Format Notulen Rapat dan Contohnya
Berita dan Informasi Praktis soal Ekonomi Bisnis
·waktu baca 3 menit
Tulisan dari Berita Bisnis tidak mewakili pandangan dari redaksi kumparan
PerbesarSetiap rapat yang bersifat resmi perlu didokumentasikan dalam bentuk laporan tertulis. Laporan pelaksanaan rapat inilah yang disebut dengan notulen.
Notulen rapat diperlukan sebagai sumber informasi tentang pelaksanaan rapat hingga digunakan dalam bukti otentik atas dilaksanakannya rapat.
Dalam pembuatannya, notulis harus ditulis dengan format tertentu secara lengkap, runtut, singkat, dan padat. Lantas bagaimana format dan contoh notulen rapat? Simak penjelasannya berikut ini.
Apa Itu Notulen Rapat?
Notulen rapat merupakan rekaman catatan dari poin-poin yang dibicarakan dalam sebuah kegiatan rapat.
Mengutip dari buku Business Communication: Konsep dan Aplikasi dalam Konteks Individu, Kelompok, dan Organisasi (2020) karya Abigail K. Dewi, dkk, ada beberapa tujuan pembuatan notulen rapat.
Di antaranya adalah mencatat hasil keputusan, membuat daftar hal-hal penting yang dibutuhkan jika seseorang ingin membahas ulang dari hasil rapat, dan mengingatkan poin-poin penting yang belum terselesaikan ketika rapat.
Selain itu, notulen rapat juga berguna sebagai dokumentasi atas pelaksanaan rapat, bahan laporan kepada atasan atau pihak terkat, serta bahan pengambilan keputusan pada rapat berikutnya.
Rekaman catatan dalam notulen bukan hanya untuk mereka yang tidak hadir pada saat rapat berlangsung, tapi juga berfungsi sebagai bukti kesepakatan dari peserta yang hadir dalam rapat.
Format Notulen Rapat
Terdapat berbagai macam ragam notulen rapat. Namun secara umum, informasi yang seharusnya ada dalam notulen antara lain:
Judul notulen
Waktu (hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan)
Tempat rapat
Pemimpin rapat
Peserta rapat
Susunan acara
Rinciannya jalannya rapat
Tempat dan tanggal pembuatan notulen
Nama serta tanda tangan notulis dan ketua rapat
Lampiran (misalnya daftar hadir peserta)
Contoh Notulen Rapat
Agar dapat memahami bagaimana cara penulisan notulen rapat, dikutip dari buku Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas (2017) karya Muhammad Hamzah, Andi Neneng Nur Fauziah, berikut adalah contoh notulen rapat.
NOTULEN
I.
1. Rapat dibuka: Kepala Desa ........
2. Notulen/Pencatat: Sekdes ........
3. Pada hari/tanggal: Jumat, 16 Februari 2024
4. Waktu: Pukul 09.00 WIB - selesai
5. Bertempat : di Aula Kantor Desa
II. Agenda Rapat
1. Rapat dibuka Kepala Desa...., dengan agenda ganyaknya sapi yang berkeliaran di kebun yang sangat merusak hasil pertanian masyarakat desa...
2. Penjelasan singkat UPTD peternakan.
3. Tanggapan-tanggapan: 1) Babinsa, 2) Bimmas, 3) Peserta rapat
III. Simpulan
Tanggapan peserta begitu beragam baik yang disampaikan masyarakat, pembina desa, Babinsa, Bimmas, dan unsur BPD bahwa sesuai UU peternakan yang dijelaskan Kepala UPTD Dinas Peternakan, pemerintah desa segera membuat Perdes tentang pengandangan sapi.
IV. Penutup
Rapat ditutup oleh kepala desa, yang sebelumnya notulen membacakan catatan rapat dihadapan peserta.
Mengetahui
Kepala Desa
(Tanda tangan)
(Nama)
Notulis
Sekretaris Desa
(Tanda tangan)
(Nama)
Demikian adalah penjelasan mengenai pengertian, format, dan cara membuat notulen rapat.
(SA)