Apa Saja Tugas General Affair? Ketahui Jawabannya di Sini

Ilustrasi tugas General Affair. Foto: Unsplash

Salah satu divisi yang ada di dalam perusahaan ialah General Affair. Banyak orang mengaitkan bahwa posisi General Affair sama dengan HRD, padahal tugasnya berbeda. Lalu, apa tugas General Affair?

Singkatnya, menurut laman Indeed, HRD fokus ke Sumber Daya Manusia (SDM), sedangkan General Affair lebih fokus ke operasional perusahaan khususnya memenuhi kebutuhan SDM, peralatan kantor, inventaris, hingga menjalin hubungan internal dan eksternal perusahaan.

Tugas General Affair dipercaya bisa membantu mengembangkan perusahaan. Lantas, apa saja tugas General Affair? Bagi yang belum tahu simak uraian selengkapnya di bawah ini.

Tugas General Affair

Ilustrasi tugas General Affair. Foto: Unsplash

Tugas General Affair antara satu perusahaan dengan perusahaan lain bisa berbeda tergantung dari jenis dan kebijakan perusahaan. Namun secara umum berikut tugas General Affair yang disadur dari laman devjobsindo.org.

Mengadakan dan merawat aset perusahaan

Tugas General Affair yang pertama ialah melakukan pengadaan dan perawatan aset perusahaan. Maksud aset perusahaan di sini ialah fasilitas operasional perusahaan yang mendukung aktivitas karyawan.

Misalnya ATK, alat kerja seperti meja, kursi, komputer atau laptop, AC, kendaraan dinas, fasilitas Wi-Fi, dan lain sebagainya. Nantinya mereka tak hanya melakukan pengadaan, melainkan harus mendata dan merawat aset tersebut guna menciptakan kenyamanan dalam bekerja.

Membuat laporan perencanaan anggaran dan pembayaran

Tugas General Affair yang selanjutnya ialah membuat laporan perencanaan anggaran dan pembayaran. Namun sebelum membuat laporan, mereka harus memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar berguna atau dibutuhkan.

Kemudian mereka juga perlu menyusun harga barang tersebut agar sesuai dengan bujet yang ada. Melalui tugas ini perusahaan tidak akan melebihi batas anggaran belanja.

Dalam membeli barang tertentu, General Affair perlu memprioritaskan pengadaan barang yang memiliki manfaat dalam jangka panjang. Kemudian mereka bisa menunda membeli barang yang tak terlalu dibutuhkan atau tidak harus segera disediakan.

Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan

Tugas dari General Affair selanjutnya adalah mengurus perizinan dan segala legalitas perusahaan. Sebagian perusahaan akan menunjuk divisi legal atau sejenisnya untuk mengurus perizinan dan legalitas.

Namun ada juga perusahaan yang memberikan tugas ini ke bagian General Affair untuk menemui pihak eksternal mengenai perizinan. Pihak eksternal ini bermacam-macam, bisa pihak media, RT/RW, kelurahan, organisasi masyarakat, kepolisian, dan lain sebagainya.

Menjalin komunikasi lintas divisi

Mengingat tugas utama General Affair ini mengurusi aset internal perusahaan, tak heran bahwa General Affair akan bertemu dengan pekerja dari divisi lain.

Jika ada permintaan atau masukan dari divisi lain, General Affair akan menghubungi dan menampung permintaan tersebut. Karena itu General Affair harus bisa menjalin komunikasi dengan semua divisi yang ada.

Namun seorang General Affair juga harus paham dengan rincian anggaran perusahaan secara menyeluruh. Dengan begitu General Affair tidak harus memenuhi semua keinginan divisi atau karyawan dalam hal pengadaan barang. Karenanya General Affair harus mampu memilah permintaan yang harus segera dikabulkan dan yang bisa ditunda.

Jika ada permintaan yang tidak bisa dipenuhi dalam waktu dekat, General Affair perlu memberikan pemahaman dan penegasan ke divisi yang bersangkutan.

Itu dia empat tugas General Affair di dalam perusahaan yang perlu diketahui. Semoga bermanfaat.

(ZHR)

Frequently Asked Question Section

Apa saja aset perusahaan yang biasanya diurus oleh divisi General Affair?

ATK, alat kerja seperti meja, kursi, computer atau laptop, AC, kendaraan dinas, fasilitas Wi-Fi, dan lain sebagainya.

Mengapa General Affair harus menjalin komunikasi dengan divisi lain?

Karena tugas utama General Affair ini mengurusi aset internal perusahaan dan memenuhi kebutuhan berbagai divisi, maka tak heran kalau General Affair akan bertemu dengan pekerja dari divisi lain.

Apa perbedaan mencolok dari HRD dan General Affair?

HRD fokus ke Sumber Daya Manusia (SDM), sedangkan General Affair lebih fokus ke operasional perusahaan khususnya memenuhi kebutuhan SDM, peralatan kantor, inventaris, hingga menjalin hubungan internal dan eksternal perusahaan.