Apa yang Dimaksud dengan Arsip Vital? Ini Penjelasan Lengkapnya
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSetiap aktivitas yang dilakukan oleh suatu lembaga atau instansi akan menghasilkan arsip. Arsip tersebut dapat berupa dokumen tertulis, rekaman audiovisual, maupun dokumen elektronik atau digital yang tercipta dalam berbagai kegiatan.
Arsip menyimpan beragam informasi penting yang mendukung kelancaran administrasi dan operasional. Oleh karena itu, arsip perlu dikelola dengan baik agar mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan untuk beragam keperluan.
Di antara berbagai jenis arsip yang ada, terdapat arsip vital yang memiliki peran sangat penting bagi keberlangsungan suatu organisasi. Lalu, apa yang dimaksud dengan arsip vital?
Apa yang Dimaksud dengan Arsip Vital?
Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia Nomor 49 Tahun 2015 tentang Pedoman Program Arsip Vital di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia menjelaskan bahwa arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Karena sifatnya tersebut, arsip vital memiliki peran yang sangat penting bagi suatu lembaga. Kehilangan atau kerusakannya dapat menimbulkan kerugian besar, bahkan menghambat keberlangsungan operasional organisasi. Contoh arsip vital antara lain akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, dokumen kepemilikan tanah, sertifikat gedung, dan berbagai surat penting lainnya.
Dalam buku Manajemen Kearsipan yang ditulis oleh Sattar, arsip vital memiliki beberapa manfaat bagi organisasi, yaitu:
Mendukung proses pengambilan keputusan.
Menunjang kegiatan perencanaan
Mendukung pengawasan terhadap program yang dilaksanakan.
Menjadi alat bukti yang sah.
Menjadi memori organisasi dalam menjalankan berbagai kegiatan, seperti aktivitas bisnis, transaksi, maupun kegiatan internal perusahaan.
Cara Pengelolaan Arsip Vital
Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2015, pengelolaan arsip vital dilakukan melalui beberapa tahapan berikut.
1. Identifikasi
Tahap identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-jenis arsip vital yang terdapat pada setiap unit kerja.
2. Penataan Arsip Vital
Penataan arsip vital dilakukan melalui langkah-langkah berikut:
Memeriksa kelengkapan berkas arsip vital yang akan ditata.
Menentukan indeks berkas berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subjek tertentu.
Menggunakan tunjuk silang apabila terdapat berkas yang saling berkaitan tetapi memiliki media penyimpanan yang berbeda.
Memberikan label pada sarana penyimpanan arsip.
Menempatkan arsip pada media penyimpanan yang sesuai dengan jenis arsipnya.
3. Penyusunan Daftar Arsip Vital
Tahap ini dilakukan dengan menyusun daftar arsip vital yang berisi informasi mengenai seluruh arsip vital yang dimiliki unit kerja.
Cara Perlindungan Arsip Vital
Perlindungan arsip vital dilakukan untuk mencegah serta mengatasi risiko kerusakan maupun kehilangan arsip. Kerusakan dapat disebabkan oleh faktor internal, seperti kondisi kertas dan tinta, maupun faktor eksternal, seperti air, api, kelembapan, dan paparan sinar matahari. Berikut beberapa bentuk perlindungan arsip vital:
1. Duplikasi
Duplikasi merupakan kegiatan menggandakan arsip. Proses ini dapat dilakukan melalui digitalisasi, terutama untuk arsip aset dan produk hukum. Sementara itu, untuk arsip vital lainnya, duplikasi dapat dilakukan dengan membuat salinan fisik maupun digital.
2. Pemencaran
Pemencaran dilakukan dengan menyimpan hasil duplikasi arsip pada unit kearsipan atau lokasi penyimpanan yang berbeda. Sementara itu, arsip vital asli tetap disimpan pada unit kerja yang menciptakan arsip tersebut.
3. Penyimpanan dengan Peralatan Khusus (Vaulting)
Perlindungan arsip vital juga dapat dilakukan menggunakan peralatan penyimpanan khusus yang dirancang tahan terhadap risiko bencana. Beberapa contoh sarana penyimpanan yang digunakan seperti lemari besi tahan api dan filing cabinet tahan api.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Gap Komunikasi Sebagai Penyebab Asimetri Regulasi?
(SA)