Siap Sedia Hadapi Krisis, Perusahaan Bisa Gunakan Sistem ERP

Sebuah penelitian yang dilakukan oleh PwC menunjukan bahwa hampir semua pemimpin bisnis (95%) memperkirakan akan terkena satu krisis di masa depan, dengan 69% telah mengalami krisis dalam lima tahun terakhir. Krisis bisa disebabkan oleh situasi internal atau eksternal perusahaan.

Krisis (Sumber: Pexels)

Pada umumnya, krisis dapat menciptakan tiga ancaman terkait keamanan publik, kerugian, finansial, dan kehilangan reputasi. Perusahaan dengan manajemen yang baik harus memiliki strategi dan perencanaan untuk mencegah, menghadapi, dan mengatasi sebuah krisis yang disebabkan dari internal maupun eksternal. Oleh karena itu, perusahaan harus selalu siap sedia untuk menghadapi krisis yang bisa datang kapan saja.

Dalam hal ini, perusahaan harus merancang strategi manajemen krisis untuk membantu menghadapi peristiwa negatif yang tiba-tiba dan signifikan. Tujuannya adalah untuk meminimalisir kerusakan yang disebabkan oleh krisis. Tetapi bukan hanya menanggapi saja, manajemen krisis juga penting untuk menghindari terjadinya kejadian yang mengancam perusahaan.

Menurut Pearson dan Mitroff (1993), manajemen krisis dibagi menjadi lima fase yaitu signal detection, preparation/prevention, containment/damage limitation, recovery, dan learning. ERP bisa membantu perusahaan dalam merencanakan strategi manajemen krisisnya pada lima tahap tersebut. Tetapi, apa itu ERP?

Melansir dari HashMicro, sebuah perusahaan ERP di Indonesia, ERP atau enterprise resource planning adalah seperangkat sistem yang berfungsi untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai kegiatan operasional pada sebuah perusahaan. Sistem ERP mampu mengelola lebih dari satu komponen bisnis. Biasanya, program ERP disusun sedemikian rupa dengan menggunakan database terpusat untuk memastikan agar sistem selalu berjalan konsisten. Sistem ERP berbasis cloud dan artificial intelligence (AI) memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk mengakses data dari mana saja dan mendapat prediksi juga rekomendasi berdasarkan data riwayat yang ada.

Bagaimana ERP dapat membantu perusahaan dalam lima tahap manajemen krisis?

1. Signal detection

Pihak manajemen harus bisa mendeteksi bagaimana sebuah situasi dapat berisiko mempengaruhi kondisi perusahaan, terlebih lagi menciptakan krisis bagi perusahaan. Sebelum krisis datang, manajemen harus menganalisis situasi berdasarkan kondisi perusahaan saat ini. Beberapa krisis dapat dideteksi dengan melihat forecast dari data yang ada. Sistem ERP berbasis AI memiliki fasilitas ini, sehingga memudahkan perusahaan untuk menetapkan apa yang harus mereka lakukan ketika situasi berisiko menimbulkan krisis bagi perusahaan.

2. Preparation/prevention

Preparasi atau pencegahan dimulai dari membentuk tim manajemen krisis dan rencanakan untuk menyerang krisis. Tujuannya adalah untuk mencegah krisis sebanyak mungkin dan secara efektif mengelola krisis yang terjadi. Melalui data yang tersimpan dalam sistem ERP, pihak manajemen dapat melihat aspek mana yang perlu ditingkatkan dan apa saja yang terdampak dari penurunan performa pada aspek tersebut.

Misalnya, adanya pandemi membuat permintaan pasar tidak seramai biasanya, sehingga pembelian menurun. Ini berpengaruh langsung terhadap pemasukan perusahaan, sehingga dapat berdampak pada pemberian gaji karyawan. Apabila manajemen tidak memiliki strategi untuk mengatasi permasalahan ini, bisa saja lama kelamaan menjadi krisis.

Sebab itu, manajemen bisa memilih strategi apa yang tepat untuk perusahaan. Sebelum merumuskan strategi, pihak manajemen harus menganalisis, apakah memungkinkan untuk meningkatkan pembelian di situasi seperti ini? Jika iya, bagaimana caranya? Produk apa yang bisa membawa pemasukan lebih banyak? Jika tidak, apa yang harus dilakukan? Semua ini bisa ditentukan melalui data yang tersimpan dan diproses dalam sistem ERP.

3. Containment/damage limitation

Tahap ini adalah di mana manajemen krisis yang sebenarnya terjadi. Tujuannya yaitu untuk menahan krisis semaksimal mungkin dan untuk mengurangi dampak kejadian tersebut sehingga meminimalisir kerusakan organisasi dan stakeholder.

Pada contoh krisis yang berpotensi menciptakan penggiringan opini, dapat dipadamkan melalui pemberian informasi kepada publik. Ini bisa dilakukan dengan menggunakan fitur mass-mailing dari sistem ERP. Perusahaan bisa mengirimkan pernyataan berupa email kepada seluruh stakeholder secara langsung sehingga mereka mengetahui apa yang sedang terjadi dan tindakan apa yang diambil perusahaan dalam menanganinya.

4. Recovery

Fase recovery merupakan fase di mana perusahaan bangkit dari krisis. Pada fase ini perusahaan juga menentukan strategi untuk langkah selanjutnya. Mungkin perusahaan harus melakukan perbaikan dalam hal strategi bisnis atau produksi, atau mereka harus meningkatkan keselamatan dan kesejahteraan para pekerja. Ini semua bergantung pada krisis yang dialami dan tujuan organisasi perusahaan.

Dalam kasus perubahan perilaku pasar akibat pandemi, ERP akan sangat berguna dalam memastikan strategi bisnis lebih terperinci. Misalkan ada sebuah cafe yang dulunya lebih sering didatangi pembeli ketika weekend. Kemudian sepi pengunjung selama pandemi. Tanpa mereka sadari, pasar mereka bergeser. Cafe banyak dicari oleh para pekerja di hari kerja dan klub sepeda saat weekend. Ini harus segera disesuaikan dengan merumuskan strategi baru.

Data dalam sistem ERP bisa digunakan dalam perumusan strategi. ERP berbasis AI mampu merekomendasikan produk apa yang digemari pembeli di hari-hari tertentu. Selain itu, fitur survei dapat dimanfaatkan untuk mengenal lebih dalam mengenai karakteristik dan kegemaran para pembeli, sehingga strategi marketing dan bisnis bisa dibuat lebih akurat karena berdasarkan data.

5. Learning

Fase learning atau pembelajaran melibatkan kegiatan refleksi di mana pelajaran dari krisis. Penekanannya adalah pada perbaikan masalah operasional saat ini dan mencegah krisis yang akan datang.

Setelah krisis berlalu dan sudah ditangani, perusahaan bisa membandingkan performa dari setiap aspek bisnis. Selain pihak manajemen bisa mengevaluasi pengimplementasian dari strategi manajemen krisis yang telah mereka laksanakan, mereka juga bisa melakukan evaluasi secara keseluruhan. Ini salah satu manfaat dari penggunaan sistem ERP karena dapat mendokumentasikan data dari semua periode dan proses bisnis.

Kesimpulan

Manajemen krisis perlu menjadi perhatian pihak manajemen agar perusahaan tidak hancur terdampak krisis. Sistem ERP dapat membantu merumuskan strategi manajemen krisis dalam seluruh fasenya. Fasilitas forecasting dan rekomendasi mampu diberikan oleh sistem ERP berbasis cloud dan artificial intelligence dapat sangat berperan dalam manajemen krisis, begitu pula penyimpanan data yang menyeluruh. Ada banyak perusahaan penyedia software ERP berbasis cloud yang dilengkapi oleh AI. Salah satunya adalah HashMicro, yang menyediakan sistem ERP dengan harga terjangkau.