Kapan Pemberkasan Arsip Dilakukan dalam Proses Pengelolaan Arsip di SRIKANDI?
Menyajikan informasi terkini, terbaru, dan terupdate mulai dari politik, bisnis, selebriti, lifestyle, dan masih banyak lagi.
·waktu baca 2 menit
Tulisan dari Berita Hari Ini tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarAplikasi SRIKANDI hadir untuk memudahkan instansi pemerintah dalam mengelola naskah dinas dan arsip secara elektronik. Melalui sistem ini, proses administrasi dapat berlangsung lebih cepat, tertib, dan terdokumentasi sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.
Untuk mendukung pengelolaan arsip yang sistematis, SRIKANDI menyediakan berbagai fitur, termasuk pemberkasan arsip. Tahapan ini bertujuan untuk mengelompokkan arsip yang saling berkaitan ke dalam satu berkas berdasarkan klasifikasinya.
Meski terlihat sederhana, pemberkasan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Pengelola arsip perlu memahami waktu yang tepat agar prosesnya tetap sesuai prosedur.
Lalu, kapan pemberkasan arsip sebaiknya dilakukan dalam proses pengelolaan arsip di aplikasi SRIKANDI?
Kapan Pemberkasan Arsip Sebaiknya Dilakukan dalam Proses Pengelolaan Arsip di Aplikasi SRIKANDI?
Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengelompokkan dan menata dokumen ke dalam satu kesatuan yang sistematis. Proses ini bertujuan untuk memudahkan penemuan kembali arsip, menjaga keamanan dokumen, dan mendukung pengambilan keputusan di kemudian hari.
Pertanyaannya, kapan pemberkasan arsip sebaiknya dilakukan dalam proses pengelolaan arsip di aplikasi SRIKANDI? Berdasarkan bahan paparan Pemberkasan Arsip Aktif pada Aplikasi SRIKANDI oleh Direktorat Kearsipan Daerah I, pemberkasan arsip dilakukan secara terus-menerus seiring dengan terciptanya arsip.
Artinya, setiap surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima dapat langsung diberkaskan. Dengan demikian, pemberkasan tidak perlu menunggu hingga akhir tahun, melainkan dilakukan secara berkala agar arsip tetap tertata dan mudah dikelola.
Sebagai contoh, saat sebuah surat mulai dibuat, pegawai sudah dapat menentukan judul berkas yang sesuai. Langkah ini membantu memastikan setiap arsip langsung dikelompokkan ke dalam berkas yang tepat sehingga proses pengelolaan arsip menjadi lebih efektif, tertib, dan sesuai dengan kaidah kearsipan.
Baca Juga: Role/Hak Akses yang Dapat Registrasi Naskah Keluar di Aplikasi SRIKANDI
Tata Cara Pemberkasan Arsip
Mengutip Buku Panduan Srikandi V3 untuk Akun User dan Tata Usaha/Sekretaris oleh Indah Suwarni, dkk., berikut tata cara pemberkasan arsip:
1. Buat Daftar Berkas
Pastikan sudah masuk ke SRIKANDI menggunakan akun user dan tata usaha/sekretaris.
Pilih menu 'Pemberkasan Arsip Aktif'.
Klik 'Tambah Baru' untuk membuat daftar berkas baru.
Isi form sesuai kebutuhan, lalu klik 'Simpan'.
2. Pemberkasan Naskah Keluar
Klik menu 'Naskah Keluar' lalu pilih 'Pemberkasan Naskah Keluar'.
Klik ikon berbentuk folder untuk menambahkan nama berkas.
Masukkan atau pilih ama berkas, kemudian klik 'Simpan'.
3. Pemberkasan Naskah Masuk
Pilih menu 'Naskah Masuk' dan klik 'Daftar Naskah Masuk'.
Pilih naskah masuk yang ingin diberkaskan, kemudian klik ikon berbentuk folder.
Masukkan nama atau pilih lokasi berkas, kemudian klik 'Simpan'.
(NSF)