Contoh Surat Undangan Rapat yang Efektif dan Terstruktur

Ilustrasi mengirim email. Foto: Pixel

Surat undangan rapat umumnya memuat informasi berupa tanggal, waktu, lokasi untuk pihak yang diundang. Di samping itu, surat undangan rapat juga mencakup tentang maksud acara dan cara berpartisipasi atau proses konfirmasi kehadiran.

Di era digital seperti sekarang, komunikasi daring lebih diprioritaskan karena lebih efektif dibanding undangan fisik. Salah satunya adalah dengan mengirim undangan rapat melalui surat elektronik atau email.

Ketika menulis email, kalimat yang disampaikan harus singkat dan padat. Berikut ini beberapa contoh surat undangan rapat di email yang bisa jadi referensi agar penyusunan surat kamu lebih terstruktur.

Cara Membuat Surat Undangan Rapat yang Efektif Via Email

Ilustrasi proses mengirim email undangan rapat. Foto: Pixel

Surat undangan di email memuat informasi yang sama seperti surat fisik. Kamu hanya perlu memperhatikan struktur surat agar isinya lebih efisien dan mudah ditangkap oleh penerima.

Beberapa hal krusial yang termuat dalam email undangan rapat, yaitu:

Baca juga: 2 Contoh Undangan Rapat Formal yang Sesuai dengan Formatnya

Contoh Surat Undangan Rapat di Email yang Efektif

Berikut ini sejumlah contoh surat undangan rapat melalui email yang efektif:

1. Email Undangan Rapat Evaluasi Perusahaan

Selamat pagi!

Sehubungan dengan pelaksanaan event Bagi-Bagi Berkah pada pekan lalu, Minggu, 7 Januari 2023 lalu, kami bermaksud untuk mengundang anda dalam rapat evaluasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Selasa, 9 Januari 2023

Waktu: 10.00 WIB

Tempat : Ruang rapat PT. Berkah Bersama

Tentang: Evaluasi acara

Kami tunggu konfirmasi Anda mengenai penawaran ini. Jika ada yang ingin ditanyakan, silakan menghubungi saya melalui email ini.

2. Email Undangan Rapat Rutin

Selamat sore!

Pertemuan rutin bidang keuangan minggu ini akan diundur karena cuti bersama. Adapun detail waktu pengganti adalah sebagai berikut:

Hari/Tanggal: Kamis, 28 Desember 2023

Waktu: 13.00 WIB-14.00 WIB

Tempat : Ruang rapat gedung A

Tentang: Weekly meeting

Tolong konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas pesan ini. Terima kasih atas waktunya, kami tunggu jawaban Anda.

3. Email Undangan Rapat Daring

Selamat sore!

Sehubungan dengan program tahunan Gema Siaran Group yang akan semakin dekat, kami dari divisi Penyiaran, mengundang Anda untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Selasa, 9 Januari 2023

Waktu: 09.00 WIB-09.30 WIB

Tentang: Sponsor dan donasi

Tautan: https://meet.google.com/abc-123

Apabila terdapat pertanyaan dapat menghubungi email ini. Kami nanti kehadiran Anda pada waktu yang sudah ditentukan. Terima kasih.

Dalam menyusun undangan rapat di email, hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah kejelasan informasi. Selain itu, tetap perhatikan kesopanan kalimat dan jangan lupa akhiri email dengan ucapan terima kasih.

(SLT)