Hal-hal yang Diperlukan dalam Rapat Bisnis, Ini Daftarnya

Ilustrasi rapat bisnis. Foto: Pexels

Secara umum, rapat bisnis dapat dimaknai sebagai pertemuan antara dua orang atau lebih untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis agar meraih keuntungan (laba).

Adapun penyelenggaraannya haruslah diperhatikan dengan sebaik mungkin. Simak uraian artikel di bawah ini untuk mengetahui hal-hal yang diperlukan dalam rapat bisnis.

Hal-hal yang Diperlukan dalam Rapat Bisnis

Ilustrasi rapat bisnis. Foto: Pexels

Merujuk buku Komunikasi Bisnis karangan Zul Rachmat, Nuraeni, dkk, berikut hal-hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan oleh para panitia sebelum menyelenggarakan rapat bisnis.

1. Undangan

Undangan rapat bisnis bagi peserta sebaiknya diedarkan beberapa hari sebelum rapat bisnis berlangsung, misalnya seminggu sebelumnya dan dilengkapi dengan bahan-bahan yang akan di bahas dalam rapat bisnis tersebut.

2. Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanaan rapat bisnis perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum undangan diedarkan ke seluruh peserta rapat.

3. Berapa Lama Waktu Rapat Bisnis

Dalam hal ini menunjuk pada waktu mulai dan berakhirnya rapat bisnis. Sebagai contoh, dalam undangan dicantumkan dengan jelas bahwa rapat bisnis akan berlangsung mulai jam 08.00 hingga jam 16.00.

4. Pembawa Acara

Ada kalanya, pembawa acara (MC) diperlukan untuk memandu rapat bisnis agar berjalan dengan lancar. Pembawa acara harus memahami dengan baik sebuah agenda rapat bisnis.

5. Ketua Panitia Penyelenggara

Pada umumnya, ketua panitia memberikan laporan atas pelaksanaan rapat bisnis. Misalnya maksud dan tujuan rapat bisnis, jumlah peserta, dan bidang fungsional.

6. Jumlah peserta

Perlu dipastikan jumlah peserta rapat bisnis yang akan diundang dalam rapat bisnis tersebut. Kepastian jumlah peserta tentu berkaitan erat dengan jumlah kursi yang harus disiapkan, bahan-bahan rapat bisnis, kamar penginapan yang harus disediakan (bila harus menginap di hotel), dan konsumsi bagi peserta rapat bisnis.

7. Peserta yang Diundang

Peserta rapat bisnis bisa berasal dari berbagai divisi, departemen, atau bagian dalam dan luar perusahaan.

Baca juga: Cara-Cara Menyampaikan Pendapat yang Baik dalam Rapat

Ilustrasi rapat bisnis. Foto: Pexels

8. Orang yang Membuka dan Menutup Rapat Bisnis

Pada umumnya, pimpinan tertinggi suatu perusahaan, departemen atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk membuka dan menutup secara resmi agenda rapat bisnis.

9. Narasumber

Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi narasumber (presenter) dalam rapat bisnis sangat tergantung pada keputusan pihak manajemen internal perusahaan, apakah narasumbernya berasal dari dalam atau luar perusahaan.

10. Alokasi Waktu untuk Narasumber

Pada umumnya, dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk masing-masing narasumber yang akan menyampaikan materinya dalam rapat bisnis tersebut, dan berapa waktu yang disediakan untuk sesi tanya jawab.

11. Waktu Istirahat

Agenda rapat bisnis sebaiknya sudah memperhitungkan waktu khusus untuk istirahat, salat, dan makan siang, atau makan malam.

12. Presensi Peserta

Petugas yang diberi tugas mengecek presensi (kehadiran) peserta sudah selayakya datang lebih awal daripada para peserta rapat bisnis.

13. Akomodasi

Petugas yang menangani bidang akomodasi rapat bisnis berperan penting dalam kesuksesan sebuah rapat bisnis.

14. Peralatan

Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangsung, pastikan semua komponen peralatan berfungsi dengan baik dan tidak ada yang bermasalah. Peralatan yang biasa dipakai untuk menunjang kegiatan rapat, yaitu sound system, laptop, LCD projector, dan flip charts.

15. Fasilitas Pendukung Lainnya

Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat bisnis adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan musholla.

(NDA)