Contoh Buku Ekspedisi dan Jenis-jenisnya

Ilustrasi buku ekspedisi. Foto: Pexels

Buku ekspedisi merupakan salah satu alat adminsitrasi penting yang digunakan oleh suatu perusahaan, kantor, atau organisasi. Keberadaan buku ini bertujuan supaya pencatatan dan pelacakan surat menjadi lebih mudah.

Dalam pembuatan buku ekspedisi, di dalamnya harus terdiri dari beberapa komponen. Mulai dari nomor surat, alamat yang dituju, hingga tanda tangan dan nama terang penerima surat.

Simak penjabaran selengkapnya dalam uraian berikut untuk mengetahui pengertian, jenis-jenis dan contoh buku ekspedisi.

Apa Itu Buku Ekspedisi?

Ilustrasi buku ekspedisi. Foto: Pexels

Buku ekspedisi merupakan sarana pengurusan surat yang berguna sebagai bukti tanda terima. Buku ini digunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau dokumen.

Buku ini diperlukan dalam penyampaian surat ke alamat yang dituju. Prosesnya dimulai ketika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi.

Surat beserta lembar disposisinya diberikan ke orang yang ditunjuk pimpinan dan tertulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.

Saat surat tersebut diberikan ke orang telah ditunjuk, pihak yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi.

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kesepakatan yang Baik dan Benar

Jenis-jenis Buku Ekspedisi

Ilustrasi buku ekspedisi. Foto: Pexels

Dalam buku Manajemen Perkantoran yang ditulis oleh Ida Nuraida, buku ekspedisi terbagi menjadi dua macam, yaitu buku ekspedisi intern dan ekspedisi ekstern.

1. Buku Ekspedisi Intern

Buku ekspedisi intern digunakan untuk mencatat penyampaian, pengiriman, atau distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri.

Buku ekspedisi internal berisi nomor urut surat di agenda surat masuk dan nama pengirim surat, serta paraf penerima surat.

2. Buku Ekspedisi Ekstern

Buku ekspedisi ekstern merupakan buku yang berfungsi untuk mencatat penyampaian, pengiriman, atau distribusi surat ke pihak lain di luar organisasi perusahaan.

Beberapa komponen yang perlu dicatat dalam buku ekspedisi ekstern meliputi nomor surat, tanggal pengiriman surat, dan paraf penerima surat tersebut.

Contoh Buku Ekspedisi

Ilustrasi buku ekspedisi. Foto: Pexels

Buku ekspedisi diperlukan dalam pendistribusian surat ke alamat yang dituju. Untuk membuat buku ekspedisi hal yang diperlukan adalah menyiapkan buku catatan biasa. Selain cara tersebut, pencatatan surat masuk hingga riwayat pendistribusian surat juga bisa dilakukan dengan metode elektronik.

Format buku ekspedisi terdiri dari beberapa unsur atau komponen yang harus ada. Mengutip dari buku Kearsipan SMK/MAK Kelas X. Program Keahlian Manajemen Perkantoran (2021) karya Drs. Joko Pramono, kolom-kolom yang umumnya ada di buku ekspedisi antara lain sebagai berikut.

(SA)