Dukung KDMP: Digitalisasi Administrasi Simpan Pinjam Desa Karanggondang
Mahasiswa Statistika UNS
·waktu baca 4 menit
Tulisan dari Arinta Abiaksa tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
Program KKN Universitas Sebelas Maret menghadirkan sistem administrasi berbasis Microsoft Excel untuk membantu Unit Usaha Simpan Pinjam KDMP Karanggondang menata data anggota, pinjaman, angsuran, dan monitoring kewajiban secara lebih terintegrasi.
Digitalisasi tidak selalu harus dimulai dengan teknologi yang rumit. Di sebuah usaha desa, langkah sederhana seperti membuat data lebih rapi, mudah dicari, dan saling terhubung sudah bisa membawa perubahan yang cukup berarti.
Hal tersebut menjadi salah satu fokus program KKN Universitas Sebelas Maret di Desa Karanggondang, Kecamatan Mlonggo, Kabupaten Jepara. Melalui program SADEWA (Sistem Analitik Data Wirausaha Desa), tim KKN mengembangkan sistem administrasi untuk mendukung pengelolaan Unit Usaha Simpan Pinjam Koperasi Desa Merah Putih (KDMP) Karanggondang.
Pada awalnya, SADEWA dirancang sebagai upaya pemanfaatan data untuk mendukung pengelolaan dan monitoring usaha desa. Namun, setelah berdiskusi dan melihat kebutuhan pengurus secara langsung, fokus program kemudian diarahkan pada persoalan yang lebih dekat dengan aktivitas sehari-hari bagaimana membuat administrasi simpan pinjam menjadi lebih tertata dan mudah digunakan.
Sebab dalam usaha simpan pinjam, data bukan sekadar angka.
Di balik satu nama anggota terdapat riwayat pinjaman, pembayaran angsuran, sisa kewajiban, dan berbagai informasi lain yang perlu dicatat dengan tepat. Ketika data tersebut masih tersebar atau harus dicatat berulang kali, pekerjaan administratif bisa menjadi lebih panjang dan peluang terjadinya kesalahan pun semakin besar.
Dari kebutuhan tersebut, tim KKN mengembangkan sebuah workbook Microsoft Excel yang dirancang untuk mengintegrasikan berbagai kebutuhan administrasi simpan pinjam dalam satu sistem.
Microsoft Excel dipilih bukan karena paling canggih, tetapi karena paling memungkinkan untuk digunakan dan dikembangkan oleh pengurus. Teknologi yang baik bukan selalu teknologi yang paling rumit. Justru teknologi yang bisa dipahami, digunakan, dan dilanjutkan oleh penggunanya adalah teknologi yang lebih mungkin bertahan.
Sistem yang dikembangkan mencakup pengelolaan data anggota, pencatatan pinjaman dan angsuran, informasi sisa kewajiban, profil anggota, hingga monitoring pembayaran. Data yang sebelumnya perlu dicari dan direkap secara terpisah dapat ditampilkan dalam satu alur administrasi yang lebih terstruktur.
Salah satu perhatian utama dalam pengembangan sistem adalah mengurangi pencatatan data yang berulang. Informasi yang sudah tersimpan dapat digunakan kembali pada bagian lain sehingga pengurus tidak perlu terus-menerus memasukkan informasi yang sama. Hal ini membantu menjaga konsistensi data sekaligus membuat proses administrasi menjadi lebih praktis.
Sistem juga dirancang dengan sejumlah fungsi otomatis dan validasi untuk membantu meminimalkan kesalahan dalam penginputan. Dengan demikian, workbook tidak hanya berfungsi sebagai tempat menyimpan data, tetapi juga menjadi alat bantu bagi pengurus untuk melihat kondisi pinjaman dan kewajiban anggota dengan lebih cepat.
Pada sisi monitoring, pengurus dapat melihat perkembangan pembayaran dan status kewajiban anggota secara lebih terstruktur. Informasi tersebut diharapkan dapat membantu pengurus menentukan mana kewajiban yang masih aman, yang mulai mendekati jatuh tempo, maupun yang membutuhkan perhatian lebih lanjut.
Dengan kata lain, sistem ini tidak mengambil alih keputusan pengurus.
Ia hanya membantu agar pengurus memiliki informasi yang lebih siap ketika harus mengambil keputusan.
Pengembangan sistem dilakukan secara bertahap dengan menyesuaikan kebutuhan yang ditemukan selama proses pendampingan. Sistem kemudian diuji melalui berbagai skenario administrasi untuk memastikan fungsi pencatatan, perhitungan, monitoring, dan navigasinya dapat berjalan dengan baik.
Namun, digitalisasi tidak berhenti ketika sebuah file selesai dibuat.
Sistem yang baik tetap membutuhkan kebiasaan baru dari penggunanya. Data harus dimasukkan secara disiplin, pencatatan harus dilakukan secara konsisten, dan sistem perlu dijaga agar dapat terus digunakan. Karena pada akhirnya, teknologi hanyalah alat. Yang membuatnya benar-benar bermanfaat adalah manusia yang menggunakannya.
Melalui program ini, tim KKN tidak sedang mencoba membawa sebuah teknologi yang rumit ke tengah desa. Mereka justru mencoba menyelesaikan persoalan yang sederhana dengan cara yang lebih terstruktur.
Dari buku catatan dan data yang tersebar, menuju satu sistem yang lebih tertata.
Dari sekadar mencatat transaksi, menuju data yang bisa membantu membaca kondisi usaha.
Dan dari sana, SADEWA menjadi salah satu langkah kecil menuju pengelolaan Unit Usaha Simpan Pinjam KDMP Karanggondang yang lebih rapi, terintegrasi, dan siap berkembang.
Karena digitalisasi di desa mungkin memang tidak harus dimulai dengan sesuatu yang besar.
Kadang, cukup dimulai dari satu data yang tidak lagi hilang ketika sedang dibutuhkan.