Apa Itu SPJ? Ini Pengertian, Fungsi, dan Cara Menyusunnya

Ilustrasi SPJ. Foto: Pexels

Setelah melakukan pengeluaran dana, bendahara diwajibkan untuk melakukan pertanggungjawaban penggunaan uang dalam bentuk laporan. Dokumen ini dikenal sebagai surat pertanggungjawaban atau SPJ.

SPJ adalah sebuah laporan dari suatu kegiatan yang telah di laksanakan. Dalam dokumen tersebut memuat kegiatan yang telah dilaksanakan, realisasi belanja, siapa yang melaksanakan dan keluaran dari kegiatan tersebut.

Simak uraian lebih lengkap mengenai SPJ dan cara pembuatan SPJ berikut ini.

Apa Itu SPJ?

Ilustrasi SPJ. Foto: Pexels

SPJ merupakan mekanisme pertanggungjawaban pengeluaran uang dan kinerja yang diperoleh.

Mengutip dari buku Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Keuangan Daerah (2017) karya Prof. Dr. Sri Mulyani, Ak., CA., SPJ adalah dokumen yang menjelaskan penggunaan dari dana-dana yang dikelola oleh bendahara pengeluaran.

Selain itu, SPJK juga sebagai laporan keuangan yang dihasilkan oleh semua sistem tata buku tunggal yang dilaksanakan oleh bendahara pengeluaran.

SPJ juga diartikan sebagai bukti surat yang berkaitan dengan kelengkapan administrasi pertanggungjawaban penatausahaan keuangan atau hasil realisasi kegiatan yang bersifat teknis dan khusus.

Dalam penyusunan SPJ, terdapat beberapa dokumen yang digunakan dalam mempertanggungjawabkan pengelolaan uang di antaranya buku kas umum, ringkasan pengeluaran per rincian objek yang disertai bukti pengeluaran yang sah, bukti atas penyetoran PPN/PPh ke kas negara, dan register penutupan kas.

Baca Juga: Kode Akun Akuntansi: Pengertian, Fungsi, dan Jenis-jenisnya

Fungsi SPJ

Ilustrasi fungsi SPJ. Foto: Pexels

Penyusunan SPJ penting dilakukan oleh setiap lembaga atau instansi sebagai bukti pertanggungjawaban atas pengeluaran yang dilakukan. Adapun fungsi SPJ antara lain adalah:

Mekanisme Penyusunan SPJ

Ilustrasi penyusunan SPJ. Foto: Pexels

Mengutip dari Buku Panduan Mekanisme Penyusunan Dokumen Pertanggungjawaban (SPJ) (2021) karya Putri Anggraeni, S.E, terdapat beberapa tahapan penyusunan SPJ.

Tahap 1

Setelah Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) menyelesaikan kegiatan, PPTK berkewajiban menyampaikan dokumen pertanggungjawaban (SPJ) kepada bendahara selambat-lambatnya 14 hari kalender terhitung dari pencairan dana.

Seluruh dokumen SPJ disusun dengan rapi dan dimasukkan kedalam map lalu PPTK menyerahkan dokumen SPJ kepada verifikator.

Tahap 2

Verifikator bertugas memeriksa kesesuaian dokumen SPJ. Jika dokumen SPJ tidak sesuai maka verifikator akan mengembalikan berkas kepada PPTK dengan mencantumkan register berisi catatan alasan pengembalian berkas guna untuk diperbaiki.

Apabila dokumen sudah sesuai, maka akan diserahkan kepada bendahara pengeluaran.

Tahap 3

Bendahara Pengeluaran akan mengecek ulang nilai dan kesesuaian belanja yang tercantum di dalam dokumen SPJ dan Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA).

Jika sudah sesuai bendahara akan memberikan dokumen SPJ kepada Pejabat Penatausahaan Keuangan-Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD).

Tahap 4

PPK-SKPD akan memverifikasi lebih lanjut dan menandatangani dokumen SPJ sebagai bentuk pertanggungjawaban dari hasil verifikasi.

Hasil verifikasi dokumen SPJ dikembalikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk disampaikan kepada Pengguna Anggaran (PA) dan melakukan perbaikan.

Tahap 5

PA akan memeriksa kembali dokumen SPJ dan memberikan persetujuan atau penolakan dari hasil verifikasi.

(SA)