Kenangan Beri Tips buat Pemilik Bisnis Kuliner yang Kesulitan Kelola Dokumen
PerbesarTantangan menjalankan bisnis kuliner bukan hanya soal bagaimana bisa menjual makanan dan minuman sebanyak mungkin, melainkan juga dalam mengelola dokumen penting yang menjadi aset perusahaan. Tantangan seperti ini juga dialami oleh Kenangan Brands yang harus mengelola dokumen penting dari ribuan gerai yang mereka miliki.
Mengutip siaran resminya, Jeremiah, Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management Kenangan Brands, mengungkapkan kompleksitas administrasi tumbuh berbanding lurus dengan jumlah gerai dan tenaga kerja yang kini di atas seribu titik operasional. Kenangan Brands memiliki 1.300 gerai, 10 ribu karyawan, dan ada sekitar 20 ribu dokumen ketenagakerjaan yang harus diproses dan ditandatangani setiap tahunnya.
"Ketika jumlah gerai dan karyawan terus bertambah, kompleksitas administrasi ikut meningkat. Kami membutuhkan proses yang berjalan lebih cepat tanpa mengurangi ketelitian dan kepatuhan. Bagi kami, digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi bagaimana memastikan operasional dapat terus mendukung pertumbuhan bisnis," kata Jeremiah, seperti dikutip dari rilis yang diterima kumparan, Kamis (30/7).
Menambahkan Jeremiah, Andre Christian, Group HRIS & People Analytics Kenangan Brands menjelaskan bahwa sistem digitalisasi perusahaan, menjadi hal yang sangat penting dalam mewujudkan strategi ekspansi perusahaan.
“Teknologi memungkinkan kami mengelola ratusan sampai ribuan gerai, mengambil keputusan berbasis real-time, sekaligus menjaga standar layanan yang beragam –sesuatu yang mustahil dilakukan secara manual,” tambah Andre.
Lebih lanjut, Andre mengatakan tantangan lain dalam mengelola dokumen perusahaan, adalah harus selesai tepat waktu, rapi, dan sah secara hukum. Kendati bagi pengusaha baru yang kesulitan mengelola dokumen, Kenangan Brands membagikan tips mereka.
Andre mengungkapkan bahwa, “Kenangan Brands menyarankan agar perusahaan lain. khususnya yang bergerak di ritel dan F&B dengan model ekspansi serupa untuk memulai digitalisasi dokumen sejak dini, sebelum skala bisnis menuntut pertumbuhan yang sangat cepat, serta memilih solusi yang efisien sekaligus patuh terhadap regulasi hukum yang berlaku di Indonesia.”
Andre sendiri menyarankan salah satu caranya, sebuah perusahaan bisa memanfaatkan sistem digitalisasi dokumen Privy. Sistem ini mampu menekan biaya cetak dan distribusi dokumen fisik, sehingga sejalan dengan prinsip sustainability Kenangan Brands.
“Sejak mengadopsi Privy, proses penandatanganan dokumen ketenagakerjaan — mulai dari employment agreement hingga NDA — dapat diakses dari berbagai lokasi tanpa terkendala jarak dan waktu. Proses manual yang sebelumnya menyita waktu tim HR kini berkurang drastis, membebaskan mereka untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi,” ujarnya.
Di saat yang bersamaan, Ratu Rima Novia Rahma, VP Marketing & Communication Privy, mengatakan industri ritel dan F&B punya karakteristik yang unik dari sektor lain.
“Setiap gerai baru berarti ada proses rekrutmen, kontrak kerja, hingga kerja sama vendor baru yang harus selesai secepat gerai itu dibuka. Kalau proses administrasinya masih manual, kecepatan ekspansi akan selalu terhambat oleh birokrasi internal. Di titik inilah digital trust berperan, bukan hanya mempercepat, tapi memastikan setiap keamanan dan keabsahan hukum dari setiap dokumen yang dikelola," jelas Rima.
Menurutnya, skala Kenangan Brands yang mengelola lebih dari 20 ribu dokumen ketenagakerjaan per tahun serta terus bertambah seiring ekspansi gerai, menjadi contoh konkret bagaimana digital trust bergeser dari sekadar fitur menjadi infrastruktur operasional.