadar pekerjaan mencatat angka.
Administrasi yang rapi memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi keuangan perusahaan. Dari pencatatan tersebut, perusahaan dapat mengetahui transaksi yang telah terjadi, kewajiban yang harus dibayarkan, serta dana yang tersedia untuk kegiatan operasional.
Dalam pengelolaan rekening giro, ketelitian menjadi semakin penting karena rekening tersebut digunakan untuk berbagai transaksi perusahaan.
Perusahaan tidak harus memiliki sistem yang rumit untuk memulai. Hal yang lebih penting adalah memastikan setiap transaksi memiliki bukti, dicatat secara tepat waktu, diperiksa secara berkala, dan disesuaikan dengan catatan dari bank.
Dengan administrasi yang tertib, rekening giro tidak hanya menjadi tempat keluar-masuknya dana, tetapi juga dapat menjadi bagian dari sistem pengelolaan keuangan yang lebih terkontrol.
Sebab, ketika administrasi keuangan berantakan, yang ikut berantakan bukan hanya catatan di atas kertas. Pengelolaan kas, proses pembayaran, pengambilan keputusan, hingga pengawasan keuangan perusahaan juga dapat ikut terdampak.