4 Cara Membuat Minutes of Meeting (MoM) yang Perlu Dipelajari

Ilustrasi membuat minutes of meeting. Foto: Pexels

Minutes of meeting (MoM) memungkinkan para profesional untuk meninjau topik yang mereka diskusikan selama rapat atau konferensi penting perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi siapa saja untuk mempelajari cara membuat minutes of meeting (MoM).

Dikutip dari situs Fellow, minutes of meeting adalah catatan tertulis tentang percakapan dan keputusan yang diambil selama rapat. Dokumen ini berfungsi untuk dijadikan sebagai bukti atas keputusan dan kesepakatan yang telah dicapai dalam rapat.

Adapun sebutan lain dari minutes of meeting yaitu notulen rapat. Minutes of meeting berlaku untuk semua jenis kelompok dalam perusahaan, termasuk dewan direksi, tim kepemimpinan, dan investor. Simak penjelasan lengkapnya dalam uraian berikut.

Manfaat Membuat Minutes of Meeting

Ilustrasi membuat minutes of meeting. Foto: Pexels

Menurut laman WildApricot, minutes of meeting berfungsi sebagai bukti mengapa dan bagaimana perusahaan mengambil keputusan tertentu. Hal ini dapat membantu dalam menjawab setiap pertanyaan yang muncul sehubungan dengan keputusan yang telah diambil selama rapat.

Tidak hanya itu, berikut beberapa manfaat lain yang bisa didapatkan apabila membuat minutes of meeting sebagaimana dihimpun dari laman Indeed:

Selain berfungsi sebagai catatan resmi atas pembahasan dan pengambilan keputusan, minutes of meeting juga dapat memberikan perlindungan hukum bagi perusahaan.

Itu karena seringkali pengujian atas suatu proyek dituangkan dalam minutes of meeting. Hal ini kemudian dapat diresmikan dan didokumentasikan untuk memastikan praktik organisasi yang beretika dan adil.

Baca juga: 2 Contoh Notulensi Rapat yang Bisa Menjadi Referensi

Cara Membuat Minutes of Meeting

Ilustrasi membuat minutes of meeting. Foto: Pexels

Membuat minutes of meeting adalah bagian penting untuk menjaga agar rapat tetap terorganisir dan berjalan pada jalurnya. Merangkum situs ClickUp, berikut cara membuat minutes of meeting yang bisa diterapkan:

1. Konfirmasikan agenda

Di awal pertemuan, konfirmasikan dengan semua peserta apa saja agenda dalam rapat dan durasi waktu yang dibutuhkan untuk setiap agenda. Tuliskan juga dalam minutes of meeting apabila adanya perubahan atau penambahan agenda.

2. Catat peserta yang hadir

Catat siapa saja peserta yang menghadiri pertemuan dan peran mereka dalam organisasi atau tim proyek. Hal ini juga dapat mencakup pemangku kepentingan eksternal yang mungkin telah dipanggil untuk terlibat dalam bagian tertentu dari diskusi.

3. Mendokumentasikan tindakan dan keputusan yang diambil selama rapat

Sepanjang jalannya rapat, catatlah setiap tindakan dan keputusan yang diambil agar dapat dengan mudah dirujuk kembali di kemudian hari oleh siapapun yang tidak hadir dalam rapat tersebut.

Pastikan untuk menyertakan detail seperti tanggal, tenggat waktu, tugas yang diberikan, solusi yang disepakati, dan lain sebagainya agar memudahkan referensi di kemudian hari.

4. Rekap poin-poin utama

Di akhir setiap agenda, rangkum apa yang telah dibahas dan pastikan bahwa semua orang setuju dengan keputusan apapun yang diambil sebelum beralih ke topik baru.

Hal ini berguna untuk memberikan kejelasan tentang arah mana yang harus dipilih, serta membantu semua orang memahami apa yang telah disepakati selama rapat.

(NDA)