Nomor Induk Karyawan: Pengertian, Format, dan Fungsinya

Ilustrasi Nomor Induk Karyawan. Foto: Pexels

Nomor Induk Karyawan (NIK) adalah suatu kode unik yang diberikan kepada setiap karyawan dalam suatu perusahaan. NIK berfungsi sebagai sarana identifikasi yang penting dalam dunia bisnis dan manajemen sumber daya manusia.

Dengan adanya Nomor Induk Karyawan, pengelolaan administrasi dapat menjadi lebih mudah. Pengelolaan administrasi tersebut misalnya seperti nama, jabatan, tanggal masuk, departemen tempat karyawan bekerja, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, antara satu karyawan dengan lainnya dalam suatu perusahaan pasti memiliki kode NIK yang berbeda. Simak uraian artikel Berita Bisnis di bawah ini untuk penjelasan lebih lanjut seputar Nomor Induk Karyawan.

Format Nomor Induk Karyawan

Ilustrasi karyawan menggunakan NIK. Foto: Pexels

Dikutip dari laman Law Insider, banyaknya kode dalam nomor induk karyawan dapat bervariasi, biasanya antara 8-12 digit. Kendati begitu, hal ini bisa kembali disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.

Komponen yang terdapat dalam NIK umumnya meliputi tahun dan bulan bergabung, nomor urut, kode cabang, kode jabatan, serta kode divisi atau departemen. Misalnya, seorang karyawan memiliki NIK 2019030336025, maka penjelasannya:

Penting untuk diingat, format NIK tersebut hanyalah contoh. Apabila ada ketidaksesuaian dengan contoh di atas, bukan berarti format NIK yang digunakan oleh perusahaan Anda salah. Itu karena setiap perusahaan memiliki kebijakannya tersendiri.

Baca juga: Job Insecurity: Pengertian, Teori, dan Dimensinya

Fungsi Nomor Induk Karyawan

Ilustrasi karyawan menggunakan NIK. Foto: Pexels

Pada dasarnya, NIK berfungsi sebagai identitas bagi setiap karyawan dalam suatu perusahaan swasta maupun instansi pemerintahan. Berikut fungsi lain dari Nomor Induk Karyawan, sebagaimana dikutip dari laman Homework Study.

1. Mempermudah pencarian data karyawan

NIK secara signifikan berfungsi untuk mempermudah proses pencarian data karyawan dalam berbagai aspek manajemen perusahaan. Dengan adanya NIK, perusahaan dapat dengan cepat dan akurat mengakses informasi terkait setiap karyawan.

Misalnya seperti riwayat kerja, detail kontak, evaluasi kinerja, dan data administratif lainnya. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga dapat meminimalkan risiko kesalahan manusiawi dalam mengelola informasi karyawan.

2. Keperluan administrasi perusahaan

NIK merupakan salah satu fondasi dalam pengelolaan administrasi perusahaan. Urutan kode-kode di dalam NIK ini dapat mempermudah human resoursce development (HRD) dalam memproses administrasi karyawan.

Dalam proses penggajian, NIK digunakan untuk memastikan keakuratan pembayaran dan pemotongan pajak sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain itu, NIK juga menjadi dasar untuk mengatur hak dan kewajiban karyawan.

Contohnya seperti pengelolaan jaminan kesehatan, izin cuti, dan kegiatan sumber daya manusia lainnya. Dengan NIK, perusahaan dapat meningkatkan pengawasan terhadap karyawan supaya mereka dapat mematuhi regulasi yang berlaku.

3. Legalitas kerja

NIK juga menjadi bukti legalitas kerja bagi seorang karyawan. Hal ini sangat penting untuk menghindari permasalahan hukum di masa depan, seperti sengketa gaji atau PHK yang tidak sah.

(NDA)