Contoh Tanda Terima Dokumen dan Cara Membuatnya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSalah satu tugas yang dikerjakan admin perkantoran adalah membuat dokumen untuk kebutuhan kantor seperti tanda terima. Surat tertulis tersebut berfungsi sebagai bukti serah terima dokumen antara kedua belah pihak.
Terdapat berbagai contoh tanda terima dokumen sesuai jenis dokumennya. Simak informasi mengenai pengertian dan contoh tanda terima dokumen dalam uraian berikut ini.
Pengertian Tanda Terima Dokumen
Tanda terima dokumen menjadi dokumen penting bagi setiap transaksi maupun aktivitas bisnis. Kehadiran tanda terima berguna sebagai bukti tertulis bahwa pihak pengirim telah menyerahkan dokumen ke pihak penerima.
Mengutip dari buku Microsoft Word 2021 untuk Administrasi Perkantoran Modern (2023) oleh MADCOMS, tanda terima adalah bukti serah terima suatu barang atau dokumen.
Tanda terima dibuat dua rangkap dengan lembar yang satu diberikan untuk pengirim barang atau dokumen, sedangkan lembar kedua diserahkan untuk pihak penerima.
Tanda terima juga berfungsi sebagai dokumen untuk menghindari perselisihan, sengketa maupun kesalahpahaman. Misalnya saat terjadi kehilangan dokumen, hingga kesalahan pengiriman. Bila hal ini berlangsung, tanda terima bisa menjadi bukti pertanggungjawaban.
Baca Juga: Syarat Sah Perjanjian yang Memiliki Kekuatan Hukum
Format Tanda Terima
Di dalam tanda terima berisi beberapa elemen seperti judul, tanggal penyerahan, identitas penerima, keterangan dokumen, hingga tujuan dokumen. Berikut rinciannya:
1. Judul
Dalam format penulisan tanda terima hal pertama yang perlu ditulis adalah judul. Hal ini beguna sebagai identitas dokumen.
2. Tangga Penerimaan
Dalam menuliskan tanggal penerimaan, perlu disebutkan secara detail mengenai tangga, bulan, tahun, hingga waktu penerimaan.
3. Identitas Penerima
Bagian berikutnya yang harus ada dalam tanda terima dokumen adalah identitas penerima. Informasi yang diperlukan, antara lain, nama lengkap penerima dokumen, nomor telepon, dan alamat.
4. Keterangan Dokumen
Pada bagian keterangan disi informasi nama barang, kondisi barang, warna, nomor resi, dan informasi yang perlu diketahui lainnya.
5. Tujuan Pengiriman Dokumen
Tulis juga tujuan pengiriman dokumen, misalnya, untuk promosi, penawaran kerja sama, maupun kebutuhan administrasi.
6. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim dokumen
Bagian terakhir yang tak boleh terlupa adalah tanda tangan penerima dan pengirim dokumen.
Contoh Tanda Terima Dokumen
Berikut contoh tanda terima dokumen yang dapat disimak:
Contoh 1
Tanda Terima Dokumen
Pada hari ini, Jumat, 5 Januari 2024 telah dilakukan serah terima dokumen jaminan dengan rincian sebagai berikut:
Asli 1 (satu) bundel Laporan Penilaian No. VI/KJPP.MS230107/JKT, Perkebunan Kelapa Sawit dan Tanah Aset milik Tn. Hadi Rosidi yang dikeluarkan Kantor Jasa Penilai Publik (KJPP) Izin Usaha: 3.06.0045, tercatat atas nama Hadi Rosidi.
Demikian tanda terima ini dibuat dengan sebenarnya.
Bandung, 5 Januari 2024
Yang menerima
(Tanda tangan penerima)
Dimas Ardianto
Yang menyerahkan
(Tanda tangan pengirim)
Hasan Hermawan
Contoh 2
Surat Tanda Terima Dokumen
Nomo: STT/05/01/2024
Sehubung dengan dilakukan transaksi jual beli tanah, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Ali Muhdi
Pekerjaan: Pegawai Negeri Sipil
Alamat: Jalan Rambutan Nomo 17, Semarang
Telah menerima secara utuh Sertifikat Hak Milik (SHM) tanah dengan luas 250 ha dari saudara Hendra Wijaya yang beralamat di Jalan Merdeka Nomor 56, Jakarta Barat.
Dengan demikian surat tanda terima ini menajdi bukti secara hukum dan digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 5 Januari 2024
Yang menerima
(Tanda tangan penerima)
Ali Muhdi
Yang menyerahkan
(Tanda tangan pengirim)
Hendra Wijaya
(SA)