5 Contoh Komplain Pelanggan dan Cara Mengatasinya

Ilustrasi mendengarkan komplain pelanggan. Foto: Pexels

Komplain pelanggan adalah sesuatu yang harus dihadapi oleh setiap pengusaha apapun jenis bisnisnya. Dalam menghadapinya, pengusaha pun harus tetap tenang dan bersikap profesional.

Menurut situs Hub Spot, pelanggan adalah bentuk kontrol kualitas suatu bisnis yang paling murni. Tanpa persetujuan pelanggan, bisnis tidak akan berkembang dan sukses.

Jadi, ketika komplain pelanggan datang, penting untuk mendengarkannya karena ini adalah peluang untuk meningkatkan pengalaman dan mencegah potensi kekecewaan pelanggan.

Berikut beberapa contoh komplain pelanggan dan cara mengatasinya yang bisa dipelajari oleh para pengusaha pemula, sebagaimana dirangkum dari situs Square.

Contoh Komplain Pelanggan dan Cara Mengatasinya

Ilustrasi mendengarkan dan mencatat komplain pelanggan. Foto: Pexels

1. Stok produk habis

Walaupun stok suatu produk habis dapat menjadi pertanda positif (produk ini populer!), hal ini juga dapat mengganggu pelanggan yang berharap untuk membeli produk tersebut saat ini juga.

Situasi ini pun tentunya dapat menjadi lebih buruk jika tidak adanya pasokan, sehingga menyebabkan produk kehabisan stok dalam jangka waktu lama.

Untuk mengatasinya, Anda bisa lakukan transparansi. Anda perlu berbicara dengan pemasok untuk mengetahui kapan pengiriman berikutnya akan tiba.

Setelah itu, sampaikan informasi tersebut ke layanan pelanggan dan tim penjualan, sehingga mereka bisa meneruskannya kepada pelanggan. Bersikaplah proaktif dalam layanan pelanggan, hubungi pelanggan segera setelah pengiriman berikutnya tiba.

2. Produk rusak atau cacat

Ketika suatu produk rusak atau tidak berfungsi sebagaimana mestinya, pelanggan pasti akan mengeluhkannya. Ini mungkin bukan kesalahan Anda, bisa jadi pelanggan tersebutlah yang salah menggunakan produk.

Jika kesalahan memang pada Anda atau produk, minta maaf dan tawarkan pengembalian dana atau penggantian. Jika penyelidikan menunjukkan bahwa kesalahan ada pada pelanggan, tunjukkan hal itu dengan lembut dan pertimbangkan untuk menawarkan isyarat niat baik untuk memperbaiki segalanya.

Baca juga: 5 Cara Komplain SiCepat Terbaru

Ilustrasi mengatasi komplain pelanggan. Foto: Pexels

3. Produk tidak sesuai ekspektasi

Terkadang keluhan muncul bukan karena masalah pada produk atau layanan, namun karena ekspektasi pelanggan terhadap hal tersebut. Pelanggan berpikir bahwa produk atau layanan akan lebih baik atau berbeda dengan kenyataan.

Ini adalah salah satu keluhan yang paling sulit untuk diatasi. Anda harus mendengarkan pelanggan untuk memahami bagaimana mereka mengembangkan ekspektasi ini, lalu melakukan apa yang Anda bisa untuk menyesuaikan ekspektasi masa depan pelanggan. Sekali lagi, sikap niat baik mungkin patut dipertimbangkan.

4. Metode pembayaran yang diinginkan pelanggan tidak diterima

Proses transaksi penjualan sedang dilakukan, tetapi ternyata terdapat masalah berupa metode pembayaran yang diinginkan pelanggan tidak tersedia di toko Anda.

Dalam mengatasi hal ini, Anda perlu meminta maaf terlebih dahulu, kemudian bekerja samalah dengan pelanggan dengan meminta mereka untuk melakukan pembayaran dengan metode lain. Ke depannya, Anda juga perlu meningkatkan bisnis dengan menerima berbagai bentuk metode pembayaran.

5. Waktu tunggu yang lama

Menunda atau membuat pelanggan menunggu dalam antrean untuk waktu yang lama seringkali menjadi keluhan yang umum disampaikan.

Waktu tunggu yang lama menunjukkan bahwa Anda tidak memiliki cukup karyawan. Pertimbangkan untuk mempekerjakan pekerja penuh waktu atau pekerja paruh waktu untuk menurunkan rata-rata waktu tunggu pelanggan.

Setelah memastikan jumlah karyawan cukup, beritahukan juga kepada pelanggan perkiraan berapa lama waktu tunggu mereka dan jangan sampai lewat dari waktu tersebut.

(NDA)