3 Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan dan Formatnya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarContoh surat undangan rapat perusahaan umumnya dibutuhkan oleh tim bagian administrasi ketika ingin mengundang peserta rapat secara resmi.
Secara harfiah, surat undangan rapat perusahaan adalah surat resmi yang berisi permohonan ke peserta, baik internal maupun eksternal, untuk menghadiri acara rapat atau pertemuan.
Oleh karena itu, surat undangan rapat perusahaan harus dibuat dengan baik untuk memastikan kelancaran komunikasi dan kehadiran peserta rapat.
Bagi yang ingin membuat surat undangan rapat perusahaan dengan baik dan benar, di bawah ini akan diuraikan format serta contohnya yang bisa dijadikan referensi.
Format Surat Undangan Rapat Perusahaan
Merujuk buku Surat-surat Kesekretariatan terbitan Galangpress Group, surat undangan rapat perusahaan umumnya mengikuti format resmi yang meliputi:
Kop Surat: Berisi identitas perusahaan, termasuk logo, nama, alamat, dan kontak.
Nomor Surat: Digunakan untuk administrasi internal perusahaan.
Tanggal Surat: Tanggal diterbitkannya surat.
Tujuan Surat: Ditujukan pada individu atau kelompok tertentu.
Isi Surat: Memuat informasi tentang jadwal, lokasi, agenda rapat, dan hal lainnya yang relevan.
Penutup: Disertai tanda tangan dan nama pengirim.
Baca Juga: Contoh Surat Penagihan Utang dalam Bisnis
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Berikut contoh surat undangan rapat perusahaan yang bisa dijadikan referensi untuk mengundang peserta secara formal dan profesional.
Contoh 1
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Sukses Bersama
Jl. Ahmad Yani No. 45, Bandung
Telp: (022) 987654
Nomor: 001/EK/12/2024
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Kinerja
Yth.
Seluruh Kepala Divisi
PT Sukses Bersama
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan agenda evaluasi kinerja tahunan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 11 Desember 2024
Waktu: 9.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Rapat Utama, Lantai 2, Gedung PT Sukses Bersama
Agenda: Evaluasi Kinerja Tahun 2024
Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[TTD]
Dewi Santoso
HRD Manager
Contoh 2
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Maju Jaya
Jl. Gatot Subroto No. 123, Jakarta
Telp: (021) 567890
Nomor: 003/FA/12/2024
Perihal: Undangan Rapat Penyusunan Anggaran
Yth.
Tim Keuangan dan Kepala Divisi
PT Maju Jaya
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat penyusunan anggaran operasional tahun 2025, yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 18 Desember 2024
Waktu: 13.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Rapat Keuangan, Lantai 4, Gedung PT Maju Jaya
Agenda: Penyusunan Anggaran Operasional Tahun 2025
Kami harap kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu agar agenda dapat berjalan lancar.
Hormat kami,
[TTD]
Arief Pratama
Finance Manager
Contoh 3
[KOP SURAT PERUSAHAAN]
PT Kreatif Inovasi
Jl. Merdeka No. 77, Surabaya
Telp: (031) 345678
Nomor: 005/PRD/12/2024
Perihal: Undangan Rapat Peluncuran Produk Baru
Yth.
Seluruh Tim Pemasaran dan Pengembangan Produk
PT Kreatif Inovasi
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan peluncuran produk baru, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal: Jumat, 15 Desember 2024
Waktu: 10.00 WIB – selesai
Tempat: Ruang Inovasi, Lantai 3, Gedung PT Kreatif Inovasi
Agenda: Strategi Peluncuran Produk Baru dan Kampanye Pemasaran
Kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu untuk mendukung kelancaran peluncuran produk ini.
Hormat kami,
[TTD]
Rini Suryani
Marketing Manager
(NDA)