Contoh Surat Pesanan Barang, Format, dan Fungsinya dalam Bisnis
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat pesanan barang menjadi salah satu dokumen niaga yang tidak bisa dilewatkan dalam transaksi jual beli, terutama dalam skala bisnis maupun instansi pemerintahan.
Dokumen ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa pihak pembeli telah mengajukan permintaan barang tertentu kepada penjual atau penyedia, lengkap dengan spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan.
Penggunaan surat pesanan sangat penting karena dapat meminimalkan kesalahan dalam proses transaksi. Di bawah ini telah kami siapkan contoh surat pesanan barang yang bisa dijadikan acuan.
Format Surat Pesanan Barang
Merujuk pembahasan dalam buku Mail Merge Solusi Praktis Surat-surat Bisnis karya A. Fauzi, surat pesanan barang umumnya memuat beberapa komponen berikut:
Kop surat perusahaan.
Nomor surat.
Tanggal pembuatan surat.
Perihal surat.
Nama dan alamat supplier.
Salam pembuka.
Rincian barang yang dipesan.
Ketentuan pengiriman.
Cara dan waktu pembayaran.
Salam penutup.
Nama, jabatan, serta tanda tangan pengirim.
Format tersebut merupakan struktur yang umum digunakan dalam surat-menyurat bisnis sehingga informasi yang disampaikan lebih mudah dipahami oleh pihak penjual.
Contoh Surat Pesanan Barang
Menurut buku KETERAMPILAN MENULIS: Teori, Teknik, dan Praktik karya Dr. Eka Nova Ali Vardani, M.Pd., dkk., berikut contoh surat pesanan barang yang dapat dijadikan referensi.
PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Melati No. 25, Jakarta - Telp. (021) 12345678
Jakarta, 4 Agustus 2026
Nomor: 015/SP/VIII/2026
Hal: Pesanan Barang
Kepada Yth.
Manager Penjualan
PT Sumber Makmur Abadi
Jl. Kenanga No. 18
Bandung
Dengan hormat,
Menindaklanjuti surat penawaran yang telah Bapak/Ibu sampaikan, melalui surat ini kami bermaksud memesan beberapa barang sebagai berikut:
1. Kertas HVS A4 80 gsm, 100 rim.
2. Pulpen Gel Hitam, 50 kotak.
3. Map Folder Plastik, 200 buah.
4. Tinta Printer Hitam, 20 unit.
Kami berharap seluruh barang dapat dikirim paling lambat tanggal 15 Agustus 2026 ke alamat perusahaan kami. Pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank maksimal tiga hari kerja setelah barang diterima dalam kondisi baik.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Bersama Sejahtera
(Tanda Tangan)
Andi Prasetyo
Kepala Bagian Pengadaan
Fungsi Surat Pesanan Barang
Berdasarkan informasi dalam dokumen resmi yang dipublikasikan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Dalam Negeri, surat pesanan digunakan sebagai bagian dari proses pengadaan barang dan jasa, yang diterbitkan oleh pejabat berwenang setelah penyedia barang ditetapkan melalui mekanisme pengadaan yang berlaku, seperti e-purchasing atau penunjukan langsung.
Dokumen ini menjadi dasar bagi penyedia untuk mulai memproses dan mengirimkan barang sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati dalam kontrak maupun perjanjian pengadaan.
Surat pesanan juga memiliki beberapa fungsi lain dalam kegiatan bisnis, antara lain:
Menjadi bukti tertulis adanya pemesanan barang.
Mengurangi risiko kesalahan jumlah maupun spesifikasi barang.
Menjadi dasar pelaksanaan pengiriman oleh supplier.
Mempermudah proses administrasi dan pengarsipan.
Menjadi acuan apabila terjadi perbedaan informasi selama transaksi.
Karena itu, surat pesanan masih banyak digunakan, baik dalam transaksi antarbisnis maupun pengadaan barang di instansi pemerintah.
Baca juga: Format Surat Pengunduran Diri Kerja yang Benar dan Contohnya
(NDA)