Retensi Aktif Akan Terhitung Apabila Telah Melakukan Apa?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarPengelolaan arsip di lembaga pemerintahan tidak terlepas dari ketentuan jangka waktu penyimpanan atau retensi. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 47 Tahun 2015 telah mengatur mekanisme retensi arsip yang berlaku di lingkungan lembaga tersebut.
Salah satu ketentuan penting yang perlu dipahami adalah mengenai kapan masa retensi aktif mulai dihitung. Dikutip dari Peraturan Kepala ANRI Nomor 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip, retensi aktif akan terhitung apabila telah melakukan proses penciptaan dan registrasi arsip hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.
Tentu, ada panduan khusus yang mengatur persoalan ini. Untuk mengetahui penjelasannya, simak selengkapnya dalam artikel berikut!
Pengertian dan Dasar Perhitungan Retensi Aktif
Retensi aktif merupakan masa simpan minimal suatu jenis arsip yang berada pada Unit Pengolah. Ketentuan ini berbeda dengan retensi inaktif yang mengatur masa simpan arsip pada Unit Kearsipan atau Pusat Arsip.
Kriteria Penetapan Retensi Aktif
Penetapan masa retensi aktif mengacu pada sejumlah kriteria berikut ini:
Retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah.
Retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.
Perhitungan retensi arsip dimulai sejak arsip diciptakan dan didaftarkan.
Perhitungan berakhir setelah pokok masalah pada naskah dinyatakan selesai diproses.
Jenis Arsip yang Diatur dalam Jadwal Retensi Arsip
Jadwal Retensi Arsip (JRA) ANRI terbagi menjadi dua kategori besar yang masing-masing memiliki cakupan berbeda, yaitu:
JRA Substantif: Meliputi arsip pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan, jasa kearsipan, akreditasi kearsipan, serta pendidikan dan pelatihan kearsipan.
JRA Fasilitatif: Meliputi arsip kepegawaian, keuangan, perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, teknologi informasi, pengawasan, serta perlengkapan.
Fungsi Jadwal Retensi Arsip bagi Lembaga
Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan ANRI. Setiap jenis arsip yang tercantum dalam JRA memuat keterangan mengenai jangka waktu penyimpanan dan rekomendasi tindak lanjut, baik dimusnahkan, dinilai kembali, maupun dipermanenkan.
Keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut sudah tidak memiliki nilai guna. Sementara itu, keterangan permanen berlaku bagi arsip yang dianggap memiliki nilai guna kesejarahan, sedangkan keterangan dinilai kembali diberikan pada arsip yang berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan di kemudian hari.
Sementara itu, empat peraturan sebelumnya yang mengatur retensi arsip substantif, kepegawaian, keuangan, serta fasilitatif nonkeuangan dan nonkepegawaian dinyatakan tidak berlaku sejak Peraturan Kepala ANRI Nomor 47 Tahun 2015 ini terbit.
Peraturan ini turut menegaskan perbedaan antara arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis merupakan arsip bernilai guna kesejarahan yang telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan setelah diverifikasi oleh ANRI atau lembaga kearsipan terkait.
(FHK)
Baca juga: Kapan Pemberkasan Arsip Dilakukan dalam Proses Pengelolaan Arsip di SRIKANDI?