Contoh Surat Undangan Rapat yang Efektif dan Terstruktur
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSurat undangan rapat umumnya memuat informasi berupa tanggal, waktu, lokasi untuk pihak yang diundang. Di samping itu, surat undangan rapat juga mencakup tentang maksud acara dan cara berpartisipasi atau proses konfirmasi kehadiran.
Di era digital seperti sekarang, komunikasi daring lebih diprioritaskan karena lebih efektif dibanding undangan fisik. Salah satunya adalah dengan mengirim undangan rapat melalui surat elektronik atau email.
Ketika menulis email, kalimat yang disampaikan harus singkat dan padat. Berikut ini beberapa contoh surat undangan rapat di email yang bisa jadi referensi agar penyusunan surat kamu lebih terstruktur.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat yang Efektif Via Email
Surat undangan di email memuat informasi yang sama seperti surat fisik. Kamu hanya perlu memperhatikan struktur surat agar isinya lebih efisien dan mudah ditangkap oleh penerima.
Beberapa hal krusial yang termuat dalam email undangan rapat, yaitu:
Subjek email berupa agenda rapat
Tanggal dan waktu rapat
Tujuan rapat
Detail kegiatan rapat
Tautan rapat (apabila rapat diadakan secara daring)
Detail CTA dan RSVP atau respons kehadiran untuk tamu undangan
Baca juga: 2 Contoh Undangan Rapat Formal yang Sesuai dengan Formatnya
Contoh Surat Undangan Rapat di Email yang Efektif
Berikut ini sejumlah contoh surat undangan rapat melalui email yang efektif:
1. Email Undangan Rapat Evaluasi Perusahaan
Selamat pagi!
Sehubungan dengan pelaksanaan event Bagi-Bagi Berkah pada pekan lalu, Minggu, 7 Januari 2023 lalu, kami bermaksud untuk mengundang anda dalam rapat evaluasi yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 9 Januari 2023
Waktu: 10.00 WIB
Tempat : Ruang rapat PT. Berkah Bersama
Tentang: Evaluasi acara
Kami tunggu konfirmasi Anda mengenai penawaran ini. Jika ada yang ingin ditanyakan, silakan menghubungi saya melalui email ini.
2. Email Undangan Rapat Rutin
Selamat sore!
Pertemuan rutin bidang keuangan minggu ini akan diundur karena cuti bersama. Adapun detail waktu pengganti adalah sebagai berikut:
Hari/Tanggal: Kamis, 28 Desember 2023
Waktu: 13.00 WIB-14.00 WIB
Tempat : Ruang rapat gedung A
Tentang: Weekly meeting
Tolong konfirmasi kehadiran Anda dengan membalas pesan ini. Terima kasih atas waktunya, kami tunggu jawaban Anda.
3. Email Undangan Rapat Daring
Selamat sore!
Sehubungan dengan program tahunan Gema Siaran Group yang akan semakin dekat, kami dari divisi Penyiaran, mengundang Anda untuk hadir dalam rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 9 Januari 2023
Waktu: 09.00 WIB-09.30 WIB
Tentang: Sponsor dan donasi
Tautan: https://meet.google.com/abc-123
Apabila terdapat pertanyaan dapat menghubungi email ini. Kami nanti kehadiran Anda pada waktu yang sudah ditentukan. Terima kasih.
Dalam menyusun undangan rapat di email, hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah kejelasan informasi. Selain itu, tetap perhatikan kesopanan kalimat dan jangan lupa akhiri email dengan ucapan terima kasih.
(SLT)