Apa Itu Petty Cash? Ini Pengertian, Fungsi, dan Cara Mengelolanya

Ilustrasi mengelola petty cash. Foto: Pexels

Dalam mengontrol pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, perusahaan umumnya akan menggunakan petty cash atau kas kecil. Apa itu petty cash?

Menurut ilmu akuntansi, petty cash merujuk pada dana khusus yang disiapkan perusahaan untuk pengeluaran operasional rutin dalam jumlah relatif kecil.

Petty cash biasanya digunakan untuk kebutuhan mendesak seperti pembelian alat tulis, biaya parkir, konsumsi rapat, atau pembayaran kebutuhan lain yang nominalnya kecil.

Kas kecil ini memiliki tujuan utama untuk mempercepat pembayaran kebutuhan mendesak, tanpa harus melalui prosedur administrasi yang lebih panjang.

Fungsi Petty Cash

Ilustrasi mengelola petty cash. Foto: Pexels

Fatkhudin Aziz dan Budi Winarni menerangkan dalam bukunya yang bertajuk Otomatisasi Tata Kelola Keuangan SMK/MAK Kelas XII, beberapa fungsi petty cash dalam operasional perusahaan, antara lain:

1. Mempermudah Proses Pembayaran

Petty cash berfungsi sebagai dana untuk pembayaran pengeluaran mendesak yang nominalnya kecil. Tanpa petty cash, karyawan harus menunggu lebih lama untuk mendapatkan persetujuan pembayaran.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan petty cash, staf administrasi atau karyawan tidak perlu mengajukan klaim yang panjang dan formal untuk hal-hal kecil. Hal ini akan menghemat waktu dan membuat operasional lebih efisien.

3. Pengelolaan Keuangan yang Lebih Baik

Meskipun nominalnya kecil, pengelolaan petty cash yang teratur akan membantu perusahaan memiliki gambaran pengeluaran operasional secara lebih terstruktur dan transparan.

4. Mengurangi Beban Administrasi

Pengeluaran nominal kecil biasanya dianggap tidak efisien jika diproses melalui prosedur keuangan formal yang lengkap. Oleh karena itu, petty cash memberikan solusi praktis untuk hal ini.

5. Pencegahan Penyalahgunaan Dana

Dengan petty cash, perusahaan akan lebih mudah dalam mengontrol dana hingga nominal terkecil sekalipun, sehingga mengurangi risiko penyalahgunaan dana.

Baca Juga: 5 Jenis Laporan Keuangan dalam Dunia Bisnis

Cara Mengelola Petty Cash yang Efektif

Ilustrasi mengelola petty cash. Foto: Pexels

Agar penggunaan petty cash tetap tertata dan transparan, mengutip Accounting Tools, berikut beberapa langkah pengelolaan yang perlu diperhatikan:

1. Menentukan Batasan Dana

Perusahaan perlu menentukan jumlah maksimal petty cash yang tersedia setiap bulan. Biasanya, jumlah ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Menentukan batasan dana membantu dalam mengendalikan keuangan dan mencegah penyalahgunaan dana.

2. Menunjuk Petugas Kasir

Penting untuk menunjuk seseorang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan petty cash. Petugas ini akan bertugas memantau penggunaan dana, mencatat pengeluaran, dan menyimpan bukti transaksi.

3. Membuat Buku Kas Kecil

Semua transaksi petty cash harus dicatat dalam buku kas kecil atau buku pengeluaran. Catatan ini sebaiknya mencakup tanggal transaksi, jumlah yang dikeluarkan, keperluan, dan siapa yang menerima pembayaran.

4. Menyediakan Bukti Transaksi

Setiap penggunaan dana petty cash harus disertai dengan bukti pengeluaran seperti nota atau faktur. Hal ini bertujuan untuk menjaga akuntabilitas dan transparansi.

5. Melakukan Replenishment Berkala

Ketika petty cash hampir habis, perusahaan dapat menambah dana kembali sesuai batasan yang telah ditetapkan. Pengisian ulang ini biasa dilakukan setiap periode tertentu, seperti mingguan atau bulanan.

6. Melakukan Audit Internal secara Berkala

Penting bagi perusahaan untuk melakukan audit internal pada petty cash guna memastikan dana ini digunakan secara tepat dan sesuai kebutuhan. Audit juga membantu mendeteksi kemungkinan penyimpangan atau kesalahan pencatatan.

(NDA)