Account Payable: Pengertian, Jenis-jenis, dan Prosedurnya

Ilustrasi account payable. Foto: Pexels

Di dunia bisnis, istilah account payable digunakan terutama saat perusahaan ingin membeli kebutuhan operasional melalui kredit. Dengan memahami dan mengelola account payable dengan baik, keuangan perusahaan pun menjadi lancar.

Hal tersebut juga dapat membantu menghindari penumpukan utang atau terlambat membayar sehingga dapat menjaga stabilitas finansial perusahaan.

Pengertian Account Payable

Ilustrasi account payable. Foto: Pexels

Account payable dikenal juga sebagai utang dagang atau utang usaha. Istilah ini merujuk pada kewajiban jangka pendek yang timbul karena transaksi pembelian barang atau jasa untuk kegiatan operasional perusahaan secara kredit.

Dalam account payable, biasanya perusahaan akan membeli dengan menggunakan sistem uang muka atau pembayaran sebelum barang diterima.

Account payable tidak langsung dicatat pada waktu pemesanan, tetapi baru didokumentasikan saat kepemilikan atas barang-barang tersebut sudah menjadi milik pembeli atau diterima oleh pihak pembeli.

Baca Juga: Apa Itu Likuidasi pada Perusahaan? Ini Pengertian, Penyebab, dan Prosesnya

Jenis-jenis Account Payable

Ilustrasi account payable. Foto: Pexels

Mengutip dari buku berjudul Analisa Industri dan Persaingan karya Erwin Asidah dan Abd. Hafiz, berdasarkan jangka waktu peminjamannya, account payable dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Utang Jangka Pendek

Utang jangka pendek adalah jenis utang yang harus dilunasi oleh perusahaan dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contohnya adalah utang gaji karyawan dan utang pembelian barang produksi.

2. Utang Jangka Panjang

Utang jangka panjang adalah jenis utang yang dapat dilunasi oleh perusahaan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contohnya adalah utang hipotek, leasing, dan pinjaman bank.

Utang ini terjadi jika dalam ketentuan perjanjian utang jangka panjang yang bersangkutan menyebutkan pembayaran dengan angsuran.

Proses Terjadinya Account Payable

Ilustrasi account payable. Foto: Pexels

Pengelolaan account payable melibatkan beberapa tahapan yang harus diperhatikan. Berikut adalah langkah-langkah umumnya:

1. Tahap Pengambilan Invois Pembelian

Akuntan perusahaan perlu melakuka input data pada tahap ini. Data tersebut terdiri dari nama supplier, barang yang dibeli, jumlah item, nilai total pembelian, dan jangka waktu pembayarannya.

Informasi tersebut wajib untuk dimasukkan agar mengurangi risiko kesalahan pada saat membayar.

2. Tahap Persetujuan Invois

Setelah akuntan perusahaan mendapat informasi mengenai invois pembelian, maka tahap berikutnya adalah persetujuan invois atau faktur. Tahapan ini terdiri dari penyesuaian jumlah barang yang dikirim dengan barang yang akan datang.

Selain itu, perusahaan juga harus mengecek kualitas barang untuk memastikan kualitasnya sesuai standar atau perlu dikembalikan ke supplier.

3. Tahap Otorisasi Pembayaran

Setelah invois disetujui departemen pembelian, maka invois tersebut akan diteruskan ke bagian keuangan untuk memproses pembayaran. Dalam proses ini, akuntan membutuhkan informasi seperti nomor rekening supplier, tanggal jatuh tempo, dan jumlah uang yang harus dibayarkan.

4. Tahap Eksekusi Pembayaran

Di tahap terakhir ini, invois yang telah melewati tahap otorisasi akan dibayar oleh bagian keuangan perusahaan. Penyelesaian pembayaran juga harus disertai bukti pembayaran dari bank atau berbentuk kuitansi dari supplier yang akan didokumentasikan sebagai bukti transaksi.

(SA)