Belajar Kerja Sama dan Mengambil Pengalaman Magang

Source : Dari Kamera Sendiri (Bag. Keuangan Sekretariat DPRD DIY)

Sebelum magang, saya membayangkan pekerjaan di bagian keuangan pemerintah sebagai pekerjaan yang sunyi. Isinya kuitansi, nota, dan angka yang dicocokkan satu per satu. Setelah beberapa minggu di Bagian Keuangan Sekretariat DPRD DIY, saya melihat gambaran itu keliru. Pekerjaan ini nyaris tidak mungkin dilakukan sendirian.

Estafet yang Tak Boleh Putus

Satu Surat Pertanggungjawaban (SPJ) melewati banyak tangan. Bendahara pengeluaran pembantu menyusun berkasnya. PPTK memastikan kegiatan dan belanjanya sesuai. Tim verifikasi memeriksa kelengkapan dokumen, kesesuaian nominal dengan standar biaya, sampai kode rekeningnya. Setelah itu, dokumen diarsipkan agar bisa ditelusuri kapan pun dibutuhkan.

Di sini saya mengerti bahwa satu berkas yang kurang bisa menahan seluruh alur. Karena itu komunikasi antarbagian menjadi hal yang paling sering saya lakukan, yaitu menanyakan kekurangan dokumen, mengingatkan tenggat, dan memastikan berkas sampai ke orang yang tepat. Pekerjaan ini melatih saya untuk tidak sekadar menandai "kurang" pada sebuah berkas, tetapi juga menjelaskan apa yang kurang dan kenapa itu penting.

Saat Akhir Bulan dan Tenggat Datang Bersamaan

Ujian terbesar tim ini datang menjelang akhir Agustus. Volume SPJ meningkat pesat, sementara tenggat penyerahan ke Inspektorat pada 4 September sudah di depan mata. Hari-hari itu diisi pengarsipan SPJ ke dalam ordner, pemilahan berkas, dan penyamaan SPJ dengan Rincian Objek (RO) anggaran.

Yang saya pelajari dari fase ini adalah pembagian kerja yang jelas. Ada yang fokus menata arsip, ada yang mencocokkan data, ada yang menghubungi bendahara dan PPTK untuk melengkapi berkas. Semua bergerak menuju satu target yang sama. Ketika berkas terakhir selesai dan SPJ diserahkan tepat waktu, hasilnya terasa sebagai kerja bersama, bukan capaian satu orang.

Ketika Sistem Down, Tim Tetap Jalan

Tantangan lain datang dari aplikasi SIPD yang sempat mengalami gangguan beberapa hari. Sistem itu menjadi tempat verifikasi dan penginputan data, sehingga ketika ia tidak bisa diakses, pekerjaan tidak bisa berjalan seperti biasa.

Tim tidak berhenti. Pekerjaan dialihkan ke hal yang tetap bisa dikerjakan, yaitu verifikasi dokumen belanja langsung secara fisik dan pengarsipan berkas yang sudah lengkap. Dokumen yang sudah diperiksa dicatat rapi agar bisa segera diinput ketika sistem pulih. Dari sini saya belajar bahwa kerja sama tim bukan hanya soal membagi tugas saat semuanya lancar. Kerja sama tim juga berarti sanggup menyesuaikan rencana dengan cepat ketika keadaan berubah.

Belajar dari Pembimbing dan Rekan Kerja

Sebagai mahasiswa magang, saya datang dengan banyak pertanyaan. Istilah yang asing, format dokumen yang beragam, dan kode rekening yang awalnya membingungkan. Pembimbing lapangan dan para pegawai selalu bersedia menjelaskan. Mereka mengajari saya sambil bekerja: memperlihatkan bagaimana sebuah berkas diperiksa, lalu memberi kesempatan mencoba sendiri.

Pelajaran itu terasa lebih berharga daripada teori di kelas. Saya jadi paham bahwa tim yang baik bukan tim tanpa kesulitan, melainkan tim yang membiarkan anggota barunya bertanya, salah, lalu belajar tanpa takut.

Tiga Pelajaran yang Saya Bawa Pulang

Pertama, komunikasi yang jelas menghemat waktu banyak orang. Kedua, pembagian peran yang tegas membuat pekerjaan berat terasa terkendali. Ketiga, sikap fleksibel adalah modal utama ketika rencana tidak berjalan seperti yang dibayangkan.

Bagi mahasiswa manajemen seperti saya, pengalaman ini mengingatkan bahwa organisasi bekerja karena orang-orangnya saling mengandalkan. Angka dan prosedur memang penting, tetapi yang menjaga semuanya tetap berjalan adalah kepercayaan di antara orang yang mengerjakannya.

Magang ini mengajarkan saya bahwa di balik setiap tumpukan SPJ ada orang-orang yang bekerja sama, sering kali tanpa terlihat, agar pertanggungjawaban keuangan daerah tetap tertib dan tepat waktu.